Si vous souhaitez enregistrer une entreprise en Nouvelle-Écosse, votre première décision est la même que dans n'importe quelle autre province. vous devez décider comment votre entreprise sera légalement organisée.
Allez-vous enregistrer une entreprise en tant qu'entreprise individuelle, Partenariat, ou un société? (Pour les différences entre ces formes d'entreprise, voir Choisir une forme de propriété d'entreprise). La procédure d'enregistrement des entreprises, ainsi que les frais et responsabilités associés, sont différents pour chaque forme d'entreprise.
Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'être enregistrées en Nouvelle-Écosse. Par exemple, si vous allez exploiter une entreprise individuelle et utiliser votre nom comme nom commercial, sans ajout, vous n'avez pas besoin de passer par l'enregistrement de l'entreprise. (Bien que l'enregistrement de l'entreprise soit requis pour les entreprises individuelles si vous envisagez d'opérer sous un autre nom ou d'ajouter un qualificatif à votre nom, tel que "et associés".)
Vous n'avez pas non plus besoin d'enregistrer un nom d'entreprise si votre entreprise sera une société de personnes impliquée dans l'agriculture ou la pêche, ou si votre société, société de personnes ou raison sociale est déjà enregistrée au Nouveau Brunswick.
Enregistrement d'un nom commercial
La première étape de l'inscription d'une entreprise en Nouvelle-Écosse consiste à réserver votre nom de l'entreprise. Pour ce faire, vous devez soumettre le nom commercial que vous avez choisi et d'autres informations pertinentes au registre des sociétés par actions de la Nouvelle-Écosse, qui effectuera une recherche de nom. Si la recherche de nom aboutit (c'est-à-dire que le nom commercial est jugé approprié et distinctif), le nom commercial sera réservé à votre usage pendant 90 jours. En cas d'échec, vous devrez déposer une autre demande de réservation de nom et recommencer la procédure.
La Nouvelle-Écosse offre maintenant des services d'enregistrement en ligne des entreprises; vous pouvez soumettre votre demande de réservation de nom en ligne à Le registre des entreprises de la Nouvelle-Écosse. Si vous préférez, vous pouvez télécharger, imprimer et remplir le formulaire de demande de réservation de nom et l'apporter à n'importe quel Centre d'accès de la Nouvelle-Écosse ou l'envoyer au Registre des sociétés par actions de la Nouvelle-Écosse.
En plus de décider du nom commercial à soumettre, vous devez également décider du type de recherche de nom commercial à effectuer; vous pouvez effectuer une recherche de nom au Canada atlantique ou une recherche de nom à l'échelle du Canada. Si votre nom proposé commence par le mot « Canadien », le choix est fait pour vous; vous devez faire effectuer une recherche pancanadienne.
Pour savoir si votre nom commercial proposé est accepté ou non, vous pouvez appeler le 902-424-7770 (appuyez sur 1, puis 1, puis 4) après deux jours ouvrables. Si le nom commercial vous est réservé, rappelez-vous que vous n'avez que 90 jours pour enregistrer votre entreprise sous ce nom réservé.
Maintenant que vous êtes prêt à enregistrer votre entreprise, examinons le processus d'enregistrement des entreprises pour différentes formes d'entreprise.
Enregistrement d'une entreprise individuelle ou d'une société de personnes
L'enregistrement d'une entreprise individuelle ou d'une société de personnes est facile en Nouvelle-Écosse; En gros, tout ce que vous avez à faire est de remplir et de déposer le formulaire «Demande d'enregistrement d'un nom commercial, d'une entreprise individuelle ou d'une société en nom collectif en Nouvelle-Écosse» et de payer les frais appropriés. (Et rappelez-vous que vous n'êtes pas obligé d'enregistrer votre entreprise individuelle si vous allez exploiter votre entreprise uniquement sous votre nom.)
Vous pouvez télécharger le formulaire de demande d'inscription, l'imprimer, le remplir et l'apporter à n'importe quel centre d'accès de la Nouvelle-Écosse ou l'envoyer au Registre des sociétés mixtes de la Nouvelle-Écosse. Vous trouverez peut-être plus pratique de enregistrer votre entreprise individuelle en ligne.
