La mayoría de los minoristas están obligados por normas fiscales o contables a proporcionar un valor disponible preciso de la mercancía en sus tiendas contando físicamente todo el inventario. Aunque la tienda minorista puede estar utilizando un sistema de inventario perpetuo u otro software para realizar un seguimiento de todos los artículos, es posible que aún sea necesario contar físicamente todo el inventario.
A continuación se explica cómo realizar un inventario físico con la menor interrupción y la mayor precisión posible. Estos consejos harán que el proceso sea más sencillo y preciso para los empresarios y su personal.
Cómo contar el inventario
Reponer los estantes con mercadería del almacén. Intente limpiar la mayor cantidad posible de inventario de la trastienda. Asegúrese de que no haya mercancías guardadas en efectivo, en la oficina o en cualquier otro lugar. No querrás que aparezcan sorpresas y mercancías no contabilizadas más adelante.
Para realizar el recuento del inventario físico lo más rápido posible, programe un momento en el que las ventas sean lentas y los niveles de inventario bajos. En una nota relacionada, complete una zonificación completa (recuperación) o enderezamiento de la tienda antes del inventario físico para que todos los productos estén limpios y ordenados para poder contarlos fácilmente. Contabilizar la mercancía cuando el inventario es bajo y la tienda está ordenada es la mejor oportunidad para tener un recuento de inventario fluido.
Si se ha contratado un servicio de inventario para hacer el inventario físico, siga la guía que le proporcionen y prepare la tienda según sus instrucciones. Por otro lado, si el inventario físico lo realizan los empleados de la tienda, reúnase con el personal para explicar el proceso de recuento del inventario.
El gerente de la tienda debe verificar varias de las hojas de conteo para verificar la exactitud del conteo realizado por los empleados. Asigne a cada empleado una ubicación y proporcione hojas de recuento de inventario numeradas previamente que detallen el inventario con el nombre del artículo, el precio y el nivel de inventario. Asegúrese de que el equipo de inventario incluya varias personas y que tengan lápices con borradores para corregir errores fácilmente.
Si tiene algún motivo para dudar de la capacidad de su personal para realizar con éxito un inventario físico, es posible que desee seguir su instinto y optar por un servicio de inventario. Más vale prevenir que lamentar cuando se trata de un proceso tan tedioso.
Cuando surgen discrepancias
Las personas que realizan el inventario deben contar cada artículo en su hoja y registrar solo las cantidades exactas. Cuando se complete el recuento del inventario físico, compárelo con el registro de inventario perpetuo.
Las discrepancias deben investigarse y resolverse más a fondo. Es posible que un equipo de conteo diferente requiera un recuento en caso de cualquier discrepancia importante. Si decidió utilizar su propio personal en lugar de un servicio de inventario, una discrepancia en el conteo puede ser una señal de alerta de que alguien dejó caer la pelota. Un recuento que no arroje discrepancias es una opción que tiene para asegurarse de que se solucione el error.
Cuando finaliza el proceso de inventario
Al final del proceso de inventario, ajuste el registro de inventario perpetuo para cada artículo de línea para reflejar la cantidad y el valor del inventario físico. Las etiquetas que muestran zonas completadas deberían ayudar en este sentido.
