Redacción de subvenciones: prospección para evitar errores

La mayoría de las organizaciones benéficas sin fines de lucro (501c3) incluyen subvenciones en sus canastas de ingresos. Las subvenciones generalmente provienen de fundaciones (privadas o corporativas) o de una agencia gubernamental (federal, estatal, del condado o de la ciudad).

El IRS define una subvención como "Pagos a organizaciones exentas para promover la exención de las organizaciones". fines". Las subvenciones no suelen incluir salarios u otras compensaciones a los empleados ni pagos por servicios. prestado.

Hay varias etapas en la redacción de una propuesta de subvención, que van desde la recopilación de los documentos organizativos hasta la edición final. A continuación se ofrece una descripción general de algunos de esos pasos y sugerencias para convertirse en un mejor solicitante de subvenciones.

Preparándose

Cómo desarrollar un proceso de redacción de propuestas de subvención

Escribir una propuesta de subvención no debería ser un experimento único. Las organizaciones benéficas rara vez escriben una sola propuesta de subvención. Escriben muchas propuestas de subvenciones.

Redacción de propuesta de subvención debe ser un proceso continuo y una parte integral de su programa general de recaudación de fondos. ¿Por qué? Porque hay mucha competencia y no hay suficiente dinero en subvenciones para todos.

Se financia un porcentaje bastante pequeño de las propuestas de subvención. Entre las fundaciones, el porcentaje de solicitudes de subvenciones que reciben financiación en comparación con el número de propuestas recibidas oscila entre el 11% y el 50%, según un estudio.

Ese estudio también encontró que las razones por las que las solicitudes de subvención no reciben financiación es que la fundación no tiene suficiente dinero para financiar todas las solicitudes. Muchas aplicaciones quedan fuera de los intereses de la fundación. Y triste, pero común, la solicitud no siguió las pautas de la fundación.

Por lo tanto, las organizaciones benéficas deben planificar la redacción de muchas propuestas a lo largo del tiempo y establecer un proceso lógico de redacción de propuestas de subvención para sostener ese esfuerzo.

Estar bien organizado

La redacción de la subvención comienza mucho antes de que usted tenga la subvención para escribirla. La redacción de subvenciones comienza con la organización de la información.. Incluso antes de empezar a buscar financiadores, un conocimiento profundo de las necesidades de su organización misión y las actividades, además de una gran cantidad de detalles organizativos fáciles de aprovechar, son esenciales. Una vez que esté bien organizado con todos los hechos y datos que necesitará para presentar su caso de financiación, redactar la propuesta será más eficiente.

Iniciar un calendario de subvenciones

Crear un cronograma o calendario completo de subvenciones requiere tiempo y mucha organización. Sin embargo, ese trabajo inicial le permitirá ahorrar innumerables horas y recursos a lo largo de los años.

Inicialmente, este calendario será razonablemente sencillo, pero a medida que su programa de subvenciones crece, también aumenta el valor de un calendario completo. Lo utilizará para realizar un seguimiento de su investigación sobre subvenciones, subvenciones enviadas, subvenciones recibidas, plazos, fechas de informes y progreso.

Aunque una hoja de cálculo de Excel podría funcionar bien, inicialmente es posible que desees invertir en programa de contabilidad o software de donantes que facilita el seguimiento de las subvenciones a lo largo de sus ciclos de vida.

Cómo encontrar y cultivar financiadores

Pasos para encontrar financiadores

Buscar organizaciones adecuadas que puedan financiar su subvención puede resultar abrumador. Córtalo a medida con un sistema. Siga estos consejos para empezar.

