Es difícil planificar el presupuesto de un evento sin una buena idea de los gastos en los que incurrirá. Esto parece obvio, pero los costos asociados con evento planeado puede provenir de varios lugares diferentes. Justo cuando cree que ha identificado todas sus categorías de gastos, aparece otra que lo envía de regreso a la mesa de dibujo.
Para evitar que esto le suceda, utilice este resumen de gastos de planificación de eventos mientras crea su presupuesto.
Gastos de eventos en el lugar
Estos incluyen los costos y tarifas que normalmente cobra el lugar del evento. A menudo es la categoría más cara, pero también es la más fácil de predecir, ya que obtendrá una estimación de costos formal para revisar con anticipación. No olvide tener en cuenta los costos variables que cambian según sus cifras de asistencia. El catering es un ejemplo de gasto variable porque la cantidad de comida que necesita (y posteriormente el costo) aumenta con cada incorporación a su grupo.
Aquí hay una lista de gastos de eventos en el lugar para incluir en su presupuesto:
Costos del lugar
Estos son los costos del local:
- Alquiler de habitaciones
- Depósito de seguridad
- Cobertura del seguro
- Estacionamiento
Alimentación y Catering
Aquí está todo lo relacionado con comer y beber:
- Comidas
- Bebidas
- Tarifas de mano de obra de camarero/servidor
- Impuestos y tarifas de servicio/propinas
Audiovisual
Estos son los costos de tu presentación:
- micrófonos
- Pantallas y Proyectores
- Acceso a Internet
- Otros equipos especializados
Proveedores externos
Esta categoría representa todos los artículos y servicios suministrados por proveedores fuera del lugar anfitrión. Cada uno le facturará de forma independiente, por lo que es importante vigilar de cerca a cada proveedor. El uso de una hoja de cálculo le ayudará a organizar los contactos de sus proveedores junto con los costos asociados con sus servicios.
Alquiler de eventos
Estos gastos se relacionan con cualquier cosa que necesite suministrar:
- Ropa de cama, rodapiés de mesa y fundas para sillas
- Carpas, puesta en escena y atracciones de entretenimiento
- Artículos físicos no proporcionados por el lugar
- Mano de obra y entrega para instalación/desmontaje
Vendedores de decoración
Hacer que las cosas se vean bien generará costos para:
- Iluminación decorativa
- Flores y centros de mesa
- globos
Entretenimiento
No olvide las tarifas asociadas con:
- Músicos o DJ
- Tarifas de orador
- Anexos contractuales (comida, alojamiento, transporte)
Gastos de producción
La producción incluye todo el personal y los recursos necesarios para planificar y ejecutar el evento. Estos gastos comienzan en el momento en que se imagina el evento y continúan durante los trámites posteriores al evento. En definitiva, esta categoría representa el coste de organización del evento, captación de asistentes y gestión de los elementos administrativos.
Comercialización y Registro
Esta categoría puede sumar costos para:
- Trabajo de impresión y diseño web
- anuncios
- Invitaciones
- Gestión de Registro
Planificación y organización
Los eventos requieren personas y los gastos incluyen:
- Tarifas del organizador de eventos
- Empleados a tiempo parcial y temporales
- Material de oficina
- Costos de comunicación
- Los gastos de viaje
Gastos administrativos
No pase por alto el papeleo y los costos de:
- Asignaciones de empleados asalariados
- Costos contables
- Honorarios legales
- Honorarios de consultor
Excedentes de costos y fondos de emergencia
No existe un número mágico sobre lo que debes reservar para gastos no planificados, pero debes esperar lo inesperado. Algunos planificadores de eventos sugieren presupuestar entre un 5 y un 10 % más de los gastos previstos, mientras que otros eligen una cifra redonda para trabajar. Por supuesto, los eventos más grandes deberían asignar más porque un descuido que se factura por persona podría ascender a miles de dólares.
El propósito de este resumen es informarle sobre los diferentes tipos de gastos de planificación de eventos que pueden ocurrir. Cada evento es único, por lo que el tuyo puede incluir más o menos de los elementos enumerados. Lo importante es saber de dónde vendrán tus costos. Pasar por alto los gastos asociados con un proveedor o categoría en particular puede causar estragos en su presupuesto, pero el peor de los casos es olvidarse por completo de un gasto hasta que llegue la factura.
