Le formulaire d'éligibilité I-9 est requis par l'Immigration Reform Act, vérifiant l'identité d'un employé et son éligibilité à travailler légalement aux États-Unis. Si un employeur manque une étape ou oublie d'inclure les documents appropriés, il risque une amende. complications juridiques possibles et assez graves, c'est pourquoi il est si important de vérifier tous les aspects d'un employés I-9.
Liste A – Documents établissant à la fois l'identité et l'admissibilité à l'emploi
Sur l'I-9, vous trouverez une liste de documents requis pour prouver votre identité. Ces documents établissent l'identité et l'éligibilité à travailler aux États-Unis et sont considérés comme une preuve acceptable des deux.
- Passeport américain (non expiré ou expiré)
- Certificat de citoyenneté américaine (Formulaires N-560 ou N-561)
- Certificat de naturalisation (Formulaires N-550 ou N-570)
- Passeport étranger non expiré avec pièce jointe Formulaire I-94 indiquant un permis de travail non expiré
- Carte de résident permanent ou carte de reçu d'enregistrement d'étranger avec photo (Formulaire I-551)
- Carte de résident temporaire non expirée (Formulaire I-688)
- Carte d'autorisation de travail non expirée (Formulaire I-688A)
- Permis de réentrée non expiré (Formulaire I-327)
- Titre de voyage pour réfugié non expiré (Formulaire 1-571)
- Document d'autorisation de travail non expiré délivré par le Département de la sécurité intérieure (DHS) qui contient une photographie (Formulaire I-688B)
Liste B—Documents établissant l'identité
En l’absence de l’un des documents ci-dessus, un employé devra en présenter deux autres, l’un comme preuve d’identité et l’autre comme preuve d’admissibilité à l’emploi. Les documents suivants peuvent être utilisés pour établir l'identité d'un employé:
- Permis de conduire ou carte d'identité délivré par un État ou une possession périphérique des États-Unis, à condition qu'il contient une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et adresse
- Carte d'identité délivrée par des agences ou entités gouvernementales fédérales, étatiques ou locales, à condition qu'elle contienne une photographie ou des informations telles que le nom, la date de naissance, le sexe, la taille, la couleur des yeux et l'adresse
- Carte d'identité scolaire avec photo
- Carte d'électeur
- Carte militaire américaine ou dossier de draft
- Carte d'identité de militaire à charge
- Carte de marin marchand de la Garde côtière américaine
- Document tribal amérindien
- Permis de conduire délivré par une autorité gouvernementale canadienne
Liste C — Documents établissant l'admissibilité à l'emploi
Un de ces documents doit être présenté en plus d’un document de la liste B si un salarié n’est pas en mesure de fournir un document de la liste A.
- Carte de sécurité sociale américaine délivrée par la Social Security Administration, autre qu'une carte indiquant qu'elle n'est pas valable pour l'emploi
- Certificat de naissance à l'étranger délivré par le Département d'État (Formulaire FS-545 ou Formulaire DS-1350)
- Copie originale ou certifiée conforme d'un acte de naissance délivré par un État, un comté, une autorité municipale ou une possession périphérique des États-Unis portant un sceau officiel
- Document tribal amérindien.
- Carte d'identité de citoyen américain (Formulaire I-197)
- Carte d'identité à utiliser par un citoyen résident aux États-Unis (Formulaire I-179)
- Document d'autorisation de travail non expiré délivré par le DHS autre que ceux répertoriés dans la liste A
Liste spéciale pour les personnes mineures
Les employés qui ont moins de 18 ans et qui ne sont donc pas en mesure de présenter l'un des documents ci-dessus peuvent fournir à la place des documents adaptés à leur âge, notamment:
- Dossier scolaire ou bulletin scolaire
- Dossier de clinique, de médecin ou d'hôpital
- Dossier de garderie ou d'école maternelle
Formulaire supplémentaire I-9 Responsabilités de l'employeur
Assurez-vous que les formulaires I-9 sont remplis correctement et que vous et votre employé suivez exactement les instructions. Vous devez conserver le formulaire I-9 de chaque employé dans vos dossiers pendant au moins trois ans ou pendant un an après la fin de l'emploi, selon la période la plus longue.
Conservez et faites des copies des documents originaux fournis par vos employés. Ce n’est pas obligatoire mais c’est conseillé. Conservez uniquement le nombre minimum de documents requis et conservez les formulaires et les photocopies des documents séparément de votre dossiers des employés.
Si des modifications sont apportées au document du dossier I-9, modifiez-les sur le formulaire original, paraphez et datez les modifications. Ne remplissez pas un nouveau formulaire. Vérifiez à nouveau les autorisations de travail expirées et n'autorisez pas les employés à travailler si leurs documents ont expiré.
Assurez-vous de répondre conformément aux instructions et aux directives en matière de timing si vous recevez une demande de sécurité sociale. Lettre de non-concordance de l'administration indiquant qu'un certain nombre de vos employés ont des droits sociaux invérifiables. Numéros de sécurité.
Obtenir informations actuelles sur le formulaire I-9 aux services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis (USCIS). Des informations supplémentaires sont disponibles de la Société pour la gestion des ressources humaines.
Exigences légales
Le formulaire I-9 doit être rempli pour chaque nouvel employé, quelle que soit son origine nationale ou si l'employé est un citoyen américain. Un employeur a violé la loi fédérale sur l'immigration s'il ne vérifie pas l'identité et l'autorisation de travail d'un nouvel employé en utilisant un Formulaire I-9. Les pénalités varient considérablement et sont basées sur un système à plusieurs niveaux, mais peuvent atteindre près de 20 000 $. Les pénalités augmentent à partir de 548 $ pour continuer sciemment à employer des personnes qui ne soumettent pas les formulaires I-9 avec la vérification appropriée.
Avertissement: Veuillez noter que les informations fournies, bien que faisant autorité, ne sont pas garanties quant à leur exactitude et leur légalité. Le site est lu par un public mondial et lois sur le travail et les réglementations varient d’un État à l’autre et d’un pays à l’autre. Veuillez demander une assistance juridique ou une assistance auprès de ressources gouvernementales étatiques, fédérales ou internationales pour vous assurer que votre interprétation et vos décisions juridiques sont correctes pour votre emplacement.
