Quand nous essayons de faire passer un message à quelqu’un d’autre, nous réfléchissons souvent longuement à ce que nous voulons dire. Ce n’est pas la bonne façon de procéder. Au lieu de vous concentrer sur ce que vous voulez dire pour faire passer votre message, vous devez vous concentrer sur la communication de ce que vous voulez que l'autre personne fasse entendre.
Qu'est-ce que je veux dire?
Que vous donniez des instructions à un employé, commandiez de la nourriture lors d'un service au volant ou rédigiez un mémo expliquant le nouveau code vestimentaire vous voulez être sûr de faire passer votre message. Vous voulez dire exactement ce qu’il faut pour que l’autre personne comprenne votre point de vue. Parfois, vous pratiquez ce que vous allez dire. Nous rédigeons souvent des brouillons de nos mémos et discours pour nous assurer que nous utilisons les bons mots. Tout cela est fait pour nous assurer que nous envoyons le bon message.
D’innombrables livres et articles ont été écrits pour expliquer pourquoi il est si important d’envoyer le bon message; ils essaient de vous apprendre à envoyer exactement le message que vous souhaitez envoyer. Leurs auteurs soulignent l’importance d’être concis, précis et précis dans le choix de vos mots, que vous les écriviez ou que vous les prononciez. Ils vous disent que c’est le meilleur moyen de faire passer votre message auprès de votre public.
Qui est mon public?
Nous savons tous à quel point notre public est important pour décider de ce que nous allons dire et comment nous allons le dire. Expliquer la valeur d'un nouveau système téléphonique est différent si vous parlez au service financier que si vous vous adressez au personnel de télévente. Mieux vous connaissez votre public, plus il vous sera facile d’adapter votre message à celui-ci. Plus votre message est adapté à votre public, plus vous avez de chances de faire passer votre message.
Comment puis-je les atteindre?
Si le message que vous envoyez est important, le message que le destinataire entend l’est encore plus. Si vous connaissez votre public, vous avez généralement une idée de la manière dont il interprétera ou filtrera ce que vous dites. Vous pouvez utiliser cela à votre avantage pour vous assurer qu’ils reçoivent le message que vous essayez d’envoyer.
Nous savons tous, par exemple, que si nous nous adressons à un groupe d'élèves de première année, nous ne pouvons pas utiliser de « grands mots » car ils ne comprendront pas. Ils ne comprendront pas notre message. Nous choisissons donc des mots qu’ils comprendront. Plutôt que d'utiliser de « grands mots » qui transmettent le message que nous voulons transmettre, nous utilisons des mots que nous pensons qu'ils comprendront. De cette façon, ils entendront notre message et le comprendront.
N'essayez pas d'expliquer des concepts techniques aux comptables en utilisant des termes techniques. N'utilisez pas d'analogie financière pour faire passer un message au service créatif. Si vous souhaitez que votre service client traite plus d’appels par jour, dites-le-lui. Ne leur dites pas qu'ils doivent « réduire l'intervalle de temps entre les opportunités d'interface client ».
Gérer ce problème
Pour augmenter vos chances de faire passer votre message, concentrez-vous davantage sur le destinataire que sur l'expéditeur. Adaptez votre message à votre public pour améliorer sa compréhension. Ne vous inquiétez pas tant de ce que vous voulez dire que de ce que vous voulez qu'ils entendent et comprennent.
