Kui olete nagu enamik inimesi, keda ma tean, võib mõte veeta päev vastastikustel kohtumistel olla kohutav tunne. Koosolekud võivad olla igavad, sageli ebavajalikud ja võtavad kindlasti aega muust (olulisemast) tööst. Kuid koosolekud võivad olla väga tõhusad ja tulemuslikud, kui need on õigesti planeeritud. Siin on mõned lihtsad sammud tõhusate koosolekute kavandamiseks.
Otsustage, kas vajate tõesti koosolekut
Esiteks otsustage, kas koosoleku planeerimine on tõesti vajalik. Sageli arvame, et ametlik kohtumine on parim viis teabe jagamiseks või aruteluks. Kuid kui teie uudiseid saab edastada e-posti või konverentskõne teel või lihtsalt mõne inimese kontorisse 15 minutiks kokku kutsudes, on ilmselt hea mõte ametlikust kohtumisest üldse vahele jätta.
Kutsuge kohale ainult neid, kes tõesti vajavad
Kas olete kunagi koosolekule kutsutud ja poole peal mõelnud, miks te seal olete? Ärge raisake inimeste aega, kutsudes neid koosolekule, kus nad ei pea osalema. See ei ole tõhus kohtumine. Kas keegi raamatupidamisest peab koosolekul kohal olema, et vastata eelarveküsimustele? Seejärel kutsuge üks inimene raamatupidamisest, kes selle ülesande jaoks sobib.
Kui kolleegi või juhendajat on vaja koosolekul arutatust teavitada, ei pea te teda tegelikule koosolekule kutsuma. Lihtsalt koostage koosoleku kokkuvõte ja saatke see neile hiljem. Nad hindavad aja kokkuhoidu ja teil on kindlus, et kuna esitate teabe kirjalikult, on nad aruteludest täielikult kursis.
Koosolekute meeldetuletuste saatmine
Elu on kiire ja kalendrid täituvad kiiresti planeeritud tegevustega. Saatke järgmise koosoleku meeldetuletus kaks päeva enne koosolekut. Need, kes ütlesid, et osalevad, saavad seejärel kinnitada, et saavad ikka hakkama või kui nende plaanid on muutunud ja teil on vaja ajakava muuta.
Omage päevakava
Tõhusate koosolekute kavandamiseks peaksite kõigepealt otsustama, mida arutatakse. Mis on kohtumise eesmärk? Mida sa saavutada tahad? Koostage koosoleku päevakava varakult ja jagage see osalejatele. Märkige algusaeg ja lisage käsitletavate teemade lühike loend. Ärge tühjendage oma koosolekut pika ja liiga üksikasjaliku päevakavaga. Märkige nimeliselt kõik isikud, kes vastutavad konkreetse valdkonna aruandluse eest.
Pidage meeles, et see on oluline osalejatele, aga ka teile. Kui seate oma päevakava paika, suudate paremini teemas püsida.
Olge ootuste suhtes selge
Kui saadate esimest korda koosoleku kohta teate, tehke selgeks selle eesmärk ja oma ootused. Kas koosolek keerleb esitluse ümber? Kas kohalviibijad peavad märkmeid tegema? Või on see ajurünnak, kuhu oodatakse kõiki koos ideede ja ettepanekutega?
Mõnes ettevõttekultuuris ei pea töötajad osalema – nad ainult kuulavad ja suunduvad tagasi oma tööruumi. Teistes ettevõtetes osalevad töötajad vabalt. Tänapäeva koostööl põhinevatel töökohtadel pole suhtlemine ja ideede jagamine mitte ainult teretulnud, vaid sageli on see ka kogu koosoleku eesmärk.
Kui esitate oma ootusi, on ka hea aeg saata kohustuslikku lugemist või materjali, mida soovite, et kohalviibijad üle vaataksid. Nii on nad koosolekule jõudes ette valmistunud ja üllatusi pole.
