Le travail à distance est devenu la norme pour les entreprises allant de Twitter et Google aux petites et moyennes entreprises. Les statistiques montrent qu'un nombre important de travailleurs restent inquiets sur le retour au bureau et que le travail à distance à long terme a en fait amélioré leur productivité.
Dans l'« Enquête sur l'état du travail à distance 2020 » menée par Owl Labs en collaboration avec Global Workplace Analytics, 81 % des les répondants pensent que leur employeur soutiendrait le travail à distance post-COVID-19, tandis que 29 % pensent que leur entreprise soutiendra réellement ça plus. De plus, 77 % des personnes interrogées ont déclaré que le travail à domicile après la COVID-19 les rendrait « plus heureux » et peut-être plus particulièrement, près de la moitié des répondants chercheraient un autre emploi si le travail à domicile n'était plus autorisé.
Donc, si vous trouvez que travail à distance est dans l'intérêt de votre entreprise et de vos employés, comment élaborer un plan de travail à distance à long terme et rallier votre équipe autour de l'idée? Si vous choisissez de suivre cette voie, vous serez en bonne compagnie comme le prédit Global Workplace Analytics que 25 % à 30 % de la main-d'œuvre continuera de travailler à domicile plusieurs jours par semaine d'ici la fin de 2021.
Définissez votre vision du travail à distance à long terme
En tant qu'employeur, tenez compte de certains critères avant d'établir et de mettre en œuvre votre vision d'un plan de télétravail à domicile. Le principal parmi les critères est de sonder vos employés pour déterminer leurs humeurs et leurs besoins. Découvrez quel pourcentage de vos employés et de leurs équipes souhaitent continuer à travailler à distance et combien de jours par semaine ils préfèrent venir au bureau.
Armé de ces informations, vous pouvez ensuite déterminer et partager vos objectifs pour permettre aux employés de travailler à distance à long terme. Assurez-vous que vous êtes impliquant un nombre important de vos employés dans l'élaboration de ces plans.
Une approche recommandée consiste à demander à la haute direction de mettre en œuvre un processus d'implication des employés qui pourrait inclure des réunions plénières, des sondages supplémentaires et des votes. Ne sous-estimez pas l'importance d'impliquer les membres de votre équipe dans la prise de décisions concernant leur avenir professionnel.
Les objectifs que vous vous fixez devront inclure:
- Articuler une vision globale de ce que vous espérez réaliser en permettant aux employés de travailler à distance à long terme depuis leur domicile afin qu'ils soutiennent le plan
- Aider vos employés à rester en bonne santé
- Augmenter davantage la productivité grâce au confort des employés et à la réduction du temps de trajet
- Créer un moral des employés plus positif et des taux de rétention plus élevés
- Considérations financières telles que la location de moins d'espace de bureau, la location de l'espace que vous possédez et l'ajustement de votre plan de construction pour accueillir moins d'espace pour les employés
- Économiser le coût des voyages d'affaires
- Aménagement des postes de travail et des zones couramment utilisées pour répondre au besoin de distanciation personnelle
- Assurez-vous que vous fournissez à votre main-d'œuvre distante la technologie et l'équipement de bureau les plus récents et les plus puissants
- Mise à disposition du soutien affectif et l'équilibre travail-vie dont vos employés ont besoin
- Déterminer quels postes peuvent travailler à distance de manière viable et à quelle fréquence tout en maintenant le service à la clientèle et la rentabilité de l'entreprise
- Fournir les outils appropriés pour que le flux de travail soit stable et maintenu, par exemple en demandant aux équipes de travailler pendant les heures ouvrables principales et en organisant des réunions hebdomadaires
Enfin, et peut-être le plus important, l'autonomisation de vos managers est la clé de l'efficacité et du succès de votre plan de travail à distance à long terme. Comme le souligne Gallup, "aucun autre rôle dans une organisation n'a plus d'influence", et la manière dont les managers dirigent leurs équipes et positionner chaque membre de l'équipe pour le succès est essentiel pour la productivité et l'engagement de employés.
Politiques pour soutenir un plan de travail à distance à long terme
Si vos employés travaillent à distance depuis un certain temps, vous avez probablement reformulé des politiques et des pratiques pour soutenir cette nouvelle normalité inattendue. À l'avenir, voici quelques-unes des politiques et pratiques RH que vous voudrez peut-être modifier et mettre à jour en priorité pour le travail à distance à long terme depuis votre domicile.
