Lorsque vous écrivez des lettres d'affaires et d'emploi, le format de votre lettre est important quel que soit le type de correspondance que vous envoyez. Vos lettres et e-mails doivent être correctement adressés, formatés, écrits et espacés.
Comment formater une lettre professionnelle
Si vous avez une personne de contact à qui vous écrivez, le lettre doit lui être adressée.
- Vos lettres ont besoin d'un professionnel salutation et fermeture.
- Chaque paragraphe de votre lettre doit être ciblé et inclure des informations détaillées sur les raisons pour lesquelles vous écrivez.
- Dans le dernier paragraphe de votre lettre, remerciez la personne à qui vous écrivez d'avoir pris en compte votre demande.
N'oubliez pas d'inclure vos informations de contact: nom complet, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail - il est donc facile pour le lecteur de vous contacter.
Exemples de format de lettre
Voici des exemples de formats de lettres et d'e-mails professionnels, y compris des lettres de motivation, des lettres commerciales, des démissions lettres, lettres de référence, lettres de remerciement et lettres pour une variété d'autres questions liées à l'emploi scénarios.
Même si de nombreuses communications sont traitées par courrier électronique, les lettres imprimées sont toujours utilisées pour la correspondance commerciale formelle. Une lettre commerciale doit inclure les éléments suivants:
Coordonnées de l'auteur
Date
Coordonnées du destinataire
Salutation
Corps de lettre
Lorsque vous écrivez une lettre commerciale, restez simple et ciblée, afin que le but de votre lettre soit clair. Utilisez le premier paragraphe pour vous présenter. Les deuxième et troisième paragraphes expliqueront pourquoi vous écrivez et ce que vous demandez au lecteur. Terminez votre lettre en remerciant le lecteur de considérer votre demande.
Fermeture
Votre signature
Votre signature dactylographiée.
Conseils pour formater une lettre commerciale
- Gardez votre lettre courte. Deux ou trois paragraphes et une seule page suffisent, laissant place à votre signature au bas de la lettre.
- Choisissez une police simple comme Times New Roman, Arial ou Calibri. Une taille de police de 12 points est facile à lire.
- Interligne unique de votre lettre, laissez un espace entre chaque paragraphe et avant et après les coordonnées et la fermeture. Justifiez à gauche votre lettre.
Examiner des exemples et obtenir un modèle
Passer en revue un exemple de lettre commerciale formatée, et téléchargez le modèle gratuit à utiliser comme point de départ pour votre propre correspondance.
Lorsque vous envoyez des e-mails pour postuler à des emplois, pour un travail ou à des fins commerciales, il est important de formater correctement chaque section de votre message. Il est facile, par exemple, pour les e-mails de se perdre dans une boîte de réception s'ils n'ont pas de ligne d'objet, ou de ne pas avoir un deuxième coup d'œil s'ils contiennent des fautes de frappe ou d'autres erreurs.
Voici comment formater un e-mail professionnel:
Objet - Cela devrait expliquer pourquoi vous écrivez en quelques mots.
Salutation - Commencez l'e-mail avec un salutation professionnelle.
Le corps du Message - Expliquez pourquoi vous écrivez aussi brièvement que possible.
Fermeture - Terminez votre message par une conclusion professionnelle comme vous le feriez pour une lettre commerciale.
Signature - Votre signature fournit des informations permettant au lecteur de reprendre contact avec vous. Indiquez votre nom complet, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et votre adresse si vous attendez une réponse écrite.
Conseils pour formater un message électronique
- Rédigez vos e-mails comme vous le feriez pour toute autre correspondance commerciale, avec des phrases complètes, des paragraphes et un espace entre chaque paragraphe.
- La clé de la rédaction et du formatage des messages électroniques est de les garder courts. La plupart des gens ne lisent pas au-delà du premier ou du deuxième paragraphe, alors exprimez votre point de vue au début de votre message.
Exemples d'examen
Passez en revue des exemples de messages électroniques professionnels à utiliser pour formater correctement vos propres messages.
