Responsabilité, ce qui est essentiel pour chaque succès du projet, ne signifie pas un chef de projet doit garder des enfants, microgérer ou intimider les gens pour faire avancer les choses. De telles tactiques provoquent souvent des conflits et de l'animosité envers le chef de projet. Plutôt que d'être la seule personne à tenir les gens responsables, une meilleure approche que le chef de projet peut adopter consiste à donner à toute l'équipe les moyens de maintenir la responsabilité du projet. Voici six façons d'intégrer la responsabilité dans un projet:
Aborder la responsabilité lors de la réunion de lancement
La réunion de lancement du projet est un moment pour enthousiasmer l'équipe du projet et définir les attentes quant à la manière dont le projet va se dérouler. Il est essentiel de définir la responsabilité dès le départ comme principe fondamental du projet.
Lors de la réunion de lancement, le porteur de projet et le chef de projet précisent leurs attentes. Le parrain du projet note comment il tiendra le chef de projet responsable et comment le chef de projet tiendra tous les autres responsables.
La responsabilité ne s'arrête pas là. S'appuyant sur ces points, le chef de projet fait savoir aux membres de l'équipe qu'ils s'attendent à ce qu'ils tiennent également le chef de projet responsable. Le chef de projet note également comment il s'attend à ce que les membres de l'équipe se tiennent mutuellement responsables. L'interpellation est encouragée, tant que tous les membres de l'équipe font preuve de professionnalisme et de respect envers les autres.
Ces déclarations établissent un système clair de responsabilité. Le chef de projet est ultimement responsable du succès du projet, mais pour réussir, le chef de projet s'attend à ce que chacun soit responsable et se tienne mutuellement responsable.
Mettre en évidence l'interdépendance des tâches
Les projets incluent presque toujours des tâches interdépendantes. Certaines choses doivent se produire dans l'ordre pour que le projet réussisse. En tant que chef de projet présente les détails d'un projet à l'équipe, le chef de projet doit être intentionnel sur la mise en évidence de la façon dont les tâches se croisent.
Parfois, les tâches s'exécutent simultanément. Cela peut arriver par nécessité ou dans un souci d'efficacité. Une fois les tâches terminées, leurs produits de travail sont utilisés dans une tâche ultérieure. La structure de responsabilité fonctionne comme dans l'exemple ci-dessus. Ceux qui travaillent sur la tâche suivante tiennent ceux qui travaillent sur les tâches précédentes responsables.
Par le chef de projet montrant aux membres de l'équipe comment les tâches sont liées les unes aux autres et comment chaque membre de l'équipe doit faire le bien travailler pour le bénéfice des autres membres de l'équipe, le chef de projet incite les membres de l'équipe à se tenir les uns les autres redevable.
Si un membre de l'équipe ne peut pas démarrer une tâche tant qu'un autre membre de l'équipe n'a pas terminé sa tâche, le membre de l'équipe dépendant dispose d'un intérêt pour le succès de l'autre membre de l'équipe et tiendra ce membre de l'équipe responsable de la rapidité et de la qualité performance.
Obtenez des engagements publics sur les éléments d'action
L'une des raisons pour lesquelles les chefs de projet tiennent des réunions d'équipe est de déterminer les prochaines étapes en fonction de l'avancement du projet. Lorsque cela est possible, les choses doivent se dérouler comme prévu, mais lorsque des problèmes inattendus surviennent, ils doivent être traités.
Peu importe qui accepte de gérer un problème, le membre de l'équipe qui assume la tâche, le chef de projet doit documenter ce qui doit être fait et quand il doit être terminé.
L'élément d'action doit ensuite être inclus dans les notes de réunion ou dans un journal des éléments d'action. Différentes philosophies de gestion de projet le font différemment. La clé est d'écrire les éléments d'action pour référence future.
Suivi public des points d'action
Lorsque les membres de l'équipe s'engagent, toute l'équipe doit pouvoir compter sur la réalisation de la tâche. Écrire ces engagements, c'est bien, mais les tâches doivent être accomplies.
Au fur et à mesure que les tâches sont assignées, le chef de projet doit assurer un suivi pour s'assurer que les membres de l'équipe tiennent parole. La meilleure partie du partage de la responsabilité est que les chefs de projet n'ont pas à être les méchants.
Une fois que le chef de projet a établi une atmosphère de responsabilité, il n'est pas nécessaire pour le chef de projet de fustiger quelqu'un qui ne donne pas suite. La dynamique de groupe s'occupera de la situation. La pression des pairs peut fonctionner positivement. Le chef de projet doit simplement attirer l'attention sur l'élément d'action et laisser parler la personne responsable.
De temps en temps, le chef de projet peut avoir besoin de poser des questions approfondies sur les raisons pour lesquelles un engagement n'a pas été respecté, mais généralement, la personne responsable sera à propos des erreurs, des erreurs de calcul ou des obstacles et s'engagera à nouveau à terminer l'action d'origine et éventuellement à expier tout manquement dans performance.
Faire face aux mauvaises performances
Un membre de l'équipe projet mauvaise performance est un problème que les chefs de projet doivent traiter rapidement et avec diplomatie. Si d'autres membres de l'équipe de projet constatent que de mauvaises performances sont tolérées, leur motivation diminuera et leurs performances diminueront probablement en conséquence.
Cependant, les chefs de projet ne peuvent pas être des scies circulaires réduisant les mauvais élèves lorsqu'ils ne répondent pas aux attentes. C'est un acte d'équilibre entre gérer les choses rapidement et les gérer avec humanité.
Les mauvaises performances ne disparaissent pas d'elles-mêmes. Il ne peut pas être permis de s'attarder, mais les chefs de projet doivent donner aux mauvais élèves le temps de corriger leur comportement une fois qu'il a été porté à leur attention.
Escalader les problèmes de performances si nécessaire
Si la gestion individuelle des performances médiocres ne fonctionne pas, le chef de projet doit faire remonter le problème au superviseur du membre de l'équipe. En cas d'échec, le parrain du projet devra peut-être intervenir.
Avant de faire remonter un problème au sponsor du projet, un chef de projet doit épuiser toutes les autres options. En cas de mauvaise performance, le chef de projet doit être précis avec le sponsor du projet et faire des recommandations pour résoudre le problème.
Si le chef de projet souhaite que le membre de l'équipe soit conseillé par un responsable de deuxième ligne, par exemple, le chef de projet doit le dire. Si le chef de projet veut que le membre de l'équipe soit remplacé, le chef de projet doit faire une telle demande. Le chef de projet doit proposer des options et mettre en évidence les avantages et les inconvénients de chaque option.
