Compétences importantes pour les emplois de bureau

Le travail de bureau garantit le bon fonctionnement et l'efficacité d'un bureau. Cela implique les tâches administratives quotidiennes d'un bureau, telles que répondre au téléphone, planifier des rendez-vous, envoyer des télécopies et classer des documents.

Les compétences de bureau et administratives sont utiles pour presque tous ceux qui travaillent dans un bureau. La plupart des employés doivent faire au moins du travail de bureau. Par conséquent, ces compétences sont importantes quel que soit votre titre de poste officiel. Les commis de bureau et les secrétaires doivent avoir des compétences de bureau particulièrement solides. Les employés occupant ces postes effectuent la majorité des tâches quotidiennes d'un bureau.

Types d'emplois de bureau

Alors que certaines personnes utilisent ces titres de poste de manière interchangeable, les commis de bureau et les secrétaires diffèrent des adjoints administratifs. Les assistants administratifs ont souvent besoin d'un diplôme universitaire et se voient confier plus de responsabilités, notamment la conduite de projets et parfois la gestion d'équipes.

En revanche, les commis et les secrétaires n'ont généralement pas besoin d'une formation approfondie au-delà d'un diplôme d'études secondaires (bien qu'il existe des programmes d'enseignement supérieur axés sur le travail de bureau et de secrétariat). Les commis et les secrétaires gèrent les opérations quotidiennes d'un bureau mais n'ont généralement pas de responsabilités de gestion.

Les commis et les secrétaires travaillent dans une variété d'industries, y compris la finance, les affaires, la médecine, le gouvernement et le droit. Certains de ces postes nécessitent des compétences spécifiques. Cependant, certaines compétences de base sont nécessaires pour presque tous les postes d'assistant administratif et de bureau.

Meilleures compétences de bureau

La liste ci-dessous décrit les compétences de bureau que les employeurs recherchent chez les candidats à l'emploi. On y trouve une liste détaillée des cinq compétences de bureau les plus importantes, ainsi que des listes supplémentaires de compétences administratives connexes.

Attention au détail

Le travail de bureau implique de prêter attention aux détails quotidiens d'un bureau - des choses que d'autres personnes pourrait ignorer, comme répondre et suivre les e-mails, suivre les rendez-vous et réviser documents. En tant que commis ou secrétaire, il est important de se concentrer sur ces détails et de ne rien laisser passer entre les mailles du filet. Par exemple, les commis doivent examiner les documents à la recherche de fautes de frappe ou d'erreurs avant de les envoyer aux parties prenantes.

• Écoute active
• Analytique
• Diligence
• Identification du risque
• Faire des préparatifs de voyage
• Observation
• Organisation
• Planification
• Priorisation
• Résolution de problème
• Raisonnement
• Tenue de registres
• Prise de rendez-vous
• Gestion du temps
• Dactylographie

Communication

Les employés de bureau doivent avoir de solides compétences en communication écrite et orale avec les supérieurs, les collègues et les clients. Ils répondront généralement au téléphone, rédigeront des mémos, enverront des e-mails et accueilleront les clients et les clients. Ils doivent être capables de parler et d'écrire clairement et efficacement, et d'une manière facile à comprendre. Les commis et les secrétaires communiquent quotidiennement avec de nombreuses personnalités différentes, sachant donc comment communiquer efficacement avec ses collègues fera la différence entre une carrière à long terme et à court terme un.

• Répondre aux téléphones
• Communication
• Correspondance
• Service client
• Déléguer
• E-mail
• Télécopie
• Réception
• Compétences linguistiques
• Écoute
• Communication orale
• Relecture
• Travail en équipe
• Communication écrite

Compétences informatiques

De nos jours, les compétences en informatique sont essentielles pour tout travail de bureau. Les commis et les secrétaires doivent être des dactylographes rapides et précis. Ils sont également généralement tenus de saisir des données, ils doivent donc être familiarisés avec Microsoft Excel et d'autres logiciels de saisie de données. Ils doivent également être familiarisés avec d'autres logiciels Microsoft Office, tels que Word et PowerPoint. Toute compétence informatique supplémentaire, telle que la capacité de concevoir ou d'éditer des pages Web, serait considérée comme un gros plus.

