Descripción del puesto de empleado de archivo: salario, habilidades y más

Los archiveros utilizan un sistema, generalmente numérico o alfabético, para mantener registros en papel o electrónicos, incluidos correspondencia, recibos, contratos y facturas, para garantizar que la información sea fácil de localizar cuando se necesario. Organizan y archivan documentos, recuperan datos y cargan archivos electrónicos.

Según la actualización de 2018 de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., aproximadamente 110.020 archiveros estaban empleados en los EE. UU. Trabajan en atención médica, servicios sociales, academia y varios tipos de oficinas profesionales, como bufetes de abogados. Cualquier organización que genere un gran volumen de papeleo o documentos electrónicos contrata archiveros.

Deberes y responsabilidades del archivero

Las empresas, grandes y pequeñas, han designado servidores, gabinetes, cajones, salas y almacenes donde se almacenan expedientes, documentos y otro tipo de información. Los archiveros son responsables del mantenimiento de estos espacios. Este trabajo generalmente requiere la capacidad de realizar el siguiente trabajo:

• Desarrollar sistemas de archivo organizados.
• Crear, procesar y mantener registros de archivos.
• Archivar y recuperar documentos para otro personal.
• Preparar registros para almacenamiento fuera del sitio.
• Mantenga registros de la sala de archivos para rastrear la ubicación de los archivos.
• Disponer de los expedientes según los cronogramas establecidos de conservación de documentos.

Además de administrar los registros de una organización, se puede solicitar a los archiveros que ayuden en otras áreas, incluido saludar a los visitantes; contestar teléfonos y dirigir llamadas; escribir notas, correos electrónicos y otros tipos de documentos; transcribir grabaciones; diseñar formularios; operar equipos de oficina; y manejo de materiales confidenciales.

Salario del empleado de archivo

El salario de un archivero varía según la experiencia, la ubicación y la capacidad para realizar múltiples tareas en otras funciones:

• Salario anual medio: $31,700 ($15.24/hora)
• 10% superior del salario anual:Más de $50.230 ($24,15/hora)
• 10% inferior del salario anual: Menos de $21,390 ($10.28/hora)

Fuente: Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., 2018.

Educación, capacitación y certificación

Los estándares educativos son básicos para esta profesión y la mayor parte de la formación se realiza en el trabajo.

• Educación: Por lo general, se necesita un diploma de escuela secundaria o equivalente, aunque algunas personas que trabajan como archiveros tienen títulos universitarios y avanzados. Acerca de 11% tener certificados postsecundarios.
• Capacitación: Es útil tener algo de experiencia laboral en un campo similar. La capacitación en el trabajo a menudo implica trabajar con un empleado con más experiencia durante algunas semanas o algunos meses.

Habilidades y competencias del archivero

Trabajar como archivero requiere fuertes habilidades de organización y comunicación, así como una atención meticulosa a los detalles. También es posible que se requiera que los archiveros realicen levantamientos pesados ​​ocasionales de cajas de archivos y similares. Otras habilidades y capacidades vitales incluyen:

• Habilidades informáticas y de software.: Debería sentirse cómodo utilizando Internet y aplicaciones de procesamiento de textos, hojas de cálculo y correo electrónico. Es posible que también deba estar familiarizado con el software de gestión de documentos, como eFileCabinet, o el almacenamiento de archivos en la nube.
• Habilidad de comprensión lectora: Una parte importante de esta posición implica derivar la naturaleza de un documento a partir de su contenido y colocarlo en una ubicación lógica donde otros esperan encontrarlo.
• Habilidades de escuchar:Escuchar es importante para comprender las necesidades de los compañeros de trabajo e implementar sus solicitudes y sugerencias.
• Habilidades de pensamiento crítico: La lógica y la capacidad de toma de decisiones son clave para clasificar rápidamente varios documentos y determinar qué hacer con ellos.

Perspectivas laborales

Se espera que el empleo de archivadores disminuya en aproximadamente 10% entre 2016 y 2026, a medida que las organizaciones combinen funciones administrativas, como la recepción y el archivo, y la capacidad y facilidad de uso del almacenamiento tecnológico de datos continúen creciendo.

Ambiente de trabajo

Los archivadores trabajan en un entorno de oficina, donde pasan gran parte de su tiempo recuperando y entregando archivos a otros empleados o sentados frente a una computadora. Los archiveros que trabajan en una oficina más grande tienen la oportunidad de conocer e interactuar con el personal de la empresa en muchos niveles.

Horario de trabajo

Los archivadores trabajan durante el horario normal de oficina por regla general. Cuando una oficina está abierta a los clientes y otros empleados están trabajando, se espera que también haya un archivero allí. Debido a que el volumen de documentos producidos puede ser significativo, dependiendo del tamaño y la naturaleza de la organización, es posible que un empleado de archivo tenga que trabajar a tiempo completo para mantenerse al día con el flujo. Pero esto no significa que no haya oportunidades de compartir empleo o puestos a tiempo parcial. Generalmente no se requieren horas extras.

Comparación de trabajos similares

Las personas interesadas en trabajar en un escenario de oficina también consideran otros tipos de trabajos de oficina. Algunos de estos trabajos pueden requerir educación y capacitación adicionales. Aquí hay una lista de trabajos similares, junto con sus salarios anuales medios:

• Ayudante Administrativo: $38,880
• Contable: $40,240
• Transcriptor médico: $34,770

Fuente: Manual de perspectivas ocupacionales de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., 2018.