De nombreuses grandes réunions et conférences d'entreprise démarrent le programme de l'événement avec ce qui est une séance d'ouverture, parfois appelée séance plénière ou séance générale d'ouverture. Ces sessions sont le plus souvent associées à des conférences, congrès ou conventions plus importantes, mais elles peuvent également être utilisées pour des événements d'entreprise plus petits.
Les séances d'ouverture sont toujours programmées pour une période de temps déterminée au début du programme. Ils durent généralement une à deux heures. Les présentations programmées pendant ces périodes peuvent offrir aux organisateurs et aux hôtes d'événements une occasion unique de s'adresser à leurs participants.
Qu’est-ce qui constitue une séance d’ouverture?
Les séances générales d'ouverture sont caractérisées par une présentation programmée ou une série de présentations par divers conférenciers. Ils s'adressent au grand public.
Certains programmes d'événements proposent éventuellement des séances en petits groupes simultanées au cours desquelles les participants se répartissent en petits groupes pour des présentations et des ateliers. D'autres divisent le public presque immédiatement en sessions dédiées à certains rôles, compétences ou intérêts. Mais la séance plénière est l'occasion de s'adresser ensemble à tous les participants à l'événement.
Le responsable de l'organisateur peut choisir de couvrir les points généraux de l'ordre du jour et de décrire les objectifs du programme global. Les séances d'ouverture comprennent également généralement un conférencier principal et d'autres présentateurs qui contribuent à donner le ton à la convention.
Ces présentations peuvent avoir lieu sous différents formats, mais les sessions elles-mêmes sont par définition ouvertes à tous les participants.
Pourquoi commencer par une séance plénière?
Les séances générales d'ouverture les plus efficaces sont celles qui sont organisées au profit du public et des participants à l'événement, pas les organisateurs de l'événement. Organisateurs d'événements peut profiter de l'occasion pour aborder les affaires de l'entreprise ou de l'association, la logistique de l'événement et les points de l'ordre du jour, mais une bonne séance plénière doit également divertir et motiver le public.
Les programmes efficaces nécessitent l’engagement et l’intérêt du public. Les organisateurs d’événements doivent se battre pour récupérer cet intérêt s’ils le perdent dès le début. Les séances générales d’ouverture devraient démarrer le programme sur une note forte.
Objectifs et buts
Les grandes séances d’ouverture ont tendance à répondre à une combinaison des objectifs suivants:
- Motiver, éduquer et/ou divertir et engager le public.
- Donnez le ton au programme.
- Créez une expérience mémorable.
- Partagez des informations importantes.
Les meilleures séances générales d’ouverture atteignent tous ces objectifs. La séance plénière d'une conférence annuelle peut inclure un message de bienvenue du représentant de l'organisation président, suivi d'un discours du maître de cérémonie qui servira de modérateur pendant toute la durée de la événement.
La séance plénière peut se terminer sur une note forte avec un conférencier invité qui fait une présentation sur la motivation des participants à atteindre certains objectifs.
Quand c'est bien fait
Une bonne séance générale d’ouverture donnera le ton à tout l’événement. Vous maintiendrez votre intérêt si vous parvenez à maintenir une séance plénière optimiste. Vous souhaitez motiver les participants. Transmettez des informations qu'ils ne connaissaient pas auparavant comme un avant-goût des choses à venir. Établissez un lien avec eux.
Et oui, c'est bien d'ajouter un peu de divertissement, mais vous ne voulez pas que le divertissement soit tout le spectacle.
