La gestion matricielle est couramment utilisée dans les organisations pour partager les employés et les ressources entre les fonctions. Dans un système de gestion matriciel, un individu a un supérieur hiérarchique principal tout en travaillant également pour un ou plusieurs responsables, généralement sur des projets.
Il existe différents types de styles de gestion matricielle et différentes méthodes pour surmonter les défis qui les accompagnent. Vous devez savoir s'il est approprié d'utiliser la gestion matricielle et quel style vous devez utiliser.
Là où la gestion matricielle a du sens
La gestion matricielle est idéale pour partager les talents et les compétences entre les départements. C'est un système particulièrement pratique lors du développement de nouveaux produits. Il permet à des personnes de différentes fonctions au sein d'une organisation de travailler sous la direction d'un chef de projet pour créer quelque chose de nouveau et d'unique. Cela donne à l'équipe la possibilité de s'appuyer sur divers ensembles de compétences provenant de plusieurs disciplines, renforçant ainsi l'équipe de projet.
C'est également un excellent moyen de réduire les coûts - une approche matricielle des projets est généralement moins coûteuse que la mise en place d'équipes de projet dédiées. La diversité des membres de l'équipe rend l'équipe supérieure à de nombreuses équipes purement fonctionnelles.
Là où la gestion matricielle n'est pas idéale
Bien qu'il existe de nombreux avantages potentiels à ce style flexible de structure d'équipe, il existe certaines circonstances où ce n'est pas idéal. Ceux-ci inclus:
- Un projet annoncé sur le long terme. Une équipe dédiée avec une affectation permanente peut être optimale
- Situations dans lesquelles les compétences d'un employé sont essentielles à une fonction particulière. Le partage de cette personne peut réduire l'efficacité de cette fonction
Variétés de styles de gestion matricielle
Les types de styles de gestion matricielle dépendent du pouvoir accordé au chef de projet qui dirige l'initiative interfonctionnelle. Il existe trois types de styles d'équipe de projet: les équipes à matrice faible, à matrice équilibrée et à matrice forte.
Le format de matrice dure est similaire à une équipe dédiée, où les membres de l'équipe ont une ligne hiérarchique claire pour le chef de projet. Le chef de projet est le responsable fonctionnel jusqu'à la fin du projet. Généralement, la fonction à laquelle appartient le membre de l'équipe perd cette personne pour la durée du projet.
Dans la forme matricielle équilibrée, les membres de l'équipe rendent compte à la fois au chef de projet et au responsable fonctionnel. Sous cette forme, les membres sont généralement censés travailler sur le projet et dans leur fonction, en tenant les deux managers informés.
La forme faible de la matrice signifie généralement que le chef de projet doit communiquer avec les responsables fonctionnels de chaque membre respectif de l'équipe. Chaque membre rapporte à son responsable fonctionnel pour les tâches sur les deux fonctions et le projet auquel il est affecté.
Défis avec la gestion matricielle
Bien qu'il existe de nombreux avantages d'une approche de gestion matricielle, il y a aussi des défis. Un certain nombre d'entre eux comprennent:
- Le potentiel pour les participants d'être en conflit entre divers gestionnaires et priorités
- Confusion de communication entre et à travers les projets et les fonctions
- Perte de clarté sur qui est responsable de évaluation des performances
- Aucune détermination quant à la responsabilité de l'encadrement et du perfectionnement professionnel
- Réduction des capacités individuelles à mesure que les participants sont étirés sur trop d'initiatives
- Efficacité réduite parmi les équipes fonctionnelles qui travaillent ensemble depuis un certain temps
- Perte d'apprentissage organisationnel et d'apprentissage d'équipe parce que les individus ne sont impliqués que pour une courte durée
Pour réduire la confusion, les conflits et la perte de clarté, les responsabilités doivent être définies dans la charte du projet ou convenues par les responsables concernés.
Les membres affectés à un projet doivent être soigneusement sélectionnés pour s'assurer qu'ils sont capables de gérer l'augmentation du volume de travail. Différentes formes de styles de matrice doivent être explorées pour s'assurer que celui qui convient est choisi pour les capacités des membres de l'équipe et de l'entreprise.
La documentation doit être complète et tout au long du projet pour protéger les leçons apprises et fournir des informations d'évaluation aux membres de l'équipe.
Clés du succès pour les employés
Travailler dans un environnement matriciel peut être à la fois gratifiant et frustrant. Votre exposition à différentes initiatives et collègues favorisera l'apprentissage et le développement des relations. Cependant, il est important pour un employé travaillant dans une matrice de comprendre l'approche de votre entreprise en matière d'évaluation et de développement. Certaines actions que vous pouvez entreprendre en tant que membre de l'équipe matricielle sont:
- Résoudre l'identité de votre responsable principal des rapports
- Clarifiez comment les contributions de vos différents gestionnaires matriciels seront capturées et reflétées dans votre évaluation des performances
- Entretenez un dialogue régulier avec votre supérieur hiérarchique pour le tenir informé de vos progrès et de vos priorités
- Identifier les priorités conflictuelles et négocier les discussions entre les différents gestionnaires pour clarifier toute confusion
- Prendre l'initiative de proposer ou d'encourager votre supérieur hiérarchique à investir dans votre développement professionnel par la formation, l'éducation et le coaching
- Obtenez le soutien de vos gestionnaires de matrice pour ces efforts
- Documentez tout. Tapez une note pour vous tous les jours concernant les complications et les succès. De cette façon, vous disposez d'une documentation de vos performances et de votre travail tout au long du projet
Il y a des avantages et des inconvénients à chaque structure et approche de gestion. La gestion matricielle n'est pas idéale dans toutes les circonstances et peut créer du stress pour les participants lorsque les demandes dépassent le temps et les ressources disponibles.
La gestion matricielle peut offrir un accès temporaire à des connaissances spécialisées tout en étant plus rentable que de s'appuyer sur des équipes dédiées. Réussir la gestion matricielle nécessite l'implication active et la communication de toutes les parties.