Format de la lettre de motivation
Pour être efficace, une lettre de motivation écrite pour postuler à un emploi doit suivre le format de base d'une lettre commerciale typique. Incluez les sections suivantes dans votre lettre:
Vos coordonnées
Date
Coordonnées de l'employeur
Salutation
Corps de lettre
Incluez des informations sur l'emploi pour lequel vous postulez, pourquoi vous êtes un bon candidat pour le poste et comment vous assurerez le suivi. Prenez le temps de faire correspondre vos qualifications à l'emploi. Utilisez votre dernier paragraphe pour remercier l'employeur pour sa considération.
Fermeture
Votre signature (lettre papier)
Votre signature dactylographiée.
Conseils pour formater une lettre de motivation
- Assurez-vous d'inclure des espaces entre les paragraphes et une salutation et une conclusion appropriées.
- Justifiez à gauche votre lettre et utilisez une police simple comme Arial, Verdana ou Times New Roman.
Examiner des exemples et obtenir un modèle
Examinez un exemple de lettre de motivation formatée et téléchargez un modèle gratuit à utiliser pour rédiger vos propres lettres de motivation pour des emplois.
Format de lettre d'acceptation de travail
Lorsque vous acceptez une offre d'emploi, c'est une bonne idée d'écrire une lettre d'acceptation formelle pour confirmer les détails de l'emploi et pour accepter formellement l'offre d'emploi. La lettre doit comprendre les éléments suivants:
Vos coordonnées
Date
Salutation
Corps de lettre
Le premier paragraphe de la lettre doit inclure vos remerciements et votre appréciation pour l'opportunité. Ensuite, mentionnez que vous acceptez l'offre. Indiquez les conditions d'emploi, y compris le salaire, les avantages et tout ce que vous avez négocié avec l'employeur. Le dernier paragraphe de la lettre ou du courriel confirme votre date de début. Vous pouvez également mentionner que vous avez hâte de commencer à travailler.
Fermeture (lettre imprimée)
Votre signature
Votre signature dactylographiée.
Si vous acceptez un emploi par e-mail, indiquez votre nom et vos coordonnées après la clôture.
Examinez un exemple et obtenez un modèle
Examinez des exemples de lettres d'acceptation d'emploi et téléchargez un modèle gratuit pour créer votre propre lettre.
Format de lettre d'intérêt
Une lettre d'intérêt, également connue sous le nom de lettre de prospection ou lettre d'enquête, est envoyée aux entreprises susceptibles d'embaucher mais qui n'ont pas répertorié d'offre d'emploi spécifique à laquelle postuler.
Votre lettre d'intérêt doit contenir des informations sur les raisons pour lesquelles l'entreprise vous intéresse et pourquoi vos compétences et votre expérience seraient un atout pour l'entreprise. La lettre doit respecter ce format:
Vos coordonnées
Date
Coordonnées de l'entreprise
Salutation
Corps de lettre
Votre premier paragraphe doit mentionner ce que vous avez à offrir à l'entreprise. Expliquez pourquoi vous seriez une excellente nouvelle recrue. Les deuxième et troisième paragraphes doivent fournir des exemples de la façon dont vous avez utilisé vos forces dans des rôles antérieurs. Le dernier paragraphe de la lettre doit inclure une demande de rencontre avec l'entreprise pour discuter des possibilités d'emploi.
Fermeture
Signature
Assurez-vous d'inclure vos coordonnées dans votre signature (adresse e-mail, téléphone, adresse postale) si vous envoyez un e-mail, afin que le lecteur puisse facilement vous contacter. Pour une lettre imprimée, incluez votre nom complet et signez au-dessus.
Inclure votre CV
Envoyez une copie de votre curriculum vitae avec votre lettre d'intérêt afin que l'employeur puisse examiner l'ensemble de vos antécédents professionnels, votre formation et vos qualifications.
Examiner des exemples et obtenir un modèle
Passez en revue des exemples de lettres d'intérêt rédigées par des professionnels et téléchargez un modèle gratuit à utiliser pour créer votre propre correspondance.
