Comment rédiger une lettre d'accompagnement efficace pour une proposition de subvention

Bien que les parties principales de votre proposition de subvention prendra la plupart de votre temps et de votre énergie, ne négligez pas votre lettre de motivation. L'attention portée aux points les plus subtils de l'assemblage du dossier de proposition peut faire ou défaire une demande de financement. Ne désactivez pas votre bailleur de fonds avec une lettre de motivation bâclée.

Mim Carlson et Tori O'Neal-McElrath, auteurs de Gagner des subventions, étape par étape, souligner que la lettre de motivation doit:

• Présentez votre organisation à la bonne personne.
• Assurez le bailleur de fonds que ce projet a le soutien de votre Conseil d'administration.
• Indiquez ce que vous demandez - combien et pour quoi.

Quand incluez-vous une lettre de motivation?

Utilisez une lettre de motivation pour les propositions aux entreprises et aux fondations, mais pas pour les demandes de subventions fédérales ou étatiques. Ces bailleurs de fonds ne veulent que ce qu'ils demandent, et ils demandent rarement une lettre de motivation.

Attributs d'une bonne lettre de motivation

Votre lettre de motivation doit:

• Soit bref
• Allez vite à l'essentiel
• Ne répète pas les informations contenues dans la proposition
• Dites au lecteur à quel point vous comprenez le bailleur de fonds et comment votre subvention répond aux exigences du bailleur de fonds

Beverly A. Browning, l'auteur de Grant Writing pour les nuls, suggère que vous écriviez la lettre d'accompagnement après avoir terminé l'ensemble de la proposition et lorsque vous êtes d'humeur à réfléchir. Brownin dit:

"Alors que vous considérez votre grande réalisation (la demande de financement terminée), laissez le côté créatif de votre votre cerveau s'active et reliez vos sentiments d'accomplissement à la personne qui vous aidera à concrétiser vos projets vrai."

Formater votre lettre de motivation

1. Utilisez le papier à en-tête de votre organisation. Mettez la même date sur la lettre d'accompagnement qui se trouve sur la demande de subvention dûment remplie. C'est la date à laquelle vous enverrez la proposition de subvention au donateur. L'utilisation de la même date rend tous les documents de votre dossier de proposition cohérents.
2. Pour l'adresse interne (en haut de la lettre), utilisez le nom et le titre de la personne-ressource de la fondation ou de l'entreprise, suivis du nom, de l'adresse, de la ville, de l'état et du code postal de la source de financement. Vérifiez ces informations avec un appel téléphonique ou un e-mail. Ces informations changent fréquemment, alors assurez-vous d'avoir le nom et l'adresse actuels.
3. Dans votre salutation, utilisez "Cher" suivi du titre personnel (M., Mme, Mme, Dr, Messieurs, etc.), suivi du nom de famille. Il est essentiel que vous adressiez la lettre à une personne en particulier. Appelez la fondation ou le siège social pour vous assurer que vous avez la bonne personne et le bon titre personnel. Ces détails peuvent sembler sans importance, mais ils comptent.
4. Votre premier paragraphe doit être court et ciblé. Présentez votre organisation (son nom légal, qui sera votre raison sociale) et dites au bailleur de fonds combien d'argent vous demandez et pourquoi. Incluez une phrase ou deux sur ce que fait votre organisation, puis incluez un point basé sur la recherche qui montre que ce que fait votre organisation est nécessaire.
5. Rédigez un ou deux paragraphes plus brefs. Indiquez l'objectif de votre projet et comment il s'inscrit dans la mission ou les priorités de financement du bailleur de fonds. Incluez le fait que votre conseil d'administration appuie pleinement le projet.
6. Terminez votre lettre par un paragraphe récapitulatif. Ajoutez ce que ce partenariat de financement peut signifier pour le public cible de votre projet. Vous pouvez également inclure une invitation à visiter le site.
7. Utilisez une conclusion telle que "Sincèrement".
8. La lettre doit être signée par le directeur général ou le président du conseil, ou les deux. Sous la signature, saisissez le prénom, l'initiale du deuxième prénom, le nom de famille et la fonction du signataire. Bien que le directeur général ou le président du conseil d'administration doive signer la lettre, incluez les coordonnées de la personne la mieux placée pour répondre aux questions à la fin du dernier paragraphe.
9. Au bas de la lettre, incluez le mot "ENCLOSURE" (en majuscules).

Combien de temps la lettre de motivation doit-elle être?

Limitez votre lettre de motivation à une page avec trois ou quatre paragraphes. Cela devrait être une lecture rapide.

Le ton et les détails de votre lettre de motivation peuvent varier selon que vous avez été invité ou non à soumettre une proposition complète après avoir envoyé un Lettre d'enquête (LOI), ou si ce projet est la première approche de votre organisation à cette fondation particulière.

Exemple de lettre de motivation

Mary Smith, Ph.D.