• Comptes payables/recevables
• La saisie des données
• Gestion de données
• Visualisation de données
• Maîtrise de la base de données
• PAO
• Calendriers numériques (Google, Outlook, etc.)
• Communication par e-mail
• Microsoft Office
• Machines de bureau
• Feuilles de calcul
• Dactylographie
• Traitement de texte

Numératie

Le travail de bureau implique le calcul, ce qui nécessite des compétences mathématiques de base pour comprendre les informations numériques. Certains commis sont chargés, dans une certaine mesure, de la tenue de livres et/ou de la comptabilité d'une entreprise, entre autres tâches numériques. Les commis capables d'assumer ces fonctions rapidement et efficacement s'épanouiront dans ces rôles. Si vous n'êtes pas un grand mathématicien, ne vous inquiétez pas. Assurez-vous simplement d'avoir des compétences de base en mathématiques et une pensée analytique.

• Comptabilité
• Précision
• Arithmétique
• Calcul
• Facturation
• Tenue de livre compte
• Budgétisation
• Analyse des données
• Estimation
• Frais
• Pensée logique
• Organiser les informations
• Feuilles de calcul
• Technologie
• Comprendre les tendances
• Peser différentes options

Organisation

Les commis et les secrétaires doivent être organisés car ils sont chargés d'assurer le bon fonctionnement du bureau. Leurs tâches consisteront à suivre l'horaire de l'employeur, à répondre aux courriels et aux appels téléphoniques et à conserver les dossiers.

Avoir de solides compétences organisationnelles vous permettra de mener à bien ces tâches efficacement. Il sera utile de faire le point sur les domaines dans lesquels vous êtes organisé et sur quoi vous devriez travailler. Par exemple, écrire des tâches et des choses à retenir sur des notes autocollantes est un moyen de s'assurer que rien n'est oublié.

• Évaluation
• Collaboration
• Prise de décision
• Délégation
• Distribution du courrier
• Documenter
• Efficace
• Dépôt
• Gestion
• Multitâche
• Gestion de bureau
• Surveillance
• Photocopie et assemblage
• Organisation physique
• Planification
• Prioriser
• Tenue de registres
• Tri
• Gestion du temps

Résolution de problème

Être un bon résolveur de problèmes est essentiel pour s'acquitter efficacement des fonctions de bureau et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent. Selon l'étendue de votre rôle, vous devrez résoudre des problèmes avec les clients, entre collègues ou des pépins techniques. Le faire en temps opportun tout en restant calme sous la pression garantira le meilleur résultat à chaque fois.

• Écoute active
• Adaptabilité
• en cours d'analyse
• Communication
• La pensée créative
• Esprit critique
• Les plaintes des clients
• Prise de décision
• Déléguer
• Compétences émotionnelles
• Interpersonnel
• Pondération
• Résilience
• Gestion des risques
• Dépannage technique

Ingéniosité

En tant que commis, être capable de s'adapter vous aidera à prospérer dans un environnement en évolution rapide. Vous devrez faire le travail pendant les périodes de changement et être une ressource fiable pour vos collègues. Pour le faire efficacement, il faudra une gamme de compétences, allant du multitâche et de la pensée critique à l'ouverture d'esprit. Il peut y avoir des cas où votre patron ou un supérieur n'est pas en mesure de vous aider à résoudre les problèmes. Si vous avez la capacité de travailler de manière autonome sous pression, vous serez un employé hors pair.

• Sens administratif
• La pensée créative
• La flexibilité
• Traitement des demandes
• Indépendance
• Suivi de l'inventaire du bureau
• Multitâche
• Ouverture d'esprit
• Persistance
• Photocopie/numérisation
• Proactif
• Résolution de problème 
• Recherche
• Autodiscipline

Compétences non techniques importantes

En plus de ces cinq principales compétences de bureau, les meilleurs employés de bureau possèdent également des compétences non techniques qui sont souvent des traits de personnalité innés plutôt que des compétences acquises.

Ceux-ci incluent de solides compétences interpersonnelles, le travail d'équipe, la flexibilité, la fiabilité, l'adaptabilité et la créativité. Ce sont des caractéristiques essentielles pour les gestionnaires de bureau, les réceptionnistes, les assistants personnels, les assistants de bureau et les assistants de direction.