Ne vous inquiétez pas car la "Demande d'enregistrement d'un nom commercial, d'une entreprise individuelle ou Partenariat en Nouvelle-Écosse » utilise le mot « partenariat » tout au long, au lieu de « seul propriété"; en Nouvelle-Écosse, une entreprise individuelle est définie comme « une société de personnes ». Si vous enregistrez un partenariat, il y a un espace sur le formulaire pour que tous les partenaires soient listés. Vous devrez également répertorier complètement les adresses de chaque partenaire et remplir les informations sur la société pour tout partenaire incorporé.
Il y a également un espace sur le formulaire pour les informations sur l'agent reconnu. Un agent reconnu est essentiellement une personne qui agit en tant que contact juridique pour votre entreprise.
Si vous êtes un résident de la Nouvelle-Écosse et que vous enregistrez une entreprise individuelle, vous n'avez pas besoin de nommer un agent reconnu. Cependant, si vous n'êtes pas un résident de la Nouvelle-Écosse et que vous enregistrez une entreprise individuelle, vous le faites.
Vous devez également nommer un agent reconnu si vous enregistrez un partenariat et que l'un de vos partenaires commerciaux vit à l'extérieur de Nova Scotia, s'il y a deux associés ou plus (en plus de vous), ou si vous enregistrez une société de personnes au nom d'une société à responsabilité limitée (une société).
L'agent reconnu que vous nommez doit résider en Nouvelle-Écosse. Il ou elle "recevra la correspondance officielle et... pourra se voir signifier, au nom de la société ou de la société, un bref, une assignation, un acte de procédure ou tout autre avis légal". Voici la Formulaire "Désignation d'Agent Reconnu".
Une fois que vous avez enregistré votre entreprise individuelle ou votre société de personnes, vous recevrez un certificat d'enregistrement, qui comprendra un Numéro d'entreprise (NE), attribué par l'Agence du revenu du Canada (ARC). Vous aurez besoin de votre numéro d'entreprise pour vous inscrire à tout compte de l'ARC, comme les comptes de paie ou de TPS/TVH.
Le certificat d'enregistrement de votre entreprise doit être renouvelé chaque année.
Obligations légales liées à l'enregistrement des entreprises en Nouvelle-Écosse
Notez que ce qui précède ne couvre que l'enregistrement du nom de votre entreprise. Lorsque vous démarrez une entreprise individuelle ou une société de personnes en Nouvelle-Écosse, vous devrez peut-être également:
- Ouvrez un compte de TPS/TVH pour percevoir et remettre la TVH (voir Inscrivez-vous à la TPS/TVH pour plus de détails)
- Enregistrez votre nouvelle entreprise auprès de votre municipalité (et payez la taxe d'occupation commerciale)
- Inscrivez-vous pour tout permis ou licence spécifique à faire des affaires dans votre industrie (Voir PerLE pour information)
- Préparez-vous à avoir des employés. Cela signifie penser à paie.
- Inscrivez-vous auprès de la Commission des accidents du travail de la Nouvelle-Écosse
Constitution en société en Nouvelle-Écosse
L'enregistrement de l'entreprise se produit automatiquement dans le cadre du processus de constitution en société si votre entreprise est initialement constituée en Nouvelle-Écosse.
Toutefois, si l'entreprise a déjà été constituée à l'extérieur de la Nouvelle-Écosse, vous devez avoir votre nom d'entreprise approuvé pour utilisation en Nouvelle-Écosse avant de pouvoir demander l'enregistrement d'une entreprise en tant que société. (Voir la première partie de cet article pour un aperçu du processus d'approbation du nom.) (Notez que si votre entreprise est constituée au Nouveau-Brunswick, vous n'avez pas besoin de l'enregistrer en Nouvelle-Écosse.)
Le registre des sociétés par actions de la Nouvelle-Écosse fait référence au processus de constitution d'une société qui n'est pas constituée ailleurs en tant que société à responsabilité limitée. Le processus de constitution d'une telle société est assez simple; vous rassemblez et remplissez tous les formulaires de constitution requis (ou demandez à un avocat de le faire) et vous les soumettez au registre des sociétés par actions, accompagnés des frais requis.
