La négociation de contrats est à la fois un art et une science. Ce sujet a fait l’objet de nombreux livres et articles populaires. Le thème des négociations contractuelles fait également depuis longtemps l'objet de séminaires, de présentations et des conférences conçues pour enseigner les quelques tactiques de base, mais importantes, nécessaires à la réussite d'un contrat négociateur. La négociation d'un contrat est le processus permettant de parvenir à une situation gagnant-gagnant à la fois pour votre entreprise et pour le fournisseur avec lequel vous signez un contrat.
Qu'est-ce qu'un contrat?
En fin de compte, le contrat sera un document décrivant toutes les règles qui régiront votre relation à l'avenir et plus elle sera claire et précise, mieux elle pourra être mise en œuvre et adhérant à. L’objectif est de trouver un équilibre avec le fournisseur et de le considérer comme un partenaire afin que vous puissiez tous les deux atteindre vos buts et objectifs d’entreprise en signant le contrat.
Négociation de contrat réussie signifie que les deux parties recherchent des aspects positifs qui profitent aux deux parties dans tous les domaines tout en parvenant à un accord juste et équitable. Un contrat signé qui profite aux deux parties fournira une base solide pour construire un relation durable avec votre fournisseur. Vous trouverez ci-dessous des objectifs et des stratégies simples et faciles à mettre en œuvre pour des négociations contractuelles réussies.
Objectifs des négociations contractuelles
Les objectifs de négociation de contrat peuvent être utilisés pour évaluer le contrat en fonction de chacun de ces critères:
- Expliquez clairement toutes les conditions préalables, modalités et conditions essentielles.
- Les biens ou services à fournir sont détaillés et définis.
- La rémunération est clairement indiquée, y compris le coût total, les échéanciers de paiement et les conditions de financement.
- Décrire toutes les étapes majeures telles que les dates d’entrée en vigueur, les dates d’achèvement/fin et les dates de renouvellement possibles.
- Identifier et traiter les risques et responsabilités potentiels.
- Définir et fixer des attentes raisonnables pour le partenariat, y compris une stratégie de communication et un calendrier.
Stratégies de négociation
1. Énumérez les priorités de classement, ainsi que les alternatives: Avoir la liste des éléments les plus importants par rapport aux éléments qui ne le sont peut-être pas aussi vous permet de faire un compromis si nécessaire. Cette liste doit être une liste dynamique qui est maintenue à jour en fonction des besoins de l'entreprise en ce qui concerne la collaboration avec ce fournisseur. Il n’est pas réaliste de supposer que vous serez en mesure de négocier efficacement tous les domaines du contrat en même temps. Par conséquent, vous voulez être sûr que ce qui est le plus important pour vous est discuté et convenu avant de passer à des éléments moins importants.
2. Reconnaissez la différence entre ce dont vous avez besoin et ce que vous voulez: Revoyez fréquemment vos priorités tout au long du processus de planification des négociations contractuelles et une dernière fois à la fin. Assurez-vous de poser les questions difficiles: « Est-ce vraiment une priorité pour notre entreprise, ou est-ce « agréable à avoir »? "Cette priorité était-elle le résultat de des manœuvres politiques internes, ou est-ce réel? » « Si nous devions sacrifier ce point, cet accord peut-il encore être gagnant-gagnant pour les deux côtés?"
3. Connaissez vos résultats pour savoir quand partir: Y a-t-il un coût ou un tarif horaire que votre entreprise ne peut pas dépasser? Avez-vous réalisé qu'une ou deux des principales priorités ne sont vraiment pas négociables et qu'il serait préférable de vous retirer de ce contrat si le vendeur ne l'accepte pas? Énumérez-les avec la justification afin que vous puissiez les utiliser pour négocier l'accord optimal.
4. Définissez les éventuelles contraintes de temps et repères: Définissez les normes de mesure des performances que vous attendez de votre fournisseur. Ce sera une méthode clé pour surveiller les performances du fournisseur. Succès du fournisseur sera essentiel pour obtenir une bonne valeur de ce contrat. Par conséquent, vous souhaiterez négocier une pénalité juste et équitable lorsque les indicateurs de performance clés (KPI) ne sont pas atteints.
5. Évaluer les responsabilités et les risques potentiels: Comprenez la possibilité que quelque chose se passe mal ou ne soit pas mis en œuvre comme prévu lors de l'établissement du contrat. Que se passe-t-il si des coûts imprévus surviennent? Qui sera responsable en cas de violation des réglementations gouvernementales? Quelle assurance couvrira les travailleurs contractuels? Ce ne sont là que quelques-unes des questions les plus courantes qui doivent être abordées dans tout contrat. Tout comme il était important de comprendre les priorités, il est tout aussi important non seulement de connaître la possibilité que quelque chose se passe mal, mais aussi d'être proactif quant aux mesures à prendre en cas de problème.
6. Confidentialité, non-concurrence, résolution des litiges, et changements dans les exigences: Pour compléter la liste, ces éléments ne représentent que quelques éléments supplémentaires à prendre en compte lors de la négociation du contrat avec le fournisseur. Lorsqu'elle est abordée de manière proactive, cette liste pourrait devenir un bon endroit pour établir un terrain d'entente avec le fournisseur, au lieu d'éléments qui pourraient constituer des obstacles potentiels aux négociations. Par exemple, si le vendeur ou un représentant du vendeur a la possibilité d'être exposé aux informations confidentielles, il devrait alors y avoir une clause de confidentialité qui limitera la responsabilité de vous et du fournisseur. Il est impératif de prendre toutes les précautions pour protéger l’ensemble de la propriété intellectuelle et des brevets, en plus des données financières sensibles.
Enfin, avant que les deux parties ne s’assoient pour examiner, discuter et négocier les termes du contrat, assurez-vous d’avoir également pris en compte quelques autres critères clés susceptibles de faciliter le bon déroulement du processus.
7.Déterminez si les intérêts de votre entreprise seraient mieux protégés en faisant appel à un conseiller juridique: Négocier un contrat un an de services de conciergerie dans un petit bureau est très différent de la négociation d'un contrat pour externaliser un centre d'appels assez grand. Si vous vous sentez un peu gêné par la lecture du « jargon juridique » d’un contrat, n’hésitez pas à faire appel à un avocat spécialisé dans la négociation de contrats.
8.Déterminez si le contrat nécessitera une surveillance par ou par l’intermédiaire d’un comptable ou d’autres experts financiers: Il est tout aussi important que de retenir les services d'un conseiller juridique approprié, mais il peut également s'agir de retenir, ou de désigner un expert en interne. qui peut gérer les conditions financières du contrat dès le début des négociations, ainsi que tout au long de la processus. Établir un pro forma pour la transaction elle-même, ainsi que des rapports financiers continus, peuvent être une tâche assez complexe, mais d'une importance vitale. Prenez le temps de comprendre comment ce processus peut être géré en interne par un comptable, ou s'il doit être externalisé à un cabinet comptable.
Un autre avantage du suivi étroit des données financières d'un contrat particulier est que cela peut être utilisé comme KPI et comme moyen objectif de surveiller les performances.
