Planificadores de eventos Comprenda el papel vital que desempeña una buena señalización a la hora de llevar a los asistentes hacia y desde la amplia gama de ofertas de conferencias. Dicho esto, planificar una estrategia eficaz de señalización para eventos rara vez es tan sencillo como crear un puñado de paneles de espuma direccionales. Siempre que cientos de personas se reúnan en un área desconocida, debe asumir que habrá excepciones incluso en los mejores embudos de tráfico. Analicemos 5 de las consideraciones más importantes a evaluar antes de decidirse por su presupuesto del evento para gastos de imprenta.
Alinee los nombres de sus habitaciones con la propiedad
En esta era moderna de reconocimiento del patrocinio, a menudo verá una sala de reuniones con el nombre de un patrocinador participante. Tiene sentido ya que es una excelente manera de destacar a los contribuyentes a la conferencia. Una cosa que no desea hacer es anular los nombres de las salas de su lugar.
Por ejemplo, si el lugar ha definido su sala de sesiones generales como Sala de Banquetes 4, entonces debe incluir esta información en sus carteles y programas. Seguir este protocolo ayudará a todos, desde los gerentes hasta los conserjes, a dirigir a los asistentes perdidos a la ubicación correcta. De lo contrario, un alma perdida que busca la creativamente llamada “Sala Dorada” podría pasar a varias personas antes de obtener la información correcta.
Utilice velcro para agregar flexibilidad a su señalización
Es un truco sencillo que te ahorrará muchas molestias el día del evento. Cree algunas señales de dirección generales con flechas de velcro que pueda cambiar según sea necesario. Algunos patrones de tráfico son imposibles de predecir, y tener la flexibilidad de publicar señales direccionales en caso de necesidad puede salvarlo de una catástrofe.
En la misma línea, también puedes aprovechar la funcionalidad de Velcro para reutilizar la señalización para eventos futuros. Por ejemplo, las señales de estacionamiento y baños son el tipo de cosas que puedes usar para prácticamente cualquier evento.
Asegúrese de que sus letreros se destaquen del resto
Una queja común entre los organizadores de eventos es la falta de señalización generalizada para eventos proporcionada por hoteles y centros de conferencias. La forma más sencilla de superar esto es asumir la responsabilidad de todas las necesidades de señalización. Tiene sentido hacer un inventario de las opciones internas disponibles, pero no olvide que es posible que deba compartir algunos de estos recursos con otros eventos en el lugar del evento. Los carteles de marca que se distinguen de la sutil señalización del lugar son mucho más distinguibles para sus invitados. La gente tiende a pasar junto a los carteles de las casas, así que asegúrese de que su marca o logotipo se muestre claramente para atraer la atención.
Lleve a sus invitados a la puerta principal primero
No espere a que los asistentes entren a la propiedad para comenzar a dirigirlos. Las señales de entrada y estacionamiento son fundamentales para garantizar que los asistentes estacionen y entren al edificio en el lugar correcto. Confía en mí; ¡No querrás ser la persona que saluda a un registrante que acaba de caminar media milla porque estacionó en el lado equivocado del edificio! Una buena estrategia de señalización comienza en el primer lugar donde aterriza un huésped en los terrenos de la propiedad.
Nunca subestimes el poder de la interacción humana
No importa cuán llamativos puedan parecerle sus carteles, nunca podrán reemplazar el valor de una cara amigable. Los saludadores, acomodadores y asistentes de estacionamiento siempre serán la mejor defensa contra los asistentes perdidos e irritados. La mayoría de los centros de conferencias ofrecen estos servicios por horas, o puede reclutar voluntarios desde dentro de su organización. Una mesa de registro ubicada estratégicamente aliviará parte de la necesidad de personal, pero asegúrese de recorre la propiedad del lugar e identifica lugares donde sus invitados podrían llegar perdido.
El mejor enfoque para desarrollar una buena estrategia de señalización de eventos es tirar todas las suposiciones por la ventana. Cada hotel y centro de conferencias tiene cierto nivel de señalización disponible, pero no debe confiar en ellos como fuente principal de instrucciones para su conferencia. En un mundo donde la publicidad nos llega desde todos los ángulos, la señalización eficaz para eventos debe destacar y captar la atención de los asistentes. Esto puede ser tan simple como incluir el logotipo de su conferencia en todos los carteles o incluso más seguro, un miembro del personal designado para sonreír y responder preguntas cuando lleguen los invitados.
