Avant de finaliser l’embauche de nouveaux employés, vous devez leur demander de remplir une liste des documents relatifs aux nouvelles embauches. L'un des documents de cette liste est le formulaire I-9 — Vérification de l'admissibilité à l'emploi. Pour remplir le formulaire, l'employé doit vous montrer des documents prouvant qu'il est éligible pour travailler aux États-Unis.
Découvrez comment fonctionne le formulaire I-9, y compris comment vous et vos nouvelles recrues pouvez remplir cet important formulaire.
Points clés à retenir
- Le formulaire I-9 doit être rempli pour chaque nouvelle embauche dans votre petite entreprise, afin de vérifier l'éligibilité de la personne à travailler aux États-Unis.
- L'employé doit présenter des documents prouvant à la fois son identité et son admissibilité au travail, et l'employeur doit examiner et vérifier ces documents.
- Vous n'êtes pas obligé de soumettre le formulaire I-9 au service américain des douanes et de l'immigration, mais vous devez conserver des copies signées en cas d'audit ou d'enquête.
Qu'est-ce que le formulaire I-9?
Formulaire I-9, ou le formulaire de vérification de l'éligibilité à l'emploi, est requis par le Service américain des douanes et de l'immigration (USCIS) pour fournir des documents attestant qu'un employé nouvellement embauché est autorisé à travailler dans aux États-Unis. Le nouvel employé doit remplir ce formulaire et fournir les documents appropriés concernant (a) son identité et (b) son admissibilité à l'emploi, et l'employeur doit examiner et vérifier les documents.
Le formulaire I-9 est périodiquement mis à jour. Pour être sûr d'avoir le dernier formulaire, regardez la date d'expiration dans le coin supérieur droit. Pour plus d'informations sur les dates de révision du formulaire I-9, vous pouvez vous inscrire à recevoir des mises à jour par e-mail de l'USCIS.
Qui doit remplir le formulaire I-9?
Le formulaire I-9 doit être rempli par chaque nouvel employé et son employeur au moment de l'embauche, c'est-à-dire avant ou le premier jour d'emploi. Mais vous ne pouvez pas exiger que quelqu'un remplisse le formulaire avant d'accepter un emploi dans votre entreprise.
Vous n'avez pas besoin d'utiliser un I-9 pour vérifier l'éligibilité au travail des entrepreneurs indépendants (non-employés, travailleurs domestiques occasionnels ou employés ne travaillant pas aux États-Unis). Les propriétaires d'entreprise indépendants n'ont pas besoin de remplir ce formulaire car ils ne sont pas des employés. Une exception: les propriétaires d’une entreprise travaillent parfois comme employés. Dans ce cas, remplissez le formulaire I-9 et conservez-le dans les dossiers de chaque propriétaire/employé.
Vous avez le droit de ne pas embaucher un candidat ou de licencier un employé qui ne présente pas les documents de vérification d'emploi requis ou dont vous savez qu'il n'est pas autorisé à travailler aux États-Unis États.
Comment remplir un formulaire I-9
Remplir le formulaire I-9 est un processus en deux étapes. Tout d'abord, l'employé complète sa partie, avec des informations personnelles et des informations sur son admissibilité à travailler dans le États-Unis Ensuite, l'employé présente des documents à l'appui de ses déclarations et l'employeur examine les documents et vérifie eux.
L'employé doit présenter des documents prouvant à la fois son identité et son admissibilité au travail. Ils peuvent le faire de deux manières:
- Présentation d'un document de liste A (comme un passeport) montrant à la fois l'identité et l'éligibilité au travail
- Présenter un document de liste B prouvant votre identité et un document de type C prouvant votre éligibilité au travail.
Vous pouvez trouver les listes de documents en ligne sur I-9 Centrale (avec des échantillons de chaque type de document) ou dans le Instructions pour le formulaire I-9. Pour plus d'informations, consultez le Manuel USCIS pour les employeurs.
