Planifier une conférence nécessite un ensemble de compétences qui comprend des compétences organisationnelles incroyables, la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois, de l'énergie, de la créativité, un sens des affaires, des compétences interpersonnelles et une attention aux détails. Cela nécessite également un guide de planification de conférence complet qui non seulement vous permettra de respecter le calendrier, mais vous fournira l'assurance indispensable que vous n'avez rien oublié en cours de route.
En quoi cela diffère-t-il des autres planifications d'événements
La planification de conférence est différente des autres types de planification d'événements et comprend des étapes supplémentaires. Les conférences ont tendance à être des événements à grande échelle qui prennent généralement un an ou plus à planifier. Votre liste de tâches peut inclure la sélection d'un lieu, la réservation de chambres d'hôtel, la configuration de l'inscription en ligne, la sécurisation conférenciers, organisation de suites d'accueil, hébergement d'une salle d'exposition, planification de réunions, manipulation de nourriture et de boissons et plus. La préparation d'un guide de planification de conférence bien organisé qui décrit les étapes est un must pour tout planificateur de conférence réussi.
Le guide de planification de conférence sert de modèle pour la planification de toute conférence. Personnalisez et modifiez le guide en fonction de l'événement que vous planifiez et gardez-le à portée de main. Lorsqu'il est préparé et utilisé correctement, il deviendra bientôt votre outil de planification de conférence le plus précieux.
Commencez par les bases de la planification de conférence
La première partie de votre guide de planification de conférence devrait inclure les bases concernant la conférence:
- Date et heure de l'événement
- Lieu de l'événement (si connu)
- Objectif de l'événement
Incluez tout autre élément connu, comme des dates alternatives ou le nombre de participants.
Quel est le plan?
Avant de vous lancer dans la planification des différents éléments d'une conférence, vous devez déterminer quels sont ces différents éléments et où ils s'intègrent dans le schéma général de votre événement. Alors sortez un stylo et un bloc-notes, ou asseyez-vous devant l'ordinateur, et commencez à écrire tout ce qui vous vient à l'esprit.
Ne vous souciez pas d'énumérer les choses par ordre d'importance ou dans une sorte de séquence chronologique. Cela viendra plus tard. En ce moment, vous allez essentiellement créer une version très longue mais simple de votre liste de tâches, qui seront divisés en différents composants autonomes à gérer individuellement lors de la planification processus.
Cette section peut répertorier l'un des éléments suivants:
- Sélection du lieu
- Sélection d'hôtels
- Espace de réunion
- Suites d'accueil
- Salle d'exposition et stands de conférence
- Cérémonie d'ouverture
- Inscription conférencier/exposant
- Inscription des participants
- PREPARATIFS DE VOYAGE
- Badges des participants
- Programme des événements
- Nourriture et boisson
- Audio-visuel
- Personnel sur place
Prenez un peu plus de temps pour compiler cette liste afin de ne rien oublier et allez-y et ajoutez tout ce qui se présentera plus tard. Ne soyez pas submergé par les nombreux domaines de responsabilité énumérés; le but ici est de penser à tout maintenant afin de pouvoir planifier et gérer efficacement chaque élément.
Sélectionnez un lieu
Une fois que vous avez déterminé quand la conférence doit se tenir et que vous comprenez la portée globale de l'événement, l'étape suivante consiste à sélectionner un lieu. Selon la taille de la conférence, vous pourrez peut-être sélectionner un lieu pour tous vos besoins de conférence, de la salle d'exposition aux salles de réunion, salles de banquet et chambres d'hôtel.
Si la conférence est trop grande pour être hébergée à un seul endroit, cherchez un lieu qui se trouve à proximité d'hôtels extérieurs ou des sites de restauration afin que les participants à la conférence n'aient pas à se déplacer trop loin pour faire la navette d'un événement à un autre.
Pensez à l'inscription des participants
Considérez la meilleure façon pour les participants de s'inscrire à cette conférence et comment vous confirmerez leur inscription. Vous voudrez peut-être envisager de créer des badges ou des porte-noms pour les participants. Au fur et à mesure que vous vous inscrivez, assurez-vous de revoir et de mettre à jour le guide de planification.
Si un événement devrait attirer de grandes foules, un système d'inscription à la conférence en ligne est la solution. Le système peut traiter les paiements, suivre les inscriptions et organiser d'autres informations pertinentes et aider à générer des rapports et des listes de participants.
Exposants et salles d'exposition de conférence
Les zones d'exposition sont une caractéristique commune des conférences, offrant aux sponsors et aux fournisseurs la possibilité de louer un espace pour promouvoir leurs produits et services. C'est également une opportunité pour l'hôte de la conférence de générer des revenus si la fonctionnalité d'exposition est efficacement promue et bien reçue. Selon la taille de votre conférence, la gestion des exposants et de la salle d'exposition nécessitera du temps et des ressources supplémentaires, alors planifiez en conséquence.
Comme indiqué ci-dessus, les systèmes d'inscription à la conférence en ligne sont le meilleur moyen de suivre les inscriptions, donc si vous vous attendez à un grand nombre d'exposants, envisagez d'intégrer l'inscription des exposants dans votre inscription des participants système. Les exposants auront également besoin des éléments suivants:
- Badges exposants
- Plan de la salle d'exposition de la conférence avec les numéros de stand indiqués
- Manuels pour le montage et le démontage des stands d'exposition
- Contrats de stand d'exposition
- Liste des fournisseurs sur place disponibles pour aider à la location d'expositions et aux services
Comme le planificateur de conférence, vous serez responsable d'embaucher de la sécurité pour assurer la sécurité des matériaux situés dans la salle d'exposition.
Planifier les détails de la conférence
Avec certaines des responsabilités plus importantes abordées, telles que la sélection du lieu de la conférence et l'inscription des participants, vous pouvez vous concentrer sur la planification des détails de la conférence. Comme c'est le cas pour la planification d'un événement de toute nature, l'organisation est tout aussi primordiale que le souci du détail.
Il est maintenant temps de sortir cette longue liste de choses à faire que vous avez dressée au début du processus de planification de la conférence. Parcourez la liste et apportez des modifications ou des ajouts si nécessaire pour refléter les dernières tâches et responsabilités. Ensuite, placez ces éléments dans l'ordre chronologique, en commençant par les éléments qui peuvent ou doivent être complétés longtemps à l'avance. Par exemple:
- Réserver un bloc de chambres d'hôtel
- Réserver l'espace de la salle d'exposition
- Rechercher des systèmes d'inscription aux conférences en ligne
- Planifier un plan de marketing de conférence
Commencez au début et partez de là. Pour chaque détail qui doit être tendu à inclure un suivi pour s'assurer que les contrats sont signés et reçus. À l'approche de la date de la conférence, vos éléments d'action comprendront des tâches à court terme telles que:
- Sélectionnez la palette de couleurs et le décor
- Faire des compositions florales
- Choisissez le menu
- Organiser le transport de l'aéroport pour les conférenciers ou les VIP
Considérez votre guide de planification de conférence comme votre manuel de référence pour tout ce qui est inclus dans la planification d'une conférence, aussi petite soit-elle. Ce guide deviendra rapidement un outil inestimable qui vous permettra non seulement de rester organisé et dans les temps mais apaisera les nerfs à l'approche du grand rendez-vous et vous vous demandez si vous avez oublié quelque chose.
