Muchas grandes reuniones y conferencias corporativas inician el programa del evento con lo que es una sesión de apertura, a veces denominada sesión plenaria o sesión general de apertura. Estas sesiones se asocian con mayor frecuencia con conferencias, congresos o convenciones más grandes, pero también se pueden utilizar para eventos corporativos más pequeños.
Las sesiones de apertura siempre están programadas para un período de tiempo determinado al comienzo del programa. Suelen durar entre una y dos horas. Las presentaciones programadas durante estos horarios pueden ofrecer a los organizadores y anfitriones de eventos una oportunidad única para dirigirse a sus asistentes.
¿Qué constituye una sesión de apertura?
Las sesiones generales de apertura se caracterizan por una presentación programada o una serie de presentaciones a cargo de una variedad de oradores. Están orientados a dirigirse al público general.
Algunos programas de eventos eventualmente ofrecen sesiones paralelas en las que los asistentes se dividen en grupos más pequeños para presentaciones y talleres. Otros dividen a la audiencia casi de inmediato en sesiones dedicadas a ciertos roles, habilidades o intereses. Pero la sesión plenaria sirve como oportunidad para dirigirse juntos a todos los asistentes al evento.
El líder del organizador podría optar por cubrir los puntos generales de la agenda y delinear los objetivos del programa general. Las sesiones de apertura también suelen incluir una orador principal y otros presentadores que ayudan a establecer el tono de la convención.
Estas presentaciones se pueden realizar en una variedad de formatos, pero las sesiones en sí, por definición, están abiertas a todos los asistentes.
¿Por qué empezar con una sesión plenaria?
Las sesiones generales de apertura más eficaces son aquellas que se organizan en beneficio del público y de los asistentes al evento, no los organizadores del evento. Organizadores de eventos Se puede aprovechar para abordar asuntos de la empresa o asociación, la logística de eventos y puntos de la agenda, pero una gran sesión plenaria también debe entretener y motivar a la audiencia.
Los programas eficaces requieren participación e interés de la audiencia. Los organizadores de eventos deben luchar para recuperar ese interés si lo pierden desde el principio. La apertura de las sesiones generales debería iniciar el programa con una nota fuerte.
Objetivos y propósitos
Las grandes sesiones de apertura tienden a abordar alguna combinación de los siguientes objetivos:
- Motivar, educar y/o entretener e involucrar a la audiencia.
- Establece el tono del programa.
- Crea una experiencia memorable.
- Comparte información importante.
Las mejores sesiones generales de apertura cumplen todos estos objetivos. La sesión plenaria de una conferencia anual podría incluir un mensaje de bienvenida por parte del representante de la organización. presidente, seguido de un discurso del maestro de ceremonias que actuará como moderador durante la duración del evento.
La sesión plenaria puede terminar con una nota fuerte con un orador principal invitado que haga una presentación sobre cómo motivar a los asistentes para lograr ciertos objetivos.
Cuando se hace bien
Una buena sesión general de apertura creará el ambiente para todo el evento. Mantendrá el interés si logra que su sesión plenaria sea optimista. Quieres motivar a los asistentes. Bríndeles información que no sabían antes como una muestra de lo que vendrá. Haz una conexión con ellos.
Y sí, está bien incluir un poco de entretenimiento, pero no querrás que el entretenimiento sea todo el espectáculo.