Section 1
L'employé remplit cette partie du formulaire en donnant son nom et d'autres informations personnelles. Ils doivent également attester de leur statut de travail, avec les numéros de documents appropriés:
- Citoyen des États-Unis
- Ressortissant non citoyen
- Résident permanent légal
- Étranger autorisé à travailler jusqu'à une date d'expiration
Si quelqu'un traduit pour l'employé, il doit inclure les informations du traducteur.
Section 2
Dans cette section, l'employeur inclut des informations sur le ou les documents que le salarié lui remet. Saisissez un document de la liste A ou un document de chacune des listes B et C:
- Titre du document
- Autorité de délivrance
- Numéro de document
- Date d'expiration (ou "N/A" si aucune)
Vous devez également inclure la première date d'emploi de l'employé et fournir des informations sur le signataire du formulaire et l'employeur ou un représentant autorisé.
Vous devez regarder les documents fournis par chaque employé et vous devez les accepter s'ils semblent authentiques. Vous ne pouvez pas accepter de copies, sauf pour les actes de naissance. L'USCIS ne vérifiera pas des documents spécifiques à moins qu'ils ne soient soumis via le système E-Verify.
Section 3
Cette section est destinée à la revérification et aux réembauches. Vous pouvez utiliser cette partie du formulaire pour revérifier un employé pour un document qui a expiré.
Où déposer le formulaire I-9?
Vous n'avez pas besoin d'envoyer une copie de chaque formulaire I-9 à l'USCIS. Assurez-vous d'avoir un formulaire dûment rempli (le formulaire de l'employeur et sections employé) pour chaque employé et conservez les formulaires où vous pourrez les récupérer en cas d'audit ou inspection.
Foire aux questions (FAQ)
A quoi sert un formulaire I-9?
Le Service américain des douanes et de l'immigration (USCIS) exige que les employeurs utilisent le formulaire I-9 pour vérifier l'identité des nouveaux employés et leur admissibilité à travailler dans le pays. Les employés américains doivent présenter à l'employeur des documents prouvant à la fois leur identité et leur éligibilité, et l'employeur doit examiner et vérifier les documents en notant le document. titres.
L'employeur et l'employé attestent des documents, avec des sanctions s'ils commettent un parjure en donnant de fausses informations. Un employeur ne peut pas embaucher ou doit licencier un nouvel employé ou un nouvel employé qui ne dispose pas des documents appropriés ou dont on sait qu'il n'est pas autorisé à travailler aux États-Unis.
Existe-t-il une version électronique du formulaire I-9?
Le formulaire I-9 est disponible dans une version PDF à remplir que vous pouvez utiliser pour remplir les informations dans les espaces vides et les enregistrer sur un ordinateur. Vous pouvez également le télécharger sur un appareil mobile. La version téléchargée ne peut pas être signée électroniquement, donc même si vous saisissez les informations sur le Formulaire PDF, vous devez l'imprimer pour qu'il soit signé par le représentant de votre entreprise et le nouveau employé.
Vous pouvez également obtenir une version espagnole du formulaire I-9, mais il ne peut être utilisé qu'à Porto Rico. La version anglaise du formulaire doit être utilisée dans tous les autres États et territoires américains.
Quelle est la pénalité si vous ne remplissez pas le formulaire I-9?
Les employeurs peuvent être pénalisés pour parjure (fausses déclarations) s'ils ont sciemment embauché un employé non autorisé. il est également interdit d'embaucher quiconque, y compris des citoyens américains, sans vérifier son identité et son autorisation de travail sur le formulaire I-9.
Les employeurs peuvent être condamnés à une amende si le formulaire n'est pas correctement rempli, et les individus peuvent être poursuivis pour avoir sciemment et volontairement saisi de fausses informations. Des pénalités et des amendes pour ces violations peuvent être imposées à chaque individu (employé) qui n'a pas été autorisé ou non vérifié. Vous devez sauvegarder tous les formulaires I-9 et les avoir à disposition si l'USCIS inspecte votre entreprise.
