Souvent confondu avec une secrétaire ou adjointe administrative, les gestionnaires de bureau dans de nombreuses entreprises opèrent à un niveau élevé avec l'un des emplois les plus difficiles de l'entreprise. Les chefs de bureau dirigent et travaillent généralement en étroite collaboration avec d'autres chefs de service pour créer un environnement de travail sain.
Ceux qui cherchent à embaucher un directeur de bureau vont être sélectifs. Si vous désirez ce type de travail, vous pouvez améliorer vos chances d'être embauché en sachant quelles compétences et expériences mettre en avant lors du processus de candidature et d'entretien.
De quelles compétences avez-vous besoin pour être un gestionnaire de bureau?
Les responsables de bureau sont responsables du bon fonctionnement de l'ensemble du bureau ou du complexe de bureaux. Cela pourrait inclure des tâches telles que la gestion et la supervision d'un ou plusieurs adjoints administratifs.
Les gestionnaires de bureau n'ont généralement pas besoin d'une formation spécialisée, mais ils ont besoin de beaucoup d'expérience pertinente et de compétences bien développées dans les rôles administratifs et de gestion.
Tous les postes de gestionnaire de bureau ne nécessitent pas exactement les mêmes compétences. Tout dépend du nombre d'assistants de bureau que vous devez superviser, du nombre de personnes qui utilisent le bureau que vous gérerez et des types de logiciels et autres systèmes utilisés par votre employeur.
Types de compétences de gestionnaire de bureau
Administratif
En tant que chef de bureau, vous serez responsable d'effectuer plusieurs tâches administratives. Celles-ci comprennent l'embauche et le licenciement d'employés, la réalisation d'évaluations de performance, la formation de nouveaux employés et la supervision d'autres personnes.
L'approbation des demandes officielles, la conduite des opérations commerciales générales et la tenue des documents et des dossiers du personnel peuvent également relever de votre compétence.
- Multitâche
- Gestion de l'information
- Traitement du courrier
- Planification
- Résolution de conflit
- Délégation
- Prise de décision
Analytique
Une partie de votre rôle consistera à trouver des moyens de mieux faire votre travail. Si vous pouvez identifier les inefficacités dans le fonctionnement de votre bureau et proposer des solutions, vous pourrez peut-être faire économiser beaucoup d'argent à votre employeur et épargner beaucoup d'agacement à vos collègues.
Un grand chef de bureau se demandera continuellement, concernant tous les processus, pratiques et procédures: « Est-ce que cela a du sens? Est-ce le mieux que nous puissions faire? » Il est recommandé d'inclure une liste de compétences analytiques sur votre CV.
- La créativité
- Optimisation
- Résolution de problème
- Esprit critique
- La gestion des processus
- Raisonnement déductif
- Raisonnement inductif
Attention au détail
En tant que chef de bureau, la responsabilité vous incombe. Vous serez responsable de la commande des bonnes fournitures de bureau en temps opportun, de la tenue des dossiers avec précision et de manière organisée, et pour garder une trace des besoins et des problèmes de tous les autres dans le bureau.
Si vous faites bien votre travail, le bureau semblera fonctionner tout seul. Si vous vous trompez sur certains détails, d'autres personnes pourraient ne pas être en mesure de faire pleinement leur travail.
- Tenue de registres
- Soucieux des détails
- Intuition
- Proactivité
- Précision
- Identifier les problèmes systémiques
Communication
Comme les assistants de bureau, vous serez souvent l'une des premières personnes que les visiteurs voient, et vous pouvez parfois être le seul qu'ils voient si l'un des professionnels travaillant dans votre bureau est absent. Vous devez agir comme réceptionniste efficace tout en exerçant simultanément vos autres fonctions.
Vous pouvez également être le principal point de contact entre les différentes personnes qui utilisent le bureau et éventuellement entre votre bureau et d'autres personnes au sein de la même organisation.
Vous devrez peut-être pratiquer la résolution de conflits et déléguer le travail. Tout cela s'ajoute à beaucoup de communication, à la fois écrite et verbale, qui doit être précise, efficace, amicale et professionnelle à tout moment.
- Communication écrite
- Communication orale
- Réception
- Étiquette téléphonique
- Approchable
- Écoute active
Ordinateur
Il est important que les gestionnaires de bureau aient un large éventail de compétences en informatique. Les détails dépendront de votre employeur, mais impliquent généralement la saisie de données, des feuilles de calcul et des tâches informatiques générales.
La gestion des bureaux peut impliquer une énorme quantité de responsabilités. Les gestionnaires de bureau travaillent généralement au sommet d'une organisation, avec leurs mains dans tous les aspects de l'entreprise. Si ce rôle central vous intéresse, continuez à consulter la liste des compétences pour voir si cela pourrait être une carrière pour vous.
- Suite Microsoft Office
- Systèmes d'exploitation
- La saisie des données
- Calendriers numériques
- Gestion des e-mails
- Logiciel KPI
- Dépannage logiciel
- Partage de fichiers
Finance
Vos responsabilités peuvent inclure la tenue de livres, la facturation, la budgétisation et la comptabilité. Vous devrez peut-être également gérer la paie, la petite caisse et QuickBooks entrées. Les rapports trimestriels et semestriels peuvent également faire partie de vos tâches. À tout le moins, si votre bureau gère de l'argent, vous serez responsable en dernier ressort de vous assurer qu'il est bien géré.
- Tenue de livre compte
- Budgétisation
- Logiciel de comptabilité
- États financiers
- Factures
- Conformité
- Intégrité
Direction
En tant que superviseur de ce qui peut être un grand groupe d'assistants de bureau, vous devrez garder tout le monde motivé et coordonné. Vous devrez créer un travail d'équipe.
Votre travail consistera à établir une norme pour le travail de tous les autres et à vous assurer que ces normes sont respectées.
Diriger signifie souvent aider les autres à progresser dans leur carrière, et aider les gens à démarrer par eux-mêmes et à bien communiquer les uns avec les autres.
- Coordination
- Définir et gérer les attentes
- Travail en équipe
- Collaboration
- Motivation
- Conseils
- Gestion
- Compétences personnelles
Plus de compétences en Office Manager
- Audit
- Analyse comparative
- L'intégration
- Facturation
- PAO
- Transcription
- Formalité
- Palier
- Processus d'emballage et d'envoi de documents juridiques
- Prendre des notes
- Mémoire
- Sensibilité au problème
- Gestion du temps
- Priorisation
- Tolérance au stress
- Dépannage
- Gestion des médias sociaux
- Relecture
- Réviser
- Rédaction
- Utilisation appropriée des moteurs de recherche
- La rédaction de rapports
- Élaborer et maintenir des procédures opérationnelles normalisées (SOP)
- Délais
- Multilingue
- Professionnalisme
- Service client
- Résilience
Comment faire ressortir vos compétences
Ajoutez des compétences pertinentes à votre CV : Utilisez les noms de vos compétences pertinentes comme mots-clés dans votre CV, afin que le superviseur d'embauche puisse voir clairement que vous avez ce qu'il recherche.
Mettez en évidence les compétences dans votre lettre de motivation : Assurez-vous que votre lettre identifie vos compétences de base en utilisant certaines des compétences énumérées ci-dessus.
Utilisez des mots de compétence dans votre entretien d'embauche: Lorsque vous préparez votre entretien, donnez au moins un exemple précis d'une fois où vous utilisez vos compétences les plus pertinentes.
