UN rapport non conforme, ou rapport de non-conformité ou NCR, est un document lié à la construction qui traite des écarts de spécifications ou des travaux qui ne répondent pas aux normes de qualité. Le rapport est utilisé dans le cadre des processus de contrôle qualité en détaillant le problème, comment il s'est produit et comment éviter qu'il ne se reproduise. Un NCR est également utilisé pour déterminer une résolution avec un client et documenter toute modification corrective apportée.
Éléments du rapport de non-conformité
Un rapport de non-conformité doit comprendre au minimum les informations suivantes:
- Quelle est la raison principale de la RCN ou qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ?
- Pourquoi le travail ne répond pas aux spécifications
- Que peut-on faire pour éviter que le problème ne se reproduise
- Explication des mesures correctives prises ou à prendre
- Acteurs clés impliqués dans la RNC et spécifications affectées par la RNC
Quand émettre un rapport de non-conformité
Il existe de nombreux scénarios courants dans le secteur de la construction qui nécessitent la délivrance d'un NCR:
- Ouvrage qui n'a pas été construit comme indiqué dans le plan approuvé Délivré pour Construction dessins
- Travaux qui ne respectent pas les tolérances spécifiées telles qu'établies dans les spécifications du projet
- Travaux effectués à l'aide de méthodes ou de normes non approuvées
- Non-respect du plan de test et d'inspection approuvé
- Les résultats des tests démontrent que le produit ne répond pas aux normes établies et approuvées
- Matériau utilisé qui n'a pas été approuvé comme substitut (égal ou similaire)
- La conception n'est pas précise et ne représente pas les conditions réelles sur le terrain
- La procédure approuvée n'a pas été suivie et des défauts de qualité ont été identifiés par l'équipe du projet.
Qui peut délivrer une NCR?
Un rapport de non-conformité est généralement émis par le consultant du projet. Le rapport doit présenter un fait non discutable et inclure des informations de sauvegarde claires et suffisantes à l’appui de l’affirmation. Le NCR suit les conditions convenues pour suivre et clôturer le rapport une fois les corrections appropriées apportées. Les rapports de non-conformité sont souvent utilisés comme outils de formation permettant aux chefs d’équipe de former d’autres employés afin d’éviter que des situations similaires ne se reproduisent.
Conséquences du rapport de non-conformité
Même si les NCR sont essentielles au contrôle qualité, elles peuvent introduire des problèmes supplémentaires dans le contrat. Parfois, les NCR peuvent être considérées par les institutions financières comme des signaux d’alarme ou peuvent être identifiées comme situations de mauvaise performance de la part de l'entrepreneur, avec un potentiel d'impact financier sur de futurs projets. Dans certaines situations, les NCR peuvent ouvrir la porte à des réclamations et même à d'autres processus d'arbitrage. Les NCR peuvent également entraîner des retards dans le processus de construction lorsque des ressources supplémentaires sont nécessaires pour corriger les situations ou les zones touchées par le rapport. Il y a beaucoup de paperasse et de recherches associées à une NCR, car la partie émettrice doit rassembler des informations, des spécifications, des normes et répertorier les procédures qui ont été affectées par la situation.
Que faire lorsque vous recevez une NCR
Si vous êtes le destinataire d'une NCR, vous devez agir rapidement et au minimum suivre ces étapes pour une résolution rapide:
- Rencontrez la personne délivrant le NCR.
- Mettez en œuvre l’action corrective et assurez-vous, grâce à un processus d’inspection, que le problème a été résolu de manière adéquate.
- Répondez par une lettre officielle ou un autre document, décrivant le processus qui a conduit à l'action qui a déclenché le NCR, documentant l'action pour résoudre le problème et expliquant les mesures prises pour empêcher le problème de récurrent.
- Assurez-vous que votre homologue accepte et approuve votre plan d'action.
