Au-delà de la pure expérience, la meilleure façon pour un organisateur d’événements de devenir un organisateur d’événements encore meilleur est d’assister à une autre réception en tant qu’invité. La plupart des organisateurs d'événements passent toute la durée d'un événement à coordonner les coulisses, mais vivre un événement à travers les yeux d'un invité peut être révélateur.
Être invité, plutôt que organisateur d'un événement, vous donne la possibilité d'observer le déroulement d'un événement. personnel en action, une perspective à partir de laquelle il est souvent plus facile de remarquer ce qui fonctionne bien -- et ce qui n'a pas. Voici trois erreurs que vous verrez probablement lors d'événements mal gérés, ainsi que des conseils pour éviter de telles erreurs lors de vos événements.
Table d'inscription mal gérée
Lorsque les invités se dirigent vers une table d'inscription, le personnel de l'événement doit être accueillant et prêt à aider les invités, quelle que soit la situation.
Il n'est ni axé sur le service ni même poli de supposer que quelqu'un qui se présente à la table d'inscription n'a pas sa place à l'événement. Pourtant, c’est exactement ce qui peut arriver si le personnel n’est pas correctement préparé ou informé. Rappelez au personnel de l'événement qu'une table d'inscription représente l'image de l'hôte et de l'organisation derrière l'événement. Le personnel doit accueillir tous les invités à la table d'inscription et leur demander s'ils sont là pour s'inscrire à l'événement par le nom de l'événement ou de l'hôte. Si une erreur a été commise, la plupart des invités se corrigeront eux-mêmes et s'excuseront. Dans le cas contraire, le personnel doit recevoir des instructions sur la meilleure façon d’aborder la situation. La gentillesse est très utile dans les opérations événementielles.
Configuration d'événement désordonnée
Dans la plupart des lieux, le personnel d'entretien nettoie un espace événementiel et le personnel chargé des opérations du banquet termine ensuite l'installation. Si les opérations du banquet laissent tomber un verre et ne parviennent pas à nettoyer les éclats, ceux-ci restent sur le sol – à moins que le personnel de l'événement ne nettoie.
Les éclats de verre brisé et autres débris laissent non seulement une image terrible, mais ils peuvent également créer un risque pour la sécurité. Par conséquent, les meilleurs organisateurs d'événements arriveront toujours 1 à 2 heures avant l'heure de début pour observer la configuration et effectuez une série de visites guidées de la zone et recherchez du verre et d'autres objets 30 minutes, puis 15 minutes avant l'heure prévue. événement. Si quelque chose n'est pas à sa place, l'organisateur de l'événement peut le signaler au personnel du banquet.
Un nettoyage inopportun
Pour tout événement, il y aura deux horaires: l'agenda des organisateurs et l'horaire de travail du personnel d'exploitation du site. Il est de la responsabilité de l'organisateur de l'événement de s'assurer que les deux sont correctement synchronisés.
La présentation ou le discours d'ouverture du programme aura généralement lieu juste après une sorte de réception d'arrivée qui peut inclure des tables d'inscription, de la nourriture et des boissons. Le calendrier des activités de nettoyage et de démontage doit donc être soigneusement planifié afin de ne pas interférer ou interrompre le programme du programme. Lorsque le nettoyage et le démontage ne sont pas discutés à l'avance avec le personnel chargé des opérations événementielles, un organisateur d'événements peut constater que les tables et autres objets peuvent être retirés directement devant les hôtes ou les conférenciers invités, distrayant tout le monde dans la salle. chambre.
L'essentiel
Même si des lieux bien gérés avec des responsables et du personnel des opérations événementielles diligents devraient faciliter le travail d'un organisateur d'événements, une exécution aussi parfaite de l'événement n'est pas toujours le cas. Les grands organisateurs d’événements font de chaque détail de l’exécution d’un événement leur affaire. Ils prennent le temps de discuter de tous les aspects de l'installation, du service événementiel et du démontage avec les responsables du banquet avant le début de l'événement. l'événement lui-même et superviser les opérations de l'événement avant, pendant et après pour garantir le meilleur événement possible pour le client.