• Haga una lista de criterios de búsqueda. Considere palabras clave, tema, área geográfica, público objetivo, género, raza y origen étnico.
• Utilice el índice de materias del directorio que utiliza. Utilice sus términos de búsqueda. Y busque por interés, tipo de financiación necesaria y ubicación.
• Aprenda todo lo posible sobre posibles financiadores. ¿Cuáles son sus áreas de interés? ¿Financian a nivel local o nacional? ¿Quiénes son el personal y los miembros de la junta directiva? Es muy importante hacer coincidir sus intereses con los de la fundación o agencia gubernamental. Un buen partido ahorra tiempo y energía.
• Visite el sitio web de posibles financiadores. Lea sus informes anuales, examine las listas de subvenciones anteriores, examine las biografías del personal y cualquier otra cosa que compartan con el público. Lea sus pautas de subvención. No dude en llamar y charlar con un responsable del programa.
• Dirija su propuesta a un financiador en particular. Después de su investigación, debería poder hablar con ese financiador en los términos que mejor se adapten a sus necesidades, misión y cultura. Nunca envíes la misma propuesta a varios financiadores. Además, no corte y pegue propuestas de subvenciones anteriores. Cada propuesta debe ser tan única como los financiadores a los que se postula.
• Cree una hoja de cálculo de prospectos. Enumere todos los prospectos identificados; cómo se alinea su organización con los intereses de financiación de cada cliente potencial; el monto de su solicitud propuesta; fecha límite; otra información pertinente.
• Para ahorrar tiempo, utilice todos los recursos en línea que pueda encontrar. Muchos recursos son gratuitos o de bajo costo e incluyen Sincero, El directorio de la fundación en línea, Subsidios. Gobernador, estrella guía, y El Centro de Becas.

¿Tienen valor las subvenciones para pequeñas organizaciones sin fines de lucro?

Entonces eres pequeño. ¿Eso significa que no puedes conseguir subvenciones? ¿Cómo pueden las pequeñas organizaciones sin fines de lucro competir por subvenciones? ¿Dónde deberían buscar otorgantes??

Las respuestas son "sí, las pequeñas organizaciones benéficas reciben subvenciones" y "localmente". Aunque las grandes fundaciones nacionales reciben toda la atención de la prensa, la mayoría de las fundaciones privadas son pequeñas y tienen menos de 10 millones de dólares en activos.Estas fundaciones suelen ser de base familiar y financian causas locales. Las pequeñas organizaciones sin fines de lucro que atienden a una clientela local deben encontrar estas fundaciones locales y conocer sus misiones. El tiempo invertido de esta manera probablemente dará buenos resultados,

Navegando por el laberinto de redacción de subvenciones

Tipos de propuestas de subvención para redactar

Hay por lo menos tres tipos de propuestas de subvención. La propuesta de subvención de varias páginas repleta de detalles y datos es probablemente lo que pensamos cuando consideramos iniciar un programa de subvenciones. Pero dos de estas propuestas de uso frecuente son sorprendentemente breves.

1. Carta de consulta (LOI). La LOI, generalmente enviada a una fundación, resume la solicitud de fondos, describe brevemente el proyecto propuesto y explica cómo el proyecto encaja con los intereses de la fundación. La LOI tiene dos o tres páginas y simplemente prueba el interés de la fundación en el proyecto. Muchas fundaciones ahora prefieren que se presente primero una carta de intención. Si hay una coincidencia, se puede invitar a la organización sin fines de lucro a presentar una propuesta completa.
2. Propuesta completa. Una propuesta completa sigue un formato estándar que incluye una carta de presentación, un resumen del proyecto y la cantidad de dinero solicitada. La extensión de la propuesta completa puede ser tan corta como cinco páginas o llegar a 25 o más. La fundación proporcionará pautas específicas para una propuesta completa. Síguelos totalmente.
3. Propuesta de carta. Esta propuesta, que suele ser una carta de 2 a 4 páginas, suele dirigirse a una corporación o empresa. La carta resume la solicitud y solicita una cantidad específica de dinero o un obsequio en especie. Puede utilizar este formato cuando solicite a la empresa que patrocine un evento o participe en una campaña de marketing de causa. Este tipo de solicitudes suelen dirigirse al departamento de marketing o publicidad, en lugar de a la fundación de la corporación o a una fundación benéfica.

Conceptos básicos de la propuesta de subvención

La mayoría de las solicitudes de subvención completa, de resumen al presupuesto a carta de presentación, requieren la misma información necesaria. Muchas organizaciones que otorgan subvenciones tienen sus propios formularios de propuesta/solicitud, aunque es posible que algunas solo le brinden algunas pautas básicas. Estas son las secciones más comunes de las propuestas de subvención y la información que debe incluir.