Certains des formulaires requis pour la constitution en société en Nouvelle-Écosse, mais pas tous, sont disponibles en ligne. Notez que vous devez également remplir et soumettre un Formulaire de nomination d'agent reconnu, car chaque société de la Nouvelle-Écosse doit avoir un agent reconnu.
Actuellement, l'incorporation en Nouvelle-Écosse coûte 454,75 $ (des frais d'incorporation de 336,40 $ plus des frais d'enregistrement d'entreprise de 118,35 $). Ces frais n'incluent pas les frais pour votre recherche de réservation de nom. De plus, vous devez renouveler votre incorporation chaque année, ce qui coûte 118,35 $.
Il faut environ 5 à 10 jours pour devenir incorporé en Nouvelle-Écosse.
Une entreprise qui est déjà constituée dans une province autre que la Nouvelle-Écosse (à l'exception du Nouveau-Brunswick, qui en est exempté), devra suivre la procédure de Enregistrement de société extra-provinciale. Cela signifie qu'après avoir fait approuver votre nom commercial en Nouvelle-Écosse, vous devez remplir et déposer les trois Formulaires de déclaration d'inscription extra-provinciale et le formulaire Nomination d'un agent reconnu.
Les signatures sur les formulaires de déclaration d'inscription extraprovinciale doivent être officiellement attestées; vous devrez les apporter à un centre d'accès de la Nouvelle-Écosse ou au greffe pour être assermentés par un commissaire aux serments ou les faire assermenter par un avocat, un notaire public ou un juge de paix.
Une fois cela fait, vous êtes prêt à soumettre vos formulaires et les frais requis au Registre des sociétés par actions. Actuellement, les frais standard pour l'incorporation extra-provinciale sont de 274,10 $ et doivent être renouvelés chaque année, ce qui coûte également 274,10 $. Les frais de constitution extraprovinciale d'une compagnie d'assurance, d'une banque, d'une société de prêt ou de fiducie sont plus élevés.
Enregistrement d'une société en Nouvelle-Écosse
L'incorporation n'est pas nécessaire pour enregistrer une société en Nouvelle-Écosse, mais vous pouvez incorporer votre organisation à but non lucratif, car la constitution en société peut offrir des avantages aux membres de la société, tels que des responsabilité. L'incorporation confère également à la société un statut juridique; une société est une entité juridique distincte qui peut faire des choses comme posséder des biens, par exemple.
Après avoir fait approuver le nom proposé de votre société (voir la première partie de cet article pour un aperçu du processus d'approbation du nom), vous devez compléter et remplir les six formulaires requis pour l'enregistrement d'une société en Nouvelle-Écosse, tels que les formulaires d'acte constitutif et de statuts de la société, qui sont tous disponibles en ligne.
Les signatures sur les formulaires devront être attestées par quelqu'un qui n'est pas l'un des abonnés originaux de votre société. Vous devrez également nommer un agent reconnu pour agir en tant que contact juridique pour la société, ce qui signifie que vous devrez remplir et soumettre un formulaire de nomination d'agent reconnu.
Une fois remplis, vous soumettrez les formulaires de la société au registre des sociétés par actions de la Nouvelle-Écosse, ainsi que les frais d'enregistrement requis de la société.
La réception du certificat d'inscription de votre société prendra environ 10 jours ouvrables après la réception de votre demande dûment remplie.
Chaque année, vous devrez envoyer au Registre des sociétés par actions une liste à jour des administrateurs de votre société, une copie des états financiers les plus récents de la société et des frais de renouvellement. La cotisation doit être payée le mois anniversaire de l'enregistrement de la société.
Et quelques bonnes nouvelles; contrairement aux sociétés, les sociétés qui sont constituées à l'extérieur de la Nouvelle-Écosse n'ont pas à s'enregistrer « à nouveau » auprès du Registre des sociétés par actions pour opérer en Nouvelle-Écosse.