- Les règles, les normes et les mesures clés que vous devrez développer pour préserver et améliorer votre culture et vos valeurs organisationnelles
(Exemple: Offre activités sociales et de team building virtuelles et reconnaissance des employés)
- Comment vous soutenez émotionnellement vos employés et les aidez à pratiquer l'équilibre travail-vie personnelle
(Exemple: Envisager une aide à la garde d'enfants pour les parents qui travaillent et des politiques de congé des employés plus flexibles pour s'adapter à la nouvelle normalité)
- Comment vous allez réaffecter les économies d'infrastructure lorsque vous réduisez le besoin d'espace de bureau (Exemple: Offrir des primes supérieures aux employés, mettre à niveau leur technologie vers la plus récente, la plus rapide et la plus interactive, fournir ordinateurs portables et imprimantes aux employés qui en ont besoin, et en mettant l'accent sur la formation et le développement afin que les employés continuent d'apprendre de nouvelles compétences)
- Aborder la capacité des employés à travailler en toute sécurité au bureau selon les besoins
(Exemple: Répondre aux besoins d'éloignement des bureaux, mettre à disposition des bureaux temporaires dans une configuration "hôtelière" et fournir un assainissement et un nettoyage supplémentaires des espaces de travail)
- Établir les heures prévues et les besoins en main-d'œuvre
(Exemple: Soulignant que toutes les règles et réglementations existantes s'appliquent sur le lieu de travail à distance comme elles le font au bureau, de sorte qu'aucun harcèlement ou autre comportement hostile ne sera toléré. Soulignez également que chaque employé doit travailler des heures fixes au besoin.)
- Examiner comment et qui vous embauchez et embarquez. Vous voudrez embaucher des personnes qui s'épanouiront en travaillant à distance et le travail à distance à long terme élargit votre capacité à embaucher des personnes dans le monde entier tant que vous comprenez les besoins des équipes en personne contact.
(Exemple: embauche de personnes d'autres États et développement d'un processus de formation et d'intégration des employés à distance)
- Mettre l'accent sur la nécessité pour les employés de documenter leurs réalisations en matière de rendement et de rester en contact régulier avec leurs gestionnaires pour discuter des objectifs de carrière à court et à long terme et des besoins de développement
(Exemple: Planification d'un appel Zoom pour informer le responsable de l'avancement du projet ou demander des commentaires sur la façon dont il s'en sort)
Comment rallier les employés autour du travail à distance à long terme
En suivant les recommandations ci-dessus, vous pouvez créer les bases qui aideront vos employés à se mobiliser autour du concept de travail à distance. Engager vos employés à l'aide de sondages pour identifier leurs souhaits et leurs préoccupations est la première étape. Ensuite, impliquer vos employés dans la détermination des attentes et des besoins du lieu de travail sur site et des lieux de travail distants vient en second lieu.
Ceci est suivi par l'information des employés sur ce que vous pouvez adapter et ce qui ne fonctionnera pas et pourquoi. Ensuite, sollicitez l'aide de vos employés pour résoudre les problèmes - ils ont peut-être des réponses que les cadres supérieurs n'ont pas trouvées.
Enfin, demandez à vos managers de faire un plan pour leurs équipes respectives sur la façon dont ils accompliront ces 10 impératifs de culture de soutien:
- Communication et résolution de problèmes
- Établir des normes de comportement, d'interaction et de contribution
- Déterminer combien de temps vos employés souhaitent rencontrer leurs gestionnaires et faire en sorte qu'il soit acceptable de prendre en considération les différents besoins de chaque travailleur
- Instaurer la confiance et maintenir une culture de travail globale efficace et solidaire
- Mesurer objectivement la productivité et la qualité afin qu'ils aient moins de problèmes de confiance avec les employés
- Faire face aux sentiments d'isolement, de solitude et de solitude des employés
- Convenir du temps dont l'équipe a besoin pour être ensemble au bureau
- Relever les défis de la collaboration, les résultats et la résolution des conflits
- Déterminer les heures de travail appropriées qui favoriseront la collaboration tout en respectant le besoin d'équilibre travail-vie personnelle
- Élaboration d'une méthode d'évaluation globale périodique de la nouvelle expérience de télétravail à temps partiel ou à temps plein
Si vos équipes traitent efficacement chacun de ces problèmes et que vous évaluez périodiquement si les plans fonctionnent tout en gardant le doigt sur le moral des employés, vous constaterez peut-être que la nouvelle normalité répond aux besoins de chacun mieux. Et ce faisant, vous pouvez créer une situation gagnant-gagnant en forgeant un nouveau terrain.
