Si vous devez licencier un employé pour mauvaise performance, vous devrez créer une simple lettre de licenciement qui vous protège en tant qu'employeur. Étant donné que d'anciens employés mécontents peuvent utiliser et utilisent souvent tout ce que vous écrivez pour intenter une action en justice, gardez la lettre simple et directe. Le moment de détailler les données historiques, le contenu des interventions et tout autre document officiel à long terme est lors de la réunion de clôture. la lettre de licenciement est, tout au plus, un résumé des données que vous avez partagées avec l'employé en cours de route.
Vérifiez vos documents avant le licenciement d'un employé
Si le responsable de l'employé a conservé des documents sur les performances, demandez à votre personnel des ressources humaines de vérifier les documents pour vous assurer qu'ils sont datés et qu'ils satisfont aux exigences légales. Vous ne voulez pas résilier votre contrat pour un motif valable en pensant que vous disposez d'une documentation solide, pour découvrir plus tard que ce n'est pas le cas.
De plus, la Society for Human Resource Management recommande que si un manager souhaite licencier un employé, les RH doivent s'assurer que plusieurs signaux d'alarme n'apparaissent pas. Ceux-ci sont:
- "L'employé a un dossier établi de performances satisfaisantes.
- "La recommandation du superviseur repose sur des raisons subjectives qui ne sont pas étayées par une documentation écrite.
- "La raison de la recommandation est basée uniquement sur la preuve" il a dit/elle a dit "et il n'y a aucune indication claire de ce qui s'est réellement passé."
La documentation appropriée peut vous protéger devant le tribunal si un employé licencié intente une action en justice auprès de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) qui vous accuse de discrimination.
Avant d'envoyer une lettre de licenciement
Dans la plupart des cas, la seule façon recommandée de licencier un employé est de s'adresser au supérieur hiérarchique de l'employé et à un représentant du service des ressources humaines pour informer l'employé du licenciement lors d'une rencontre en personne réunion.
Tenez cette réunion dès que vous disposez des informations, de la documentation et des preuves nécessaires pour licencier l'employé. Évidemment, cela ne s'appliquera pas en cas de non-présentation ou de non-appel. abandon de travail.
La lettre de licenciement documente la réunion pour le salarié et fait partie de le dossier personnel du salarié. Envoyez une lettre de licenciement au salarié après l'entretien de licenciement avec accusé de réception demandé, ou remettez la lettre de licenciement au salarié à l'issue de l'entretien. Imