Ohjekirje (LOI) on virallinen ilmoitus, joka on kirjoitettu sotilasviestimuodossa, ja siinä ilmoitetaan vastaanottavalle osapuolelle tietyistä ongelmista ja kerrotaan, kuinka lähettäjä haluaa niihin liittyvän. Yleisesti ottaen ohjekirjeitä käytetään liikeviestinnässä ja henkilökohtaisissa asioissa. Ne voivat kuitenkin kirjoittaa melkein mistä tahansa aiheesta kuka tahansa.
Yhdysvaltain armeijassa LOI: ita käytetään ehkä useimmin kahdella tavalla. Näihin sisältyy ohjeita henkilökohtaisiin kiinteistöihin ja korjaavana toimenpiteenä.
Ohjeet henkilökohtaisiin kiinteistöihin
Ensimmäinen tapa on ohjeita henkilön kuolinpesän selvittämiseksi. Tämä ei ole testamentti, mutta sitä voidaan käyttää enemmän tehtäväluettelona henkilöistä, joihin soittaa, hankittaviin asiakirjoihin ja hautajaisten lopullisiin järjestelyihin. Siinä voi myös luetella tiettyjä varoja ja allokaatioita.
Korjaava tai korjaava työkalu
Toista ohjekirjetyyppiä - kuten alla olevaa - käytetään korjaavana tai korjaavana työkaluna armeijassa. Ajattele yleisintä LOI: ta muodollisena neuvontaistunnona esimieheltä tai vanhemmalta sotilashenkilöltä nuoremmalle sotilasjäsenelle, joka on osoittanut huonompaa suorituskykyä. Tämä tyypillinen LOI ei ainoastaan tarkasta standardeja, jotka jäsenen tulee täyttää, vaan tarjoaa myös keinon pyrkiä parempaan suorituskykyyn puutteiden alalla. Ehkä voidaan lisätä noudatettava toimintasuunnitelma, joka edellyttää täysin, että aiottu osapuoli ymmärtää seuraukset, jos se ei suoriudu vaaditulla tasolla.
Esimerkki ohjekirjeestä
Alla olevassa esimerkissä ohjekirje on kirjoitettu keinoksi auttaa vastaanottajaa parantamaan työsuoritustaan, jota on pidetty "epätyydyttävänä".
Kirjeessä luetellaan useita vastaanottajan puutteita ja neuvotaan häntä tulemaan käytännönläheisempi kirjoittaminen: "Sinun on asetettava henkilökohtaisesti divisioonasi tavoitteet ja tarkistettava henkilökohtaisesti, että niitä noudatetaan tavannut."
Sitten siinä luetellaan tarvittavat toimenpiteet suorituskyvyn parantamiseksi ja päättyy rohkaiseviin sanoiin, tarjotaan jatkuvaa apua ja huomautetaan: "Haluamme ja tarvitsemme menestystäsi."
Esimerkki ohjekirjeestä moitteena
Lähettäjä: komentaja, USS NEVERSAIL (CV 11)
Vastaanottaja: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Aviation Fuels Officer, USS NEVERSAIL (CV 11)
Aihe: OHJE
Viite: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Tämä ohjekirje on annettu viitteen mukaisesti, jotta voidaan keskustella erityisistä toimenpiteistä, joita tarvitaan NEVERSAIL-lentokoneen lentopolttoaineosaston epätyydyttävän suorituskyvyn parantamiseksi.
2. Siitä lähtien, kun aloitit tehtäväsi lentopolttoainepäällikkönä NEVERSAIL-aluksella, olet sallinut luvattoman menettelyn Lentopolttoainedivisioona, joka johti rakenteellisiin vaurioihin JP-5-varastosäiliössä 8-39-02J käynnissä olevan täydennyksen aikana 18. heinäkuuta CY. Et ole perehtynyt asianmukaisiin lentopolttoainemääräyksiin, joten et pystynyt tarkastamaan osastosi menettelyjä. Et myöskään varmistanut, että kaikki direktiivit pidetään ajan tasalla. Yleensä luotit täysin apulaislentopolttoainepäälliköösi osastosi päivittäisessä toiminnassa.
3. Toimiaksesi tehokkaasti lentopolttoainepäällikkönä sinun on osallistuttava enemmän divisioonasi päivittäisiin asioihin. Et voi pärjätä toimistoltasi, ottamalla vastaan avustajien neuvoja ilman, että sinulla on riittävä henkilökohtainen tietämys tietyistä menettelyistä. Sinun on asetettava henkilökohtaisesti divisioonasi tavoitteet ja varmistettava henkilökohtaisesti, että ne saavutetaan.
a. Sinun on tarkistettava kaikki USS NEVERSAILiin sovellettavat lentopolttoainedirektiivit. Varmistat, että tunnet ohjatut menettelyt. Rutiininomaisesti varmistat henkilökohtaisesti, että osastosi ei poikkea ohjatuista menettelyistä, ellei ylempi viranomainen ole antanut siihen lupaa.
b. Lähetät kiintiöhakemukset itsellesi ja CWO2 J: lle. S. Ragmann osallistuu lentopolttoaineiden upseerikurssille tämän lähetyksen päätyttyä.
4. Tämä kirje on suunniteltu auttamaan sinua korjaamaan puutteet suorituksessasi divisioonan upseerina. Koko komentoketju on käytettävissä auttamaan sinua kaikin mahdollisin tavoin. Haluamme ja tarvitsemme menestystäsi.
D. R. PIPPURI
Tämä ohjekirjeesimerkki antaa nuoremmalle upseerille suoraa palautetta ilman harmaita alueita sävyssä tai merkityksessä. Tämä on myös kirjallinen versio dokumentoidusta neuvonnasta, joka tarjoaa välitöntä apua komennon johtavilta ja kokeneemmilta jäseniltä. Tämä on täydellinen työkalu paremman nuoremman upseerin luomiseen komentoon ja estämään mahdollinen tehtäväkapasiteetin menetys tulevaisuudessa.
