Vous avez peut-être entendu le terme dossier de presse et avez peut-être même reçu un dossier de presse pour quelque chose. Bien que la forme et la fonction d'un dossier de presse puissent varier considérablement selon le secteur, la définition acceptée est la suivante:
"Un ensemble de matériel promotionnel fourni aux membres de la presse pour les informer, notamment sur un produit, un service ou un candidat."
Parce qu'il y a tellement de variété, examinons les composants réels qui peuvent constituer un dossier de presse et comment assemblez-en un qui donne à votre produit ou service les meilleures chances de publicité gratuite, également appelée média gagné. Si tu faites correctement votre dossier de presse, vous obtiendrez un retour plusieurs fois supérieur à votre investissement initial, surtout si le kit permet d'obtenir du temps d'antenne pour votre produit ou service sur les chaînes d'information, ou des articles en ligne et dans la presse écrite.
Créer votre dossier de presse
Il n'existe pas de règles sur la création de dossiers de presse précisant les éléments que vous devez inclure. Vos dossiers de presse varieront en fonction de ce dont vous faites la promotion et du type de média qui recevra votre dossier de presse.
La plupart des dossiers de presse sont envoyés par courrier, souvent à des personnes qui ont des assistants administratifs, et il est de votre devoir de créer un dossier de presse suffisamment intéressant pour passer outre le portier. Le contenu et la présentation comptent beaucoup. Vous pouvez également envoyer votre kit par voie électronique, même si s'il comporte dix pièces, cela peut devenir encombrant.
Ce que vous incluez est très important car un dossier de presse doit être un moyen simple de vous mettre en valeur, vous ou votre entreprise. Considérez-le comme la compilation des plus grands succès de votre entreprise, car vous souhaitez que les médias connaissent votre entreprise, ainsi que vos produits et services, dans un seul et même package. Les principaux éléments du dossier de presse que vous souhaiterez prendre en compte comprennent les éléments suivants.
Le communiqué de presse
Le communiqué de presse de votre dossier de presse annonce ce que vous publiez. Si vous avez un nouveau produit, le dossier de presse permet de le présenter. Si votre entreprise fusionne avec une autre, le communiqué de presse le défend.
Vous pouvez inclure plusieurs communiqués de presse dans votre dossier de presse. Par exemple, un dossier de presse sur un salon professionnel peut contenir un communiqué de presse sur une fusion d'entreprise, trois communiqués de presse sur de nouveaux produits et un communiqué de presse annonçant un nouveau PDG.
Cependant, n'incluez pas plus d'un communiqué de presse si vous pouvez l'éviter. Si vous envoyez un dossier de presse à un éditeur, vous n'aurez besoin que d'un seul communiqué de presse. N'oubliez pas que plus vous incluez, plus vous faites travailler les gens. Vous voulez rendre leur travail aussi simple que possible.
Une brève lettre/table des matières
Ceci est particulièrement utile pour tout type de dossier de presse qui comprend de nombreux éléments différents, mais tout aussi importants. Votre lettre peut être adressée aux médias en les remerciant par avance de leur intérêt, puis vous peut fournir un résumé de ce qui est inclus et indiquer pourquoi le produit ou le service serait intéressant pour eux. Assurez-vous que le nom et les coordonnées de votre contact média sont corrects.
Une brochure
Professionnels des relations publiques utilisez des dossiers de presse pour annoncer un nouveau produit, mais vous pouvez également inclure votre brochure. Les brochures sont particulièrement utiles pour expliquer votre produit ou service en plus d'un simple communiqué de presse. Il ne s'agit pas seulement d'un élément visuel, mais il peut également fournir des informations techniques de manière simple. Pour un dossier de presse sur un salon professionnel, vous pouvez inclure un certain nombre de brochures qui donnent le rédacteur/journaliste une grande quantité d’informations sur tous vos différents produits/services.
Échantillons de produits
Si votre produit est suffisamment petit et que vous pouvez vous le permettre, vous devez en mettre un échantillon dans le dossier de presse. Cela donne aux rédacteurs et aux journalistes la possibilité de tester le produit par eux-mêmes. Bien entendu, assurez-vous que le produit fonctionne avant de l'envoyer à un éditeur. Vous ne voulez pas envoyer Filaire magazine un nouveau type de lampe de poche qui s'enflamme pendant son fonctionnement.
