Une réunion préalable à la conférence est l'abréviation de « réunion pré-conférence ». C'est l'occasion de rassembler les acteurs clés d'une conférence afin que chacun puisse revoir son plan pour mener à bien une conférence. Cette réunion a généralement lieu dans l'espace de conférence.
Voici ce que vous devez savoir sur une réunion préalable avant d'organiser votre prochain événement.
Qu'est-ce qu'une réunion pré-con?
Selon la taille de la conférence, des dizaines, voire des centaines, de personnes peuvent être responsables du bon déroulement de l'événement. La réunion pré-con, ou simplement « le pré-con », est l'occasion pour toutes ces personnes de se rencontrer en un seul endroit et de discuter des détails de l'événement prévu. C'est l'occasion pour les vendeurs de poser des questions, pour les organisateurs de préparer le personnel à toutes les bizarreries, et pour que les équipes évaluent l'espace et décident où placer les tables, les chaises, les scènes ou tout autre agencements.
La réunion préalable à l'événement a généralement lieu quelques jours avant l'événement. Le jour d'un événement, une présentation plus courte peut rafraîchir les participants du plan juste avant l'ouverture des portes de la conférence.
Certaines personnes peuvent associer les réunions préalables à planification des conférences, conventions, congrès et programmes d'incitation plus importants. Cependant, il est également courant d'organiser une réunion préalable pour des séminaires et autres événements spéciaux. Même les petits rassemblements dans une salle de conférence d'un hôtel doivent être précédés d'une réunion préalable.
Comment se déroule une réunion pré-con?
Pour ceux qui ne prévoient pas de réunions fréquentes, une réunion préalable peut sembler inconfortable ou gênante au début, car elle peut inclure de nouveaux termes ou un nouveau langage, tels que « CV de l'événement » ou « Ordre d'un événement de banquet ». Cependant, les réunions préalables ont pour but d'apaiser tout malentendu ou tout aspect flou de l'événement. C'est votre chance de demander ce que signifient ces termes et de poser toute autre question qui améliorera le succès de l'événement.
À quoi s'attendre lors d'une réunion pré-Con
Lors de la réunion préalable, l'organisateur de l'événement examinera toutes les informations finales. logistique pour un programme donné avec l'équipe de gestion des fournisseurs impliquée dans le programme.
En règle générale, une réunion préalable à la conférence est coordonnée et programmée par le responsable des services de conférence du lieu. Par exemple, si votre conférence se tient dans un hôtel, cet hôtel aura probablement un employé dont le travail consiste à coordonner des événements comme le vôtre. Cette personne invitera les managers des différents domaines impliqués dans l'événement à revoir leur rôle particulier pour un événement.
C’est un excellent moment pour l’organisateur de réunions ou d’événements d’établir une relation avec toutes les personnes impliquées.
Au cours de la préparation, il convient que l'organisateur de l'événement souligne certains des objectifs clés de l'événement, notamment les des informations sur l'organisation qui accueille l'événement, les messages clés véhiculés lors de l'événement et les personnalités importantes qui sont attendues assister à.
Consultez le CV de l'événement
Un CV d'événement détaille toutes les spécifications de l'événement. Il comprend toutes les informations pertinentes, y compris les dates, les heures, les contacts, les profils des participants, les urgences. contacts, nourriture et boissons, transport, informations d'expédition, facturation, audiovisuel et autres informations spéciales besoins.
Chaque chef de service examinera son rôle dans l'événement, y compris les détails pertinents et ses procédures opérationnelles typiques. Ils examineront également leur compréhension du contrat de l’événement et des informations précédemment partagées sur les commandes du banquet.
Les organisateurs de réunions et d'événements doivent penser à poser des questions détaillées liées aux spécifications de l'événement pendant cette période, tels que les niveaux de dotation en personnel et les noms des contacts clés de tous les domaines représentés qui seront présents lors de la réunion réelle. événement. Les éléments clés de la discussion préalable peuvent inclure un examen de:
- Exigences en matière de nourriture et de boissons
- Exigences relatives à la liste de chambres d'hôtes
- Exigences relatives aux expositions lors de conférences et de salons professionnels
- Exigences en matière d'espace pour les salles de réunion et les salons professionnels (y compris les plans d'étage détaillés)
- Exigences techniques, telles que les spécifications électriques et de télécommunications
- Détails sur l'emplacement de la signalisation et autres décorations
Apporter des modifications de dernière minute
La réunion préalable est le moment idéal pour apporter des changements de dernière minute. Même si cela ne leur plaît pas toujours, la plupart des vendeurs et des fournisseurs s'attendent à quelques modifications et substitutions de dernière minute, mais essaient de maintenir des demandes raisonnables.
Bien entendu, l’ampleur des changements qui pourraient être considérés comme raisonnables dépend de la rapidité avec laquelle la situation préalable se produit. Si le pré-con est programmé à une période où l'installation est déjà en cours, envisagez de procéder à une inspection précoce de la salle pour vous assurer que tout se passe bien. De cette façon, vous saurez quels changements pourraient être apportés sans compromettre les progrès déjà réalisés.
Points clés à retenir
- Une réunion préalable est une réunion qui a lieu avant une conférence dans un centre de congrès, un hôtel ou tout autre espace événementiel.
- La réunion préalable à la réunion offre l'occasion à tous les acteurs clés et au personnel de revoir leurs responsabilités, leurs objectifs et leurs attentes.
- La réunion préalable à l'événement a généralement lieu quelques jours avant l'événement.
- C'est l'une des dernières opportunités dont disposeront les organisateurs pour demander des modifications avant le début de l'événement.
