Vous travaillez sur un projet? Ou ce que vous faites fait-il partie des opérations quotidiennes de votre entreprise? Les deux sont nécessaires dans une organisation et sont également valables, mais cela aide à comprendre sur quoi vous travaillez afin que vous puissiez mieux voir où cela s'intègre dans la stratégie globale.
Il existe cinq différences principales entre le travail de projet et le travail habituel (souvent abrégé en BAU). Avec ces directives à l'esprit, il devrait être facile de voir si vous travaillez sur des projets ou sur des travaux BAU, ou les deux.
Limité dans le temps vs. En cours
Les projets ont une date de début, de milieu et de fin, et sont un événement ponctuel. C'est le cycle de vie du projet. En fait, la caractéristique la plus déterminante d'un projet est qu'il a une fin. Le chef de projet et l'équipe travaillent sur le projet pendant cette période. À la fin, l'équipe est généralement dissoute.
BAU est en cours. Vous pouvez, bien sûr, fermer une fonction ou arrêter un processus s'il n'est plus nécessaire pour l'entreprise, mais même cela se fait généralement en tant que projet. Une fonction BAU produit un travail continu sans date de fin prévisible.
Changemakers vs. Changer les identifiants
Il y a une différence dans la façon dont le changement est géré dans le projet et le travail BAU. Les équipes BAU identifient le besoin de changement et les équipes de projet mettent en œuvre ce changement.
Parce que les équipes BAU dirigent l'entreprise, elles sont également les premières à savoir quand les processus existants ne fonctionnent pas et ne sont plus utiles. Lorsque cela se produit, ils identifient le besoin de changement.
Un gestionnaire, dans le cadre d'un examen stratégique, peut suggérer les changements à apporter pour qu'une unité atteigne ses objectifs. Ou, un membre de l'équipe peut faire une suggestion de changement. À l'autre extrémité du spectre, vous pouvez avoir une analyse de rentabilisation complète produite par un cadre supérieur pour apporter les changements nécessaires pour aider sa division à atteindre ses objectifs annuels. Ceux qui travaillent dans des rôles BAU peuvent également réaliser que le changement est essentiel en raison de changements dans le cadre réglementaire ou dans le cadre du paysage concurrentiel de l'organisation.
Les équipes de projet aident à mettre en œuvre tous ces changements nécessaires. Les projets apportent des changements vers et via les fonctions BAU en utilisant la gestion de projet. Cela se produit généralement une fois que le projet a fait l'objet d'un processus d'analyse de rentabilisation et d'approbation par la haute direction.
Gérer vs. Atténuation des risques
Pour que les fonctions habituelles soient efficaces, vous constaterez que les équipes BAU cherchent à atténuer tous les risques pour les opérations. Ils s'efforcent d'éliminer l'incertitude des affaires pour une meilleure stabilité organisationnelle et des processus reproductibles.
De par leur nature même d'être uniques et incertains, les projets nécessitent un élément de risque. L'entreprise fait un petit saut dans l'inconnu simplement en réalisant un projet car elle introduit des changements et fournit quelque chose qui n'existait pas auparavant.
Les équipes de projet abordent donc le risque d'une manière différente de celle des équipes BAU. Les chefs de projet cherchent à gérer les risques, qu'ils soient positifs ou négatifs, pour obtenir les meilleurs résultats. Cela pourrait inclure l'atténuation des risques pour essayer de limiter la probabilité que cela se produise, mais cela inclut également d'autres stratégies de gestion des risques.
Capitaliser vs. Ne pas capitaliser les coûts
Les projets peuvent généralement être capitalisés, et souvent BAU ne peut pas l'être puisque vous comptez sur les dépenses d'exploitation pour votre travail en cours comme d'habitude. En d'autres termes, les traitements comptables des projets et des autres tâches sont différents.
Le financement de projet concerne souvent la mise en service d'un actif, ce qui signifie que les coûts peuvent être capitalisés. Dans certains cas, selon l'endroit où vous vous trouvez dans le monde et vos réglementations comptables locales, vous pouvez même prendre les coûts du projet en dessous de la ligne.
Les coûts BAU sont normalement considérés comme des dépenses d'exploitation et sont suivis dans les comptes de profits et pertes de l'entreprise.
Le financement de projets et le financement d'entreprises, en général, est un domaine très spécialisé, il est donc toujours préférable de prendre conseil de vos experts financiers avant de porter des jugements sur ce qui devrait et ne devrait pas être capitalisé dans votre organisation. Les règles comptables varient selon les pays, et même selon l'organisation où les entreprises individuelles ont des processus et des façons de faire particuliers.
Interfonctionnel vs. Equipes fonctionnelles
Enfin, il y a une grande différence dans la composition des équipes projet et BAU. Les projets ont tendance à impliquer des équipes multidisciplinaires d'experts réunis pour fournir un résultat particulier.
Les équipes de projet sont composées de personnes remplissant des rôles particuliers. Ce ne sont pas des titres de poste, mais des postes au sein du projet avec des responsabilités distinctes. Les rôles principaux dans une équipe projet sont:
- Commanditaire de projet
- Chef de projet
- Fournisseur principal (l'organisation responsable de l'exécution du travail, qui peut être une équipe interne comme le service informatique ou un sous-traitant ou un fournisseur externe)
- Client (il peut s'agir d'un client interne tel qu'un autre responsable de service ou, dans une organisation de services client, le client pour lequel vous réalisez le projet)
- Experts en la matière (personnes intégrées à l'équipe soit pour la durée du projet, soit pour une partie de celui-ci, qui utilisent leur expertise pour contribuer à la réussite du projet).
Le travail du BAU, quant à lui, est géré par des équipes fonctionnelles. Ce sont des experts à part entière mais regroupés en division. Il y a normalement moins de chevauchement interfonctionnel avec d'autres départements, et ils auront des objectifs définis et une vision du rôle que le département joue dans l'entreprise. Un exemple serait une équipe de service client qui travaille dans le cadre d'une plus grande division de service client qui gère les appels et les e-mails des clients concernant votre produit.
Il peut y avoir des chevauchements car des personnes des équipes BAU sont appelées à participer à des équipes de projet.
BAU et conflits de projet
Le travail de projet et le travail BAU peuvent bien se côtoyer, mais il peut souvent y avoir des tensions. Cela arrive parce que les projets essaient de changer le statu quo.
Deuxièmement, lorsque vous demandez à des personnes de rejoindre votre équipe de projet, elles peuvent souffrir d'un conflit de loyauté. Leur première responsabilité est-elle leur travail quotidien ou le projet? Des objectifs clairs et un engagement fort envers le projet de la part de la direction peuvent aider ici, tout en gardant les lignes de communication ouvertes afin qu'ils sachent quelles devraient être les priorités.
Troisièmement, le maintien de l'activité est toujours la priorité. Cela a une implication pour les équipes de projet qui pourraient voir leur financement réduit, les ressources clés renvoyées à BAU les rôles et les échéanciers sont retardés parce que le maintien des opérations quotidiennes de l'organisation est difficile se concentrer.
