Uno de los documentos contables más comunes es la factura. En la mayoría de los casos, especialmente cuando el comprador quiere reclamar algún tipo de deducción, los clientes de su sitio web de comercio electrónico requerirá una factura. Esto, sumado al hecho de que la tributación siempre es específica del territorio, hace que sea importante que la factura de sus ventas de comercio electrónico incluya un cierto nivel mínimo de información. Cuando estás diseñando una factura para tu negocio de comercio electrónico, aquí hay algunos datos que debería considerar, incluidos:
La palabra "factura"
Para que quede absolutamente claro que el documento es una factura oficial, es importante incluir la palabra factura en un lugar destacado en la parte superior. En algunos casos, el documento podría servir como factura más algo. Este algo podría ser:
- Nota de entrega
- nota de débito
- Detalles del mensajero
Número de serie de factura único
Dado que se trata de un documento fiscal oficial, debes seguir cierta lógica para asignar un número de serie a cada factura. En la forma más simple, el número de serie es sólo un número mayor que el número de serie anterior. En un sistema algo más complejo, puede inicializar el número de serie cada ejercicio financiero. En sistemas aún más complejos, es posible que desee tener una numeración de serie alfanumérica. En este sistema, la letra podría indicar el cliente específico o la categoría de producto.
Su nombre comercial oficial y cualquier nombre secundario
Su factura debe incluir su nombre comercial oficial. Si hay otros nombres asociados, se deben mencionar también. Un ejemplo podría ser "Comerciantes de calidad" como nombre comercial y "una franquicia de XYZ Online Markets" como indicador secundario.
Información del contacto
Como mínimo absoluto, se debe mencionar su ciudad y país. A falta de esta información, el lugar de tributación no estaría claro. Es una buena idea incluir su dirección postal completa, número de teléfono y dirección de correo electrónico. La información de contacto adicional también podría tener sentido en algunos casos. Alguna información adicional de este tipo podría ser:
- Dirección de la sucursal
- Listado separado de direcciones de correo electrónico para un departamento diferente, como servicio al cliente, facturación, soporte de ventas, etc.
Impuestos y otros códigos de registro empresarial
Si agrega impuestos en forma de impuesto sobre servicios, IVA, GST o algún otro tipo, es necesario que incluya sus códigos de registro para ese tipo específico de impuesto. Además, dependiendo de su ubicación, puede que sea necesario incluir su identificación de registro comercial en la factura.
Detalles del cliente
Una factura no es un instrumento al portador. Significa que una factura no es propiedad de quien la posee. En cambio, la factura debe estar dirigida a una entidad específica. Por lo tanto, debe incluir al comprador. Normalmente, el nombre completo oficial es adecuado. Sin embargo, la mayoría de los comerciantes de comercio electrónico prefieren incluir también la dirección postal y la dirección de correo electrónico.
Descripción del Artículo
Se debe mencionar el nombre, tamaño (si corresponde), tipo (si corresponde), cantidad, precio unitario y precio total para todos y cada uno de los artículos que compre el cliente.
Adiciones y Deducciones a Costos
Las adiciones podrían incluir gastos de envío, manejo de envío, impuestos y cuotas pendientes anteriores. Las restas podrían incluir descuentos, créditos, cupones y similares.
Detalles y formas de pago
Debería hacerse una mención a la Varios métodos mediante los cuales el cliente puede pagar.. Podría incluir detalles sobre el nombre al que se debe girar el cheque, o la identificación de PayPal a la que se debe enviar el monto, o datos bancarios. En la mayoría de los comercios electrónicos B2C, la factura se genera una vez recibido el pago. En ese caso, se deberán mencionar los detalles del pago recibido.
Términos y condiciones
Se deben mencionar los términos y condiciones relacionados con la venta. Cuando las empresas utilizan formularios de factura preimpresos, estos términos y condiciones tienden a estar preimpresos en el propio material de oficina. Los términos y condiciones comunes incluyen detalles sobre reembolsos, devoluciones, reparaciones y garantías. Además, dado que estamos hablando de comercio electrónico, podría tener sentido incluir aquí su política de privacidad.