Alusta õigel ajal
Õigeaegne alustamine on väga oluline nii logistilisest kui ka tootlikkuse seisukohast. Kui olete see inimene, kes tavaliselt õigel ajal koosolekutele ilmub, siis mõistate, kui masendav võib olla, kui asjad ei lähe käima, kui inimesed tuppa tilguvad. Paratamatult juhtub, et edasi minnes teavad kõik, et need kohtumised ei alga kunagi õigel ajal kõik hakkab hilja ilmuma. Võtke oma koosoleku eest vastutus. Alustage kohe etteantud algusajal. Pane uks kinni ja alusta. Hukkujad saavad kiiresti teate, et nad saabuvad hilja, ja nad peaksid selle vea tegema ainult üks kord. Ja pealegi peavad kõik tööle naasma, nii et te ei soovi kogu tööpäeva segada.
Hoidke see lühike ja lihtne
Enamik koosolekuid on kavandatud tund aega, kui paljudel juhtudel piisab lühemast ajavahemikust. Kui eraldatakse liiga palju aega, läheb aeg raisku. Inimesed viibivad pärast koosoleku lõppu või veedavad antud päevakorrapunktiga liiga kaua. Hoidke koosolekud lühikesed ja konkreetsed.
Püsige teemas
Ainuüksi päevakava ei suuda teie koosolekut tõhusalt korraldada. Pidage kinni päevakorrast ja hoidke arutelud puutumast. Pöörduge kõigi teemaväliste küsimustega, märkides, et see on mõne teise kohtumise teema või seda käsitletakse privaatselt. Kellelegi ei meeldi põgenenud koosolek, kus kogu eesmärk jäi teiste vestluste tagaplaanile.
Pidage väiksemaid koosolekuid väljaspool konverentsiruumi
Samas tuttavas konverentsiruumis istumine sama tuttava laua ümber on just see – see on lihtsalt liiga tuttav. Et julgustada töötajaid suhtlema, loovalt mõtlema ja elavaid arutelusid pidama, kaaluge koosoleku korraldamist väljaspool tavalist konverentsiruumi.
Kaaluge kohtumist väljas laua taga, kui koht ja ilm lubavad. Proovige koguneda ühisesse kohta, kus on diivanid ja väikesed lauad, mitte suure konverentsilaua ja pöörlevate toolide asemel.
Ärge kartke teistsugust lähenemist
Kui lähenemine koosolekule ei toimi, ärge kartke kurssi muuta. Näiteks kui ajurünnak annab vaikse ruumi, kus on väga vähe dialoogi, muutke suunda. Olge paindlik ja pöörake tähelepanu sellele, kuidas üldkoosolek edeneb.
Kasutage Tehnoloogiat
Plaanige kasutada tehnoloogiat, et hoida osalejaid kaasates. Tänapäeva digimaailmas on enamik inimesi harjunud nägema graafikat või videoid, mis toetavad kuuldud sõnu. Apelleerige sellele mõtteviisile ja lisage oma kohtumise kavandamisel audiovisuaali.
Suurtele ekraanidele projitseeritud arvutid ja suhtlemist soodustavad Smart Boardi esitlused on tervitatav vaheldus tavapärastele pikkadele PowerPointi esitlustele.
Üks punkt tehnoloogia kohta – testige seda enne kindlasti. Viimane asi, mida vajate, on segadusse sattuda, sest sülearvuti ei tööta või te ei saa visuaalseid abivahendeid siis, kui neid vajate. Kui tehnoloogia pole teie tugevus, laske kellelgi teisel enne koosolekut läbi ajada. See säästab kindlasti teie aega ja hoiab teid ajakavas, kui teete veidi ettevalmistustööd.
Saatke koosoleku kokkuvõte
Päeva jooksul pärast koosolekut saatke lühike kokkuvõte sellest, mida arutati. Soovitatav on saata e-kiri kõigile osalejatele, neile, kes ei saanud koosolekul osaleda, ja kõigile teistele, keda võib olla vaja teavitada. Lisage ka kõik toiminguüksused, täpsustades, kes vastutab iga üksuse eest, ja tähtpäeva.