Format de lettre de référence
Une lettre de référence doit fournir des informations sur qui vous êtes, votre lien avec la personne que vous recommandez, pourquoi elle est qualifiée et les compétences spécifiques qu'elle possède.
Une lettre de référence doit être formatée comme suit:
Salutation
Corps de lettre
Le premier paragraphe de la lettre de référence décrit comment vous connaissez la personne que vous recommandez et pourquoi vous êtes qualifié pour fournir une recommandation. Les deuxième et troisième paragraphes de la lettre fournissent des informations sur les raisons pour lesquelles la personne est qualifiée pour un emploi ou une école supérieure, ce qu'elle peut offrir et pourquoi vous l'approuvez.
Le paragraphe suivant doit indiquer que vous "recommandez fortement" ou "recommandez fortement" la personne.
Le dernier paragraphe contient une offre de fournir plus d'informations. Inclure une adresse e-mail et un numéro de téléphone dans le paragraphe. Incluez également votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail dans la section adresse de retour de votre lettre ou votre signature si vous envoyez une référence par e-mail.
Fermeture (lettre imprimée)
Votre signature
Votre signature dactylographiée.
Examiner des exemples et obtenir un modèle
Passez en revue des exemples de lettres de référence rédigées par des professionnels et téléchargez un modèle gratuit à utiliser pour rédiger vos propres recommandations.
Format de lettre de démission
Le format d'une lettre de démission doit être bref et factuel. Vous n'avez pas besoin d'inclure plus d'informations que le fait que vous démissionnez et la date à laquelle votre démission sera effective.
Les informations facultatives, mais non obligatoires, que vous pouvez inclure dans une lettre de démission sont votre appréciation pour les opportunités que vous avez eues, une raison de partir et une offre d'aide lors de la transition hors de votre emploi.
Voici comment formater une lettre de démission:
Vos coordonnées
Date
Coordonnées de l'employeur
Salutation
Corps de lettre
Le premier paragraphe de votre lettre doit indiquer que vous démissionnez et inclure votre dernier jour de travail. En option, vous pouvez ajouter un autre paragraphe remerciant l'entreprise pour les opportunités qu'elle a fournies pendant que vous y travailliez. Une offre d'aide à la transition est également facultative.
Fermeture (lettre imprimée)
Votre signature
Votre signature dactylographiée.
Examiner des exemples et obtenir un modèle
Examinez des exemples de lettre de démission et téléchargez un modèle gratuit à utiliser pour rédiger votre propre lettre de démission.
Lorsque vous écrivez une lettre de remerciement après un entretien d'embauche, en plus de dire merci pour l'entretien, c'est une bonne idée de reformuler pourquoi vous êtes intéressé par le poste, quelles sont vos qualifications, comment vous pourriez apporter une contribution significative et pourquoi vous êtes qualifié pour le position.
Votre lettre doit être formatée comme suit pour une lettre envoyée par la poste. Si vous envoyez un e-mail de remerciement, indiquez votre nom et "merci" dans la ligne d'objet du message.
Vos coordonnées
Date
Coordonnées de l'employeur
Salutation
Corps de lettre
Commencez votre lettre en remerciant l'intervieweur pour le temps qu'il a passé à vous interviewer. Dans le paragraphe suivant, mentionnez les qualifications spécifiques qui font de vous un candidat solide pour le poste. S'il y a quelque chose que vous auriez aimé dire lors de l'entretien, mais que vous ne l'avez pas fait, utilisez le troisième paragraphe pour le mentionner. Concluez votre lettre en réitérant vos remerciements et en déclarant que vous avez hâte d'avoir des nouvelles du responsable du recrutement.
Fermeture (lettre imprimée)
Votre signature
Votre signature dactylographiée.
Examiner des exemples et obtenir un modèle
Passez en revue des exemples de lettres et e-mails de remerciement formatés, et téléchargez un modèle gratuit à utiliser pour rédiger votre propre correspondance.
