Questions d'entrevue de planificateur d'événements et conseils pour y répondre

Vous préparez une entrevue en tant que planificateur d'événements? Les planificateurs d'événements font précisément ce que le titre du poste indique: ils gèrent toute la logistique et la planification nécessaires à la réalisation d'un événement. Ces occasions spéciales peuvent aller des mariages aux conférences, des conventions d'entreprise aux affaires occasionnelles, et tout le reste.

Quel que soit le type de rôle de planification d'événements que vous souhaitez assumer, il est utile de passer en revue les questions d'entretien courantes à l'avance, afin que vous vous sentiez préparé et confiant pendant l'entretien.

Ce que l'intervieweur veut savoir

Faire ce travail demande de la créativité et de l'imagination: les planificateurs d'événements doivent réfléchir à des idées pour des célébrations uniques et des événements mémorables, et être capables d'identifier, de comprendre et de répondre aux besoins des clients.

Mais les planificateurs d'événements doivent également être intensément organisés dans le suivi des délais et des horaires, en s'assurant que tous des moindres détails, tels que la planification des pauses-café lors des réunions et l'organisation du transport, sont pris en charge de. Les compétences en communication sont également importantes pour les planificateurs d'événements.

Les intervieweurs s'attacheront à déterminer si vous avez l'équilibre de créativité et d'organisation requis pour le poste. Ils vous poseront beaucoup de questions sur votre expérience spécifique et essaieront de comprendre comment vous aborderez les problèmes et situations courants qui peuvent survenir lors de la planification d'événements.

Comment répondre aux questions d'entrevue de planification d'événements

Soyez prêt à discuter des événements que vous avez planifiés dans le passé. Pensez à des exemples de fois où vous avez dû réfléchir pour résoudre un problème inattendu, traiter avec des clients difficiles ou travailler avec un budget restreint. Pensez également aux situations où un événement que vous avez organisé s'est déroulé sans encombre.

Ces exemples seront tous utiles pour répondre aux questions d'entrevue et donneront à vos intervieweurs des histoires dont ils se souviendront.

Étant donné que la planification d'événements est un rôle qui implique de travailler sous pression et de prendre des décisions rapides, il est sage de prévoir que les enquêteurs poseront des questions difficiles. Si cela se produit, rappelez-vous que l'intervieweur s'intéresse probablement à la façon dont vous réagissez à la pression.

Rester calme et en contrôle est presque aussi important que votre réponse réelle à la question, alors faites attention à votre langage corporel pendant l'entretien.

Exemples de questions d'entrevue de planificateur d'événements

Préparez votre entretien en examinant cette liste de questions fréquemment posées aux planificateurs d'événements et entraînez-vous à répondre à chaque question.

• Comment votre formation vous a-t-elle préparé à une carrière d'organisateur d'événements ?
• Pourquoi souhaitez-vous travailler pour notre organisation d'événements ?
• Comment évaluez-vous le succès de chacun de vos événements ?
• Quel type d'organisation d'événements vous intéresse le plus? Événements d'entreprise? Événements sociaux? Pourquoi?
• Quelle expérience avez-vous de la promotion d'événements (par le biais de publicités, de réseaux sociaux, etc.) ?
• Quelles sont certaines de vos façons préférées d'améliorer un événement à petit budget ?
• Décrivez un ou deux événements thématiques que vous avez orchestrés. Quel genre de détails et d'activités avez-vous inclus pour compléter le thème ?
• Quel est le plus grand événement (en fonction du budget ou du nombre de participants) que vous ayez jamais planifié ou aidé à planifier ?
• Décrivez un moment où vous avez dû faire face à un problème inattendu lors d'un événement — comment avez-vous résolu le problème?
• Parlez-moi d'une fois où vous avez eu affaire à un client difficile. Quel a été le résultat ?
• Décrivez un moment où vous avez eu de la difficulté à respecter le budget d'un événement.
• Parlez-moi d'une fois où vous avez dû gérer plusieurs événements à la fois. Comment avez-vous effectué plusieurs tâches pour réussir les deux événements ?
• Imaginez qu'une entreprise planifie une campagne publicitaire pour se présenter comme une marque jeune, fraîche et cool. Si vous étiez engagé pour organiser leur soirée de lancement, quel type de lieu envisageriez-vous de choisir? Pourquoi?
• Imaginez que je suis un client vous demandant d'organiser un événement pour moi; quel genre de questions me poseriez-vous?
• Comment allez-vous développer des relations avec les fournisseurs dans une nouvelle ville ?
• Êtes-vous à l'aise de travailler des heures longues et/ou inhabituelles?
• Pensez-vous qu'être un travailleur indépendant ou un joueur d'équipe est plus important en tant que planificateur d'événements ?

La planification d'événements peut être l'un des emplois les plus excitants et les plus gratifiants de l'industrie hôtelière. Si vous prenez le temps de planifier votre entrevue, cette attention aux détails démontrera à vos interlocuteurs que vous possédez la prévoyance, les compétences de planification analytique, l'équilibre et la confiance qu'ils recherchent lors de leur prochain événement planificateur.

Conseils pour donner la meilleure réponse

• Avoir des exemples: Les meilleures réponses auront une qualité semblable à celle d'une histoire. Préparez-vous avec des exemples de votre expérience précédente en matière de planification d'événements. De cette façon, lorsqu'on vous demandera de partager comment vous avez géré un client difficile ou comment vous feriez face à une crise inattendue, vous aurez des exemples à partager à portée de main.
• Mettez en avant vos points forts : Comme dans toute interview, vous aurez envie de mettre en évidence ce que vous êtes bon. Lorsque vous répondez aux questions, cherchez un moyen de montrer vos compétences et réalisations pertinentes.
• Soyez également prêt pour les questions générales : En plus des questions d'entretien spécifiques à l'emploi, on vous posera également des questions plus générales sur vos antécédents professionnels, votre formation, vos forces, vos faiblesses, vos réalisations, vos objectifs et vos plans.

Ce qu'il ne faut pas dire

Ne soyez pas négatif : Si vous posez des questions sur la gestion d'un client difficile ou d'un incident survenu dans un lieu, concentrez-vous sur les choses positives que vous avez faites pour résoudre le problème. Évitez de blâmer les autres ou de vous plaindre. Vous voulez avoir l'air confiant et en contrôle.

Ne vous disqualifiez pas : Vous devez toujours être honnête lors d'un entretien. Cela dit, vous ne voulez pas vous disqualifier. Par exemple, si un intervieweur demande: « Comment restez-vous organisé? » puis donnez une réponse qui indique les réussites de votre organisation. Inutile de mentionner les moments où vous avez été moins qu'organisé.