Mantener a varios grupos en sintonía es uno de los mayores desafíos que enfrentan los organizadores de eventos en el día a día. Si bien todos los involucrados en un evento quieren que sea un éxito, sin un camino definido para las comunicaciones, siempre habrá una posibilidad de que los detalles pasen desapercibidos. Se pueden evitar olvidos estableciendo un diagrama de flujo de información desde el principio. Siga las pautas a continuación para mantener a todas las partes trabajando en la misma dirección.
ser el jefe
La mayoría de los eventos son un esfuerzo conjunto entre varios departamentos diferentes, pero al final del día, debe haber un líder para supervisar toda la producción. Cada persona del equipo debe centrarse en su especialidad y comprender la importancia de sus límites. Identifícate como el planificador principal desde el inicio del proyecto. Explique a sus compañeros de trabajo la importancia del flujo de información e ilustre lo que sucede cuando se ignoran los protocolos. Dado que nadie quiere ser responsable de crear un problema, explique las reglas para el diálogo interno desde el primer día.
Organizar comités para el evento.
El objetivo aquí es emparejar trabajadores cuyas responsabilidades se cruzarán de alguna manera. Por ejemplo, el departamento de marketing debe estar en el mismo comité que el equipo audiovisual para garantizar que todos los gráficos y logotipos se muestren correctamente. Crear equipos que naturalmente necesiten trabajar juntos eliminará muchos de los correos electrónicos redundantes que tienden a perderse en la confusión. Elija un contacto de cada comité para que le informe sobre los acontecimientos recientes.
Publique las fechas límite para mantener a los equipos de planificación encaminados
Publicar los plazos con mucha antelación reducirá los niveles de estrés de todos los involucrados. Puede reforzar el valor de sus plazos creando un diagrama de flujo que ilustre cómo se utilizará el trabajo de cada comité para unir todo. Los empleados generalmente responden mejor cuando saben que otro departamento está esperando su respuesta. Compartir esta información mantiene el proceso transparente y enfatiza la responsabilidad sin utilizar acciones negativas.
Mantenga informados a los ejecutivos
Uno de los errores más grandes que puede cometer es trabajar detrás de escena hasta que esté listo para presentar ideas a sus líderes ejecutivos. Rara vez, o nunca, entrará a su oficina y se irá sin tener que cambiar algún aspecto de su evento. Ahórrese esta frustración reuniéndose proactivamente con ellos a intervalos regulares durante el proceso de planificación. Es mucho más fácil realizar cambios en la mitad de su proyecto que retroceder al final.
Póngase en contacto con sus proveedores
Otro error aparentemente inocente que puede ocurrir son las comunicaciones secundarias con los proveedores. Ocurre cuando un compañero de trabajo toma la iniciativa de contactar directamente a un proveedor para compartir detalles de planificación que usted desconoce. El resultado de estas conversaciones paralelas puede tener un gran impacto en la forma en que se desarrolla el evento. La única forma de evitar esto es impedir que su proveedor acepte pedidos de otros empleados. Podrías pensar que suena duro al principio, pero dormirás mucho más tranquilo sabiendo que toda la información fluye a través de ti.
Proporcionar actualizaciones de información proactivas
Ser el planificador principal de un evento requiere que compartas tanta información como recibas. Mantenga un documento de planificación maestra que describa los detalles del evento y envíe actualizaciones semanales a todos los miembros de su comité. Mantenga sus comunicaciones breves y directas. Quiere que todos lean las notas de sus actualizaciones semanales por correo electrónico, pero si divaga sin cesar, rápidamente perderá su atención.
Gestionar el flujo de información de sus eventos requiere los mismos procedimientos que las comunicaciones interdepartamentales. Mantenga a todos conscientes de sus responsabilidades y comparta actualizaciones importantes con todas las partes involucradas. La diferencia fundamental es que usted es el director ejecutivo del proyecto. Tu papel es gestionar todos los detalles que llegan y los traducen en una visión compartida que satisface las necesidades de cada departamento. La base del éxito es asegurarse de que toda la información fluya en la misma dirección.
