Lorsque vous écrivent une lettre commerciale, il est important d'inclure une salutation appropriée au début de votre lettre. Cela est vrai que vous envoyiez votre message par e-mail ou par la poste. L'utilisation d'une salutation appropriée donne le ton à votre lettre et montre au destinataire que vous comprenez les règles de base de l'étiquette commerciale.
Alors qu'un simple « Salut », « Bonjour » ou même « Hey » est approprié dans une correspondance informelle, une salutation plus formelle est appropriée lorsque vous envoyez un e-mail à propos d'un sujet lié aux affaires, comme un lettre de motivation, lettre de recommandation ou lettre de demande.
Voici une liste d'exemples de lettres de salutation qui conviennent à la correspondance commerciale et liée à l'emploi. Plus tard, nous expliquerons comment sélectionner et formater une salutation, ainsi que comment adresser une lettre à quelqu'un dont vous ne connaissez pas le nom.
Exemples de salutations de lettres commerciales
- Cher Mr Smith
- Chers madame et monsieur. Forgeron
- Cher M. White et Mme Smith
- Cher Dr Smith
- Cher juge Smith
- Chère Mme Jones
- Chère Jane Doe
- Cher Dr Haven
- Cher Dr et Mme. Havre
- Cher prénom (si vous connaissez bien la personne)
Toutes ces salutations commencent par le mot "cher". Bien que vous puissiez simplement commencer une lettre avec le nom de la personne, cela peut être mal interprété comme abrupt ou même grossier. Il est toujours prudent de commencer votre salutation par le mot "cher" dans une lettre commerciale.
Une exception est lorsque vous utilisez la salutation générale "À qui de droit", mais plus à ce sujet dans un instant.
Essayez de trouver une personne de contact
Cependant, avant d'utiliser une salutation générale (ou d'omettre une salutation), faites de votre mieux pour essayer de trouver le nom de la personne que vous contactez. Si vous postulez ou vous renseignez sur un emploi et que le nom du responsable du recrutement ne figure pas sur la liste des emplois, vous pouvez rechercher le titre de l'employeur ou du responsable du recrutement sur le site Web de l'entreprise. S'il y a un numéro de contact, vous pouvez également appeler et demander à un assistant administratif le nom du responsable du recrutement.
Si vous envoyez un autre type de lettre, vous pouvez toujours rechercher le nom de la personne sur le site Web de l'entreprise, ou parler à un assistant administratif ou à un contact de l'entreprise pour demander le nom de la personne que vous essayez de joindre.
Quand vous n'avez pas de personne de contact
Si vous n'avez pas de personne de contact au sein de l'organisation, vous pouvez soit omettre la salutation et commencer par le premier paragraphe de votre lettre, soit utiliser un salut général comme "À qui de droit". "To Whom It May Concern" est considéré comme obsolète, alors vérifiez les autres options avant de l'utiliser.
Salutations générales pour les lettres commerciales
- Cher responsable du service client
- Chère équipe du service client
- Cher responsable de recrutement
- Chère équipe de recrutement
- Cher Directeur des Ressources Humaines
- Cher Monsieur ou Madame
- Chère équipe
- À qui de droit
Lignes directrices pour les noms et titres
Utilisez M. ou Mme.
La salutation doit généralement utiliser le nom de famille de la personne, ainsi qu'un "M." ou "Mme." En général, évitez d'utiliser "Mme." ou "Mlle" à moins que vous ne soyez certain de la manière dont une femme destinataire souhaite être adressée. En cas de doute, utilisez par défaut "Ms."
- Chère Mme Smith
- Cher M. Jones
Quoi énumérer pour une personne titulaire d'un doctorat ou d'un diplôme en médecine
Si vous écrivez à quelqu'un qui a un doctorat ou un diplôme en médecine, utilisez la forme abrégée: "Dr." Cependant, pour les autres titres (tels que « professeur », « juge », « rabbin », etc.), écrivez le titre complet et mettez-le en majuscule. Par exemple, votre salutation dans une lettre à un juge serait « Cher juge Barnard ». Ou, si votre correspondance était avec un rabbin, vous pourriez écrire, "Cher Rabbi Williams."
- Cher Dr Hancock
- Cher juge Simona
Quoi lister pour plusieurs destinataires
Lorsque votre lettre est destinée à plusieurs personnes, écrivez tous leurs noms séparément, en les séparant par des virgules. Par exemple, "Cher M. Hobbes, Mme Luxe et M. Hopman." Pour les couples mariés, si une personne du couple a changé de nom, vous n'avez besoin d'utiliser le nom de famille qu'une seule fois. Par exemple, « Chers M. et Mme. Forgeron."
- Chère Mme Cicana, Dr Liberman et Mme Danes
- Chers madame et monsieur. Foyle
Quand vous ne connaissez pas le sexe
Parfois, le sexe d'une personne n'est pas clair à partir d'un nom - des noms comme "Corey" ou "Blake" sont à la fois des noms de femmes et d'hommes courants. Si tel est le cas, faites des recherches pour déterminer le sexe en effectuant une recherche sur LinkedIn ou sur le site Web d'une entreprise. Mais si cela reste ambigu, écrivez simplement le nom complet de la personne, en supprimant le titre. Par exemple, "Cher Corey Meyer".
- Cher Bailey Timmons
- Cher Rowan McDaniels
Comment formater une lettre de salutation
Suivez la salutation avec deux-points ou une virgule, un espace, puis commencez le premier paragraphe de votre lettre. L'utilisation des deux-points est l'option la plus formelle. Par exemple:
Cher Mr Smith:
[Premier paragraphe de la lettre.]
Vérifiez l'orthographe avant d'envoyer
Enfin, avant d'envoyer une lettre commerciale, assurez-vous absolument que vous avez correctement épelé le nom de la personne. Vérifiez l'orthographe sur le site Web de l'entreprise ou sur LinkedIn.
Pensez à demander à un ami de confiance de relire votre message avant de l'envoyer, en faisant particulièrement attention à l'orthographe des noms.
Points clés à retenir
- Lorsque vous rédigez une correspondance commerciale, commencez toujours votre message par une salutation formelle plutôt que décontractée: "Cher M. Jones" par opposition à "Salut". "Cher" doit toujours précéder le nom du destinataire, sauf dans les cas où vous ne pouvez pas trouver les informations de contact et devez utiliser "À qui de droit". Préoccupation."
- Si vous avez des doutes sur le nom, le sexe ou le titre professionnel de votre destinataire, recherchez ces informations en consultant son compte LinkedIn ou le site Web de son entreprise. Alternativement, il est également possible d'appeler le service des ressources humaines ou la réception de leur employeur et de demander ces informations.
- Confirmez que vous avez utilisé l'orthographe correcte du nom de votre correspondant en revérifiant son orthographe sur les sites de médias sociaux ou les pages Web de l'entreprise.
