Le suivi et la facturation du temps aux clients est une partie importante du travail dans un cabinet d'avocats. Les partenaires, associés, parajuristes, personnel de soutien au contentieux, et d'autres chronométreurs facturent leur temps par tranches de six, dix ou quinze minutes, selon la politique de l'entreprise et les directives du client. Si vous omettez de facturer votre temps, l'entreprise ne peut pas facturer le client et l'entreprise n'est pas payée. Ainsi, savoir comment facturer le temps dans un cabinet d'avocats est important pour votre succès et celui de votre cabinet.
À mesure que les frais juridiques augmentent, les clients sont devenus plus soucieux des coûts et de la technologie. Par conséquent, les clients examinent frais juridiques plus étroitement et employant une variété d'applications de base de données pour trier et analyser électroniquement les données de facturation. Une tendance croissante à la facturation électronique (factures électroniques) a soumis les factures légales à un examen, des négociations et des litiges accrus.
Que vous débutiez dans la facturation du temps ou que vous soyez un ancien chronométreur, les conseils ci-dessous peuvent vous aider à créer des entrées de temps rapides, exactes et précises.
Créer des descriptions de facturation détaillées
Les descriptions de tâches détaillées sont un élément fondamental d'une facture bien rédigée. Il est important que la description de vos efforts contienne suffisamment de détails pour permettre à l'examinateur d'évaluer la nature et le mérite de la tâche.
Trouver le bon équilibre entre brièveté et détail peut être délicat. Une description de tâche trop longue et trop verbeuse augmente l'ambiguïté et dilue la compréhension. Une description trop succincte rend difficile l'évaluation de la pertinence de la tâche effectuée et du temps consacré. Par exemple, des phrases superficielles telles que "examen de dossier ;" « préparation au procès » et « examen des documents » ne font pas grand-chose pour raconter l'histoire de ce que vous avez fait et pourquoi vous vous êtes engagé dans une tâche particulière. Au lieu de « examen des documents », une description meilleure et plus précise est « Examen de la deuxième série d'interrogatoires du demandeur ».
Évitez la facturation groupée
La facturation en bloc est la pratique consistant à répertorier un groupe de tâches dans un résumé de bloc sous une seule entrée de temps. Par exemple: « Rédiger des demandes d'interrogatoire; conférence téléphonique avec le Dr Brown concernant: rapport d'expert; résumer la déposition de M. Smith; examiner et réviser la correspondance avec l'avocat de la partie adverse. 7,3 heures.
Les clients reconnaissent la facturation groupée comme une stratégie pour dissimuler l'inefficacité. De plus, de nombreux tribunaux n'autorisent pas la facturation groupée car elle entrave le remboursement effectif des honoraires d'avocat à la suite d'un jugement. Une méthode de facturation plus efficace consiste à détailler chaque activité indépendante et son temps correspondant.
Enregistrer l'heure rapidement
Enregistrer votre temps immédiatement après avoir terminé une tâche est le meilleur moyen d'assurer l'exactitude. Tenter de reconstituer les activités d'une journée (ou d'une semaine ou d'un mois) après coup est difficile et encourage le "remplissage" du temps, qui est la pratique consistant à gonfler le temps réel passé sur une tâche pour combler les lacunes de temps.
Vous trouverez peut-être peu pratique d'entrer chaque tâche dans votre logiciel de chronométrage au moment où vous l'avez terminée. Par conséquent, il est sage de développer un système d'enregistrement du temps qui encourage un chronométrage rapide. Certains chronométreurs dictent chaque tâche immédiatement après l'avoir effectuée et la font transcrire à la fin de la journée. D'autres trouvent plus facile de tenir un carnet de temps, d'enregistrer chaque tâche à la main puis de la saisir, ou de la faire saisir par une secrétaire, à la fin de la journée, de la semaine ou de la période de facturation.
Souvenez-vous de votre public
Comme tout document que vous préparez pour la révision d'un autre, il est important de garder votre public à l'esprit lors de l'enregistrement des entrées de temps. Vous connaissez peut-être la personne qui examine vos factures, comme l'avocat interne affecté au dossier. Comprenez, cependant, que l'examen peut ne pas s'arrêter là. Dans de nombreux cas, une facture est traitée par un certain nombre de personnes à différents niveaux à l'intérieur et à l'extérieur la société, y compris les professionnels du droit, les comptables de la société cliente et les tiers auditeurs. Lors de l'enregistrement de votre temps, il est préférable d'éviter les abréviations, l'argot et le jargon complexe. Utilisez une terminologie juridique concise, mais gardez à l'esprit que vos feuilles de temps peuvent être révisées par des personnes qui ne sont pas formées en droit.
Familiarisez-vous avec les politiques de facturation des clients
Chaque client a ses propres politiques et procédures de facturation. Ces politiques sont souvent contenues dans la lettre de mission ou de rétention du client. Ces politiques de facturation peuvent énoncer des limites de dotation en personnel, des directives budgétaires, des politiques de décaissement et des directives spécifiques de comptabilisation du temps. En prenant connaissance des règles de base dès le départ, vous pouvez rendre compte de votre temps de manière plus responsable et répondre aux attentes des clients.
Les entreprises clientes utilisent de plus en plus la facturation à la tâche. La facturation basée sur les tâches suit la facturation d'un cabinet par tâche de litige. Chaque activité de fond se voit attribuer un code informatique présélectionné par le client. La facture codée est ensuite triée et analysée électroniquement, permettant une analyse approfondie d'une facture. Une partie de la familiarisation avec les politiques de facturation des clients consiste à apprendre et à appliquer correctement la myriade de codes de facturation spécialisés basés sur les tâches et uniques à chaque client.