Chargé de programme.

Fondation communautaire.

4321 Voie Commune.

Une ville, YZ 55555.

Cher Dr Smith:

Le Some City Senior Center demande respectueusement une subvention de 50 000 $ pour notre projet pilote de sensibilisation de la communauté latino-américaine.

En tant que plus grand centre pour personnes âgées de n'importe quel comté, desservant plus de 450 personnes âgées chaque jour, nous sommes conscients de l'évolution démographique de notre zone de service. Et nous nous engageons à développer et à adapter notre centre pour répondre aux besoins émergents. Le projet pilote de sensibilisation de la communauté latino-américaine pour les aînés nous permettra de piloter un effort d'un an pour déterminer si notre centre peut effectivement:

Fournir un accès complet aux services de santé et sociaux aux personnes âgées des communautés latino-américaines desservies par notre centre, et.

Augmenter et intégrer pleinement les compétences culturelles du conseil d'administration, du personnel et des bénévoles du Some City Senior Center.

Notre conseil d'administration est enthousiasmé par ce programme et impatient de le lancer afin que nous puissions devenir le centre le plus inclusif et culturellement compétent pour les personnes âgées dans toutes nos communautés qui en ont besoin prestations de service. Si nous constatons à la fin de notre année pilote que ce programme est, en fait, un succès, notre conseil s'est engagé à inclure un partie des dépenses annuelles du projet dans notre budget de fonctionnement annuel afin que le programme devienne une partie intégrante de notre noyau prestations de service.

Grâce à ce projet, le centre deviendra la principale référence donnée par Health Access Latinos, les familles de n'importe quel comté et trois cliniques communautaires dans un rayon de quinze milles de notre centre. Nous accepterons également les références d'aînés hispanophones de tout autre organisme communautaire dans notre zone de service immédiate.

Merci d'avoir pris en compte notre demande. Je ferai un suivi avec vous la semaine prochaine pour répondre à toutes vos questions, ainsi que pour savoir si nous pourrions vous rencontrer pour discuter des mérites de notre proposition. En attendant, si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter Connie Jones, notre directrice du développement, au (555) 555-5555, x555, ou [email protected].

Sincèrement,

Jeanne Belle.

Directeur exécutif.

ENCEINTE.

*Lettre réimprimée (avec modifications) avec la permission de Winning Grants, Step by Step, Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008.

Erreurs à éviter dans votre lettre de motivation

1. Ecrire trop.  Une lettre de motivation n'est pas une thèse, ni une proposition complète. Soyez bref et concis Conseil: Demandez à quelqu'un d'autre de le lire. Le comprennent-ils?
2. Utiliser de grands mots. Si vous avez fait des études supérieures, vous avez appris à écrire de manière compliquée. Ne fais pas ça ici. Vous n'essayez pas d'impressionner quelqu'un avec votre érudition. Vous voulez seulement exposer votre cas le plus naturellement possible. Si vous ne savez pas quand vous compliquez trop votre écriture, utilisez une application telle que Hemingway. Il vous dira quand vos phrases sont difficiles à lire et quand vous êtes trop verbeux.
3. Faire des erreurs de grammaire. Si vous n'êtes pas sûr de votre grammaire, ne prenez pas de risques. Utilisez la vérification grammaticale dans WORD et exécutez également votre brouillon via une application telle que Grammaire. Il existe une version gratuite, mais la version payante va bien au-delà de la vérification grammaticale nécessaire.

Faites ressortir votre lettre de motivation

C'est triste à dire, mais votre proposition de subvention peut être parmi les centaines ou les milliers qu'une fondation typique verra au cours d'une année moyenne. Votre lettre de motivation peut faire la différence pour passer à la prochaine étape vers le financement. Mais comment pouvez-vous le faire ressortir?

La lettre d'accompagnement ne serait pas appropriée pour un histoire d'un client, même si vous devez avoir une histoire pour d'autres parties de votre proposition, telles que la description du problème. Incluez un paragraphe expliquant pourquoi votre organisation est celle qui peut le mieux accomplir cette mission. Sondez vos organisations compétitives et évaluez comment et où vous excellez. Cela peut être dû à la force de votre personnel et de vos bénévoles, à votre expérience avec ce problème particulier ou au soutien communautaire dont vous bénéficiez.

Vous n'avez pas besoin de mentionner les noms des concurrents ou de les critiquer. Mettez simplement en valeur vos atouts. Ce serait un bon moment pour consulter les autres autour du bureau. Rassemblez quelques personnes et réfléchissez à la façon dont votre organisation à but non lucratif excelle.

Fondamentalement, la lettre d'accompagnement doit être évolutive, facile à lire et obliger le lecteur à adopter une proposition plus large. Ne placez aucun obstacle sur le chemin du lecteur qui pourrait le dissuader de poursuivre sa lecture.