Si votre produit est trop gros et que vous organisez une démonstration dans vos locaux, incluez ces informations afin que le rédacteur/journaliste puisse venir chez vous et voir le produit de près. Ou, si votre stand de salon professionnel organise une démonstration, c'est un bon moyen de donner à de nombreux rédacteurs et journalistes de tout le pays la chance de voir votre produit en action.
Si vous ne disposez que de quelques échantillons, créez un mailing de dossier de presse à plusieurs niveaux. Les médias de premier plan ne comptent peut-être que cinq à dix médias, mais ils seront les plus importants.
Couverture médiatique passée
Si vous avez déjà bénéficié d'une couverture médiatique gratuite, vous pouvez inclure une feuille détaillant ces médias. Mais n'envoyez pas de couverture médiatique d'un concurrent direct, sinon elle ne sera pas couverte. Par exemple, si Belle maison j'ai publié un article sur votre produit, ne l'envoyez pas à Maison et jardin parce qu'ils diront que cela a déjà été couvert par une publication d'un refuge. Cependant, si votre produit est apparu dans un segment de CNN, allez-y et incluez cette exposition dans la presse.
Fiche descriptive
Cela peut être un excellent ajout à un dossier de presse car il détaille les fonctionnalités, les avantages et d'autres informations spécifiques dans un moyen qui informe le journaliste ou le rédacteur en chef sur votre entreprise et/ou vos produits avec des puces rapides de information. Les fiches d'information peuvent être utilisées pour les lancements de produits, les dossiers de presse sur les nouvelles recrues, les conférences de presse et d'autres domaines dans lesquels vous souhaitez donner à l'éditeur des faits clés qu'il souhaitera peut-être utiliser mot pour mot.
Document d'information sur l'entreprise
La rédaction d'une page historique d'entreprise peut être utile pour les dossiers de presse actuels et futurs. Ce document d'information détaille les débuts de votre entreprise et peut inclure la direction que prend votre entreprise. Les réalisations majeures doivent être incluses ainsi que toutes les distinctions ou récompenses. N’oubliez pas non plus vos projets d’expansion et de développement de produits. Assurez-vous de mettre à jour votre document d’information chaque année pour inclure toute réalisation supplémentaire et tout moment de référence.
Biographies des dirigeants
Que ce soit un nouveau PDG, un nouveau responsable des relations publiques ou un nouveau membre de votre conseil d'administration, c'est l'endroit idéal pour informer les gens sur ceux qui composent votre équipe.
Les biographies des dirigeants, ainsi que les images haute résolution, fournissent au rédacteur en chef des informations générales indispensables sur le calibre des personnes derrière l'entreprise. Certaines publications impriment une biographie mot à mot, alors écrivez la biographie à la troisième personne plutôt qu'à la première personne. Conservez toutes les biographies sur une seule page et incluez les récompenses et distinctions, mais aucune information personnelle autre que les affiliations à l'industrie.
Feuille de devis et FAQ
Une feuille de devis, contenant des citations des personnes de votre entreprise, est un moyen simplifié de donner des informations utiles. les éditeurs citent dont ils ont besoin pour terminer un article sans les obliger à rechercher les relations publiques d'une entreprise personne.
Cette fiche peut présenter des citations de vos dirigeants, développeurs de produits, et même vos clients (autrement appelés témoignages). Une feuille de citations peut répondre aux questions les plus évidentes qu’un éditeur est susceptible de se poser. Assurez-vous simplement que chaque citation se lit bien sur papier, car elle sera très probablement utilisée textuellement sous forme imprimée.
Inclure des images haute résolution sur une clé USB
Les images sont-elles pertinentes pour votre dossier de presse? Si tel est le cas, assurez-vous qu'il s'agit d'images haute résolution stockées sur un périphérique multimédia pratique comme une clé USB ou un CD. Vous pouvez également inclure des images haute résolution sur votre site Web pour les médias à télécharger. Assurez-vous simplement d'inclure le lien direct vers votre galerie d'images dans votre dossier de presse.
