En tant que propriétaire d'entreprise, il est important que vous compreniez si les travailleurs de votre entreprise sont des employés ou des entrepreneurs indépendants. La différence est un gros problème. L'IRS suppose qu'un travailleur est un employé, sauf si l'employeur peut prouver le contraire. En tant qu'employé, vous, l'employeur, êtes tenu de payer des impôts et de respecter les lois nationales et fédérales concernant les avantages sociaux, les salaires et les horaires.
L'IRS surveille de près les entreprises pour s'assurer qu'elles ne classent pas à tort les travailleurs comme entrepreneurs indépendants plutôt que comme employés. Les entrepreneurs indépendants ne subissent pas de retenues d’impôt sur l’emploi et les autres impôts ne sont pas payés pour les entrepreneurs payés pour leurs employés. Si vous traitez à tort les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants et que l'IRS détermine qu'ils sont des employés, cela pourrait coûter de l'argent à votre entreprise en amendes et pénalités pour sous-paiement des impôts sur l'emploi.
Exceptions à l'article 530 de l'IRS
Il y a une exception à cette règle. Votre entreprise pourra peut-être répondre à des exigences particulières pour éviter de classer les travailleurs comme des employés et de payer des impôts sur leur salaire. Cet allègement est discuté dans l'article 530 de l'Internal Revenue Code.
L'allégement de l'article 530 est un exemple de disposition de sphère de sécurité en vertu de certaines lois fédérales. Une disposition de sphère de sécurité permet une protection contre la responsabilité ou le paiement si la personne ou l'entreprise peut démontrer un effort de bonne foi pour se conformer à la loi. Cela signifie généralement le respect d’exigences spécifiques.
Que se passe-t-il si un employeur ne classe pas correctement les travailleurs
Disons que l'entreprise C compte des travailleurs qu'elle considère comme des entrepreneurs indépendants. Pendant deux ans, l'entreprise n'a pas retenu l'impôt fédéral sur le revenu de ces travailleurs et elle n'a pas déduit les impôts FICA (pour la sécurité sociale et l'assurance-maladie) des paiements à ces personnes.
L'IRS s'est rendu dans l'entreprise et a déterminé que les travailleurs auraient dû être traités comme des employés. Puisqu’aucun impôt FICA n’a été retenu pendant cette période de deux ans, la société aurait pu être responsable de ces paiements, ainsi que d’amendes et de pénalités.
Comment fonctionne la protection de l’article 530
Article 530 de l'Internal Revenue Code (PDF) discute des « Controverses sur la question de savoir si les individus sont des employés aux fins des taxes sur l'emploi ». Les dispositions de l'article 530 autorisent une entreprise pour éviter de payer des impôts sur l'emploi si l'entreprise traitait les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants, mais l'IRS déclare qu'ils sont des employés.
L'article 530 établit une sphère de sécurité pour les employeurs. Cela signifie qu'une entreprise ne peut pas être redevable des taxes sur l'emploi, comme dans l'exemple ci-dessus. Si l’entreprise peut démontrer qu’elle disposait d’une base raisonnable pour traiter les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants, les taxes, amendes et pénalités peuvent être annulées.
Exigences d'allègement en vertu de l'article 530
L'article 530 des exigences de dispense énumère trois exigences pour bénéficier d'une exemption de la sphère de sécurité. Tous les trois doivent être présents:
1. Base raisonnable. Votre entreprise doit disposer d’une base raisonnable pour ne pas traiter les travailleurs comme des employés. Cette base raisonnable pourrait être établie par:
- Une affaire judiciaire connexe ou une décision de l'IRS
- Un audit précédent de l'IRS qui comprenait un examen des taxes sur l'emploi à un moment où vous traitiez travailleurs similaires en tant qu'entrepreneurs indépendants et qui n'ont pas donné lieu à une reclassification par l'IRS de ces ouvriers
- Vous pouvez montrer qu'un segment important de votre secteur d'activité traitait des travailleurs similaires comme des entrepreneurs indépendants.
- Vous vous êtes appuyé sur une autre base raisonnable, comme l'avis d'un avocat d'affaires ou d'un comptable qui connaissait les faits concernant votre entreprise.
Cohérence substantielle. De plus, vous et tout employeur précédent devez avoir traité les travailleurs et tout travailleur similaire UNIQUEMENT comme des entrepreneurs indépendants. Si vous avez traité des travailleurs similaires comme des employés, cet allègement n'est pas disponible.
Cohérence des rapports. Enfin, votre entreprise doit à tout moment avoir produit toutes les déclarations de revenus fédérales compatibles avec votre traitement des travailleurs comme des entrepreneurs indépendants et non comme des employés. Ce traitement impliquerait de fournir aux travailleurs le formulaire 1099-MISC sous forme de résumés de salaire annuels, et non à aucun moment des W-2. L'allègement n'est disponible aucune année ni pour les travailleurs pour lesquels vous n'avez pas produit les déclarations de renseignements requises.
Un exemple
Pour continuer l'exemple ci-dessus, la société C:
- Peut démontrer que traiter les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants était une norme de l’industrie (base raisonnable)
- Traité tous les travailleurs similaires comme des entrepreneurs indépendants (cohérence substantielle)
- Préparation cohérente des formulaires 1099-MISC chaque année pour tous les travailleurs dans ce cas (cohérence des rapports).
Une autre possibilité pour déterminer le statut de travailleur
Si vous n'êtes pas sûr de traiter correctement les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants, vous pouvez demander une décision à l'IRS. Utilisez le formulaire IRS SS-8 pour demander une détermination à l'IRS. Le formulaire vous guide à travers une série de questions sur votre relation avec les travailleurs. L'IRS examine la situation et rend une décision. L'IRS indique qu'un examen SS-8 n'est pas lié à une évaluation en vertu de l'article 530; ce sont deux processus distincts.