• Carta de presentación. La carta de presentación ocupa el primer lugar en su propuesta, aunque se escribe al final. Sin embargo, no lo dejes escapar. Debe presentar su organización y atraer al lector. Considérelo la puerta de entrada de su propuesta, así que hágalo lo más atractivo posible.
• Resumen. El resumen ocupa el segundo lugar, no el último. Da una idea de lo que está por venir de forma breve y concisa. Que no tenga más de una página.
• Declaración de necesidad. Aquí es donde la goma se pone en marcha. Explique lo que desea hacer, por qué es importante y por qué su organización está perfectamente posicionada para hacerlo.
• Metas y objetivos. La necesidad era el problema que esperas resolver. Las metas y los objetivos explican lo que planea lograr y cómo lo hará.
• Métodos, estrategias o diseño de programas. En esta sección, explicará cómo logrará las metas y objetivos. Explique su cronograma y quién hará qué.
• Evaluación. Los financiadores quieren tener alguna prueba de que su programa funcionó. Explique cómo evaluará sus resultados en detalle. ¿Qué medirás y cómo lo medirás?
• Otros financiamientos o sostenibilidad. Aunque es posible que un financiador solo brinde apoyo por un tiempo limitado, querrá saber cómo su programa continuará sirviendo a la comunidad. ¿Cómo financiarán el proyecto en el futuro? ¿Qué otras fuentes de ingresos podría tener?
• Información sobre su organización. Explica tu misión e historia. ¿Por qué el financiador debería confiar en usted para llevar adelante este proyecto?
• Presupuesto del proyecto. ¿Cómo se asignará el dinero del financiador? ¿Cuáles son los costos directos e indirectos? Detalle gastos e ingresos.
• Materiales adicionales. Incluya en su paquete de propuesta información sobre sus finanzas generales, como copias de auditorías recientes y formularios 990. Proporcione una lista de su junta directiva y su carta de exención de impuestos del IRS.

¿Debería contratar a un redactor de subvenciones profesional?

Pros y contras de contratar ayuda externa

¿Estás siquiera seguro de que quieres solicitar subvenciones? Quizás tendría más sentido contratar a un redactor de subvenciones profesional por una tarifa. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de contratar a un redactor de subvenciones profesional externo?

Errores comunes que se deben evitar en la redacción de propuestas

Evitar errores comunes puede ser más útil de lo que piensas. Martin Teitel nos ofrece la visión desde el otro lado del escritorio como director ejecutivo de una fundación que ha visto miles de propuestas a lo largo de los años. Dice que hay cinco errores comunes que cometen los redactores de propuestas.

1. ​Hablar de problemas más que de soluciones.. Teitel nos recuerda que una propuesta no es una comunicación educativa ni un artículo de newsletter. Aunque una propuesta debe explicar la cuestión que se quiere abordar, el énfasis debe estar en la solución propuesta.
2. Sugerir soluciones generales a problemas específicos.. Su objetivo en una propuesta de subvención es convencer al financiador de que puede resolver el problema en cuestión y lo hará. Hacerlo significa profundizar en la solución y ser muy específico.
3. Usar palabras de moda y jerga. Es posible que usted y su equipo comprendan los términos y acrónimos específicos de su campo, pero no utilicen ese lenguaje en su propuesta de subvención. Traduzca todo a un lenguaje sencillo que represente una imagen para el lector.
4. Creando presupuestos que no tienen sentido. No son sólo los errores matemáticos los que pueden socavar su caso, sino también no asegurarse de que el presupuesto tenga sentido lógico dentro del contexto del proyecto propuesto.
5. Repetir frases exactas de las directrices del financiador.. Cortar y pegar simplemente no funciona. Sea creativo al redactar su propuesta de una manera que sea original pero que se ajuste a las pautas. Además, no corte ni pegue información de propuestas de subvenciones anteriores. Esta repetición puede ser peligrosa y detectarse fácilmente cuando un dato no encaja, como una fecha o un nombre.

Aunque existen muchos aspectos relacionados con la creación de un programa de subvenciones y luego la elaboración de propuestas de subvenciones exitosas, seguir los consejos anteriores puede ayudarle a empezar y a mantenerse encaminado.