Si vous preniez le temps de dresser une liste de toutes les tâches que vous devez accomplir pour gérer votre entreprise, puis les a classés en fonction de combien vous avez aimé les faire, où viendrait la gestion des notes de frais dans? Deux cent soixante-dix? Ou même plus bas?
Mais alors que la plupart d'entre nous considèrent définitivement la gestion des documents d'entreprise comme un travail simpliste et ont tendance à lui donner une faible priorité, une bonne gestion des dossiers facilite non seulement notre vie professionnelle, mais peut également nous soulager du stress fiscal temps. Voici ce que vous pouvez faire pour faciliter la gestion des enregistrements:
Séparez vos dépenses professionnelles et personnelles
Cela semble facile, n'est-ce pas? Mais c'est la partie de la gestion des dossiers qui fait trébucher la plupart des gens. Si vous emmenez un client potentiel faire une partie de golf, par exemple, s'agit-il d'une dépense personnelle ou d'une dépense professionnelle? (La réponse est personnelle car les green fees ne sont pas une dépense professionnelle déductible). Les véhicules que vous utilisez à la fois pour des raisons personnelles et professionnelles sont un autre problème permanent. Vous devez savoir ce qui est considéré comme des dépenses professionnelles légitimes et ce qui ne l'est pas et vous assurer que vos documents commerciaux le reflètent avec précision.
Obtenez une documentation suffisante pour toutes les dépenses professionnelles
Beaucoup de gens d'affaires font l'erreur de penser que les "listes" suffisent à des fins de gestion des documents. Par exemple, ils ont une liste d'achats sur leurs relevés de carte de crédit et pensent que c'est suffisant pour réclamer ces achats en tant que dépenses professionnelles.
Malheureusement, l'ARC (Agence du revenu du Canada) est plus exigeante. Ils n'acceptent pas les relevés de carte de crédit ou les chèques annulés comme justificatifs suffisants pour les dépenses lorsqu'une facture ou un reçu serait normalement émis. L'IRS est plus indulgent et, en l'absence de reçu, accepte généralement les relevés de carte de crédit et les chèques annulés comme preuve de remboursement des dépenses.
En ce qui concerne la tenue des registres, il y a deux points à garder à l'esprit:
Obtenez toujours un reçu. Prenez l'habitude de demander un reçu chaque fois que vous effectuez un achat, aussi petit soit-il. De petites dépenses s'additionnent également et vous avez besoin de la documentation pour vos dossiers commerciaux.
Étiquetez vos reçus, si nécessaire. Il y a encore des entreprises qui distribuent des reçus qui ne contiennent rien d'autre que la date d'achat de l'article et son coût - ce qui n'est pas très utile lorsque vous regardez un reçu en essayant de comprendre quel était l'élément en question et à quelle catégorie de dépenses professionnelles il correspond dans.
Lorsque vous recevez un reçu, regardez-le et écrivez-y les informations pertinentes, telles que l'objet du reçu et la catégorie de dépenses.
Obtenez un compte bancaire distinct pour votre entreprise
Alors que les frais de comptes bancaires professionnels sont notoirement élevés par rapport aux comptes personnels, un compte bancaire professionnel est absolument nécessaire pour une bonne gestion des dossiers professionnels. Un compte bancaire professionnel vous aide à séparer vos dépenses professionnelles et personnelles. Vous déposerez tous vos revenus d'entreprise sur le compte d'entreprise et retirerez toutes les dépenses ou paiements liés à l'entreprise du compte d'entreprise uniquement.
Quel type de compte bancaire professionnel devriez-vous obtenir? Un compte courant - de préférence un compte qui délivre des relevés mensuels et vous retourne vos chèques annulés.
Les chèques commerciaux facilitent la gestion de vos dossiers, car vous pouvez utiliser la ligne de mémo au recto de chaque chèque pour documenter l'objectif commercial de la dépense.
Avoir et utiliser une carte de crédit distincte pour les dépenses professionnelles
L'utilisation de vos cartes de crédit personnelles à des fins professionnelles vous plongera rapidement dans un bourbier de gestion des dossiers. Une carte de crédit professionnelle simplifie grandement la gestion des dossiers de votre entreprise en vous aidant à séparer vos dépenses personnelles et professionnelles (elle contribue également à donner à votre entreprise une apparence plus professionnelle).
Gardez un journal de kilométrage de vos voyages d'affaires
Si vous utilisez l'un de vos véhicules à des fins professionnelles, un journal de kilométrage sera d'une grande aide dans la gestion des dossiers. Notez le kilométrage (ou kilomètre) relevé sur l'odomètre au début de l'année, puis entrez le kilométrage par date chaque fois que vous utilisez le véhicule à des fins professionnelles. Garder votre journal de kilométrage dans la boîte à gants de votre véhicule vous facilitera la tâche. Si vous avez plus d'un véhicule que vous utilisez à des fins professionnelles, tenez un registre de kilométrage pour chacun.
Conservez ensemble tous vos documents commerciaux pour une année d'imposition donnée
Avoir vos documents commerciaux éparpillés un peu partout est une véritable perte de temps lorsqu'il s'agit de la comptabilité ou de la préparation de vos impôts, et l'organisation de votre système de gestion des dossiers commerciaux par exercice fiscal vous permettra de trouver plus facilement les documents commerciaux dont vous avez besoin quand vous en avez besoin eux.
Conservez vos documents commerciaux pendant la durée appropriée
Pour une raison quelconque, il semble y avoir beaucoup de confusion quant à la durée de conservation des documents de votre entreprise. Aux fins de l'impôt, « si vous produisez votre déclaration à temps, conservez vos dossiers pendant au moins six ans après la fin de l'année d'imposition à laquelle ils se rapportent ». Cette période de six ans commence à partir de la dernière fois que vous avez utilisé les documents commerciaux, et non à partir du moment où la transaction a eu lieu.
Pour les déclarations de revenus américaines, "conservez les dossiers pendant trois ans à compter de la date à laquelle vous avez produit votre déclaration d'origine ou deux ans à compter de la date à laquelle vous avez payé la taxe, selon la date la plus tardive si vous déposez une demande de crédit ou de remboursement après avoir produit votre déclaration. Conservez des dossiers pendant sept ans si vous déposez une réclamation pour une perte de titres sans valeur ou une déduction pour créance irrécouvrable."
Un logiciel de comptabilité vous facilite la tâche
Grâce à leur facilité d'utilisation, leur accessibilité à partir d'appareils mobiles et leur faible coût, les progiciels de comptabilité pour petites entreprises basés sur le cloud d'aujourd'hui peuvent grandement simplifier la gestion des enregistrements. Pour environ 10 $ par mois, des éditeurs de logiciels tels que FreshBooks et Zoho proposent des packages de démarrage de base adapté aux indépendants et aux entreprises individuelles, y compris la facturation, le suivi des dépenses et la simplicité rapports. Pensez aux avantages de pouvoir, par exemple, envoyer une facture directement depuis votre smartphone, prendre un photo d'un reçu de déjeuner avec un client et enregistrez-le comme une dépense, ou suivez le temps facturable avec un minuteur.
Ces huit choses que vous pouvez faire pour faciliter la gestion de vos dossiers ne sont pas difficiles. Comme beaucoup d'activités administratives liées à la gestion d'une entreprise, elles nécessitent simplement d'établir de bonnes habitudes et de la persévérance. Mais si vous appliquez ces règles maintenant et que vous les suivez, vous verrez une énorme différence lors de la prochaine période d'imposition et votre comptabilité sera plus facile tout au long de l'année.
