Une lettre commerciale est un document formel souvent envoyé d'une entreprise à une autre ou d'une entreprise à ses clients, employés et parties prenantes, par exemple. Les lettres commerciales sont également utilisées pour la correspondance professionnelle entre particuliers.
Bien que le courrier électronique soit devenu la forme de correspondance la plus courante, les lettres commerciales imprimées sont toujours utilisé pour de nombreux types de correspondance importants et sérieux, y compris les lettres de référence, la vérification de l'emploi, offres d'emplois, et plus.
Rédiger une lettre commerciale efficace et raffinée peut être une tâche facile, tant que vous respectez les règles établies en matière de mise en page et de langue.
Sachez que votre destinataire lit régulièrement une quantité importante de correspondance et privilégiera les lettres bien exécutées, exemptes de fautes de frappe et de grammaire.
Ce qu'il faut inclure dans la lettre
Expliquez clairement le but de votre lettre à l'aide d'un langage simple et ciblé, en gardant le paragraphe d'ouverture bref. Vous pouvez commencer par « Je vous écris en référence à… » et à partir de là, ne communiquez que ce que vous devez dire.
Les paragraphes suivants doivent inclure des informations qui permettent à votre lecteur de bien comprendre votre ou vos objectifs, mais évitez les phrases sinueuses et les mots inutilement longs. Encore une fois, restez concis pour soutenir leur attention.
Si votre intention est de persuader le destinataire d'une manière ou d'une autre, que ce soit pour investir de l'argent, vous donner une référence, vous embaucher, vous associer à vous ou résoudre un problème, créez un argumentaire convaincant pour votre cause.
Si, par exemple, vous souhaitez que le lecteur parraine un événement caritatif, identifiez tout chevauchement avec les objectifs philanthropiques de son entreprise. Convainquez le lecteur que vous aider serait mutuellement bénéfique et vous augmenterez vos chances d'obtenir son soutien.
Sections d'une lettre commerciale
Chaque section de votre lettre doit respecter le format approprié, en commençant par vos coordonnées et celles de votre destinataire; salutation; le corps de la lettre; fermeture; et enfin, votre signature.
Vos coordonnées
- votre nom
- Ton poste
- Votre entreprise
- Votre adresse
- Ville (*): État (*): Code Postal
- Votre numéro de téléphone
- Votre adresse e-mail
La date
- La date à laquelle vous écrivez la correspondance
Coordonnées du destinataire
- Leur nom
- Leur titre
- Leur entreprise
- L'adresse de la société
- Ville (*): État (*): Code Postal
Le salut
- Utilisez "À qui cela peut concerner" si vous ne savez pas précisément à qui vous vous adressez.
- Utilisez le formel salutation "Cher M./Mme/Dr. [Nom de famille] », si vous ne connaissez pas le destinataire.
- Utilisez « Cher [Prénom] » uniquement si vous avez une relation informelle avec le destinataire.
Le corps
- Utilisez des lignes à simple interligne avec un espace supplémentaire entre chaque paragraphe, après la salutation et au-dessus de la fermeture.
- Justifiez à gauche votre lettre (contre la marge de gauche).
Salutation de clôture
Limitez votre dernier paragraphe à deux phrases. Réitérez simplement la raison pour laquelle vous écrivez et remerciez le lecteur d'avoir pris en compte votre demande. Quelques bonnes options pour votre fermeture inclure:
- Respectueusement vôtre
- Cordialement
- Chaleureusement
- Avec respect
Si votre lettre est moins formelle, envisagez d'utiliser :
- Tous mes vœux
- Meilleur
- Merci
- Salutations
Votre signature
Écrivez votre signature juste en dessous de votre fermeture et laissez quatre espaces simples entre votre fermeture et votre tapé le nom complet, le titre, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail et toute autre information de contact que vous souhaitez inclure. Utilisez le format ci-dessous:
Votre signature manuscrite
Nom complet tapé
Titre
Assurez-vous que rien n'a été manqué
Une bonne règle de base est de relisez votre correspondance deux fois puis demandez à un collègue de l'examiner pour s'assurer que rien n'a été oublié.
Modèle de lettre commerciale
Vous pouvez utiliser cet exemple de lettre commerciale comme modèle et télécharger le modèle (compatible avec Google Docs et Word Online) pour la version texte ci-dessous.
Exemple de lettre commerciale (version texte)
Linda Lau
Université d'État du Nord
123, rue Principale
Anytown, Californie 12345
555-555-5555
[email protected]
5 mars 2020
Oscar Lee
Rédacteur en chef
Graphisme et conception d'Acmé
123, chemin des affaires.
Ville d'affaires, Californie 54321
Cher Monsieur Lee,
Je voudrais vous inviter à assister à notre prochain événement de réseautage d'emploi du département des arts libéraux. L'événement aura lieu l'après-midi du 1er mai 2020. Nous souhaitons offrir à nos aînés finissants l'occasion de rencontrer des chefs d'entreprise de la région qui pourraient être à la recherche de nouvelles recrues titulaires d'un diplôme en arts libéraux.
L'événement aura lieu au Cox Student Center de la Northern State University et durera environ deux à trois heures. Si vous souhaitez assister ou envoyer un représentant de l'entreprise pour rencontrer nos étudiants, veuillez m'en informer dès que possible et je pourrai vous réserver une table.
Merci pour votre temps et j'espère avoir de vos nouvelles bientôt.
Avec respect,
(signaturelettre papier)
Linda Lau
Président du département des arts libéraux
Exemple de signature d'e-mail
Si vous envoyez une lettre par e-mail, votre signature sera légèrement différente. Plutôt que d'inclure vos coordonnées dans l'en-tête de la lettre, indiquez-les sous votre signature. Par exemple:
Envoi d'une lettre commerciale par e-mail
Cordialement,
Prénom nom de famille
Titre
Votre adresse
Votre numéro de téléphone
Votre adresse e-mail
Expliquez pourquoi vous envoyez le message. Incluez le sujet sur lequel vous écrivez dans la ligne d'objet de l'e-mail, afin que le lecteur sache clairement pourquoi vous envoyez le message.
Conseils pour rédiger une lettre commerciale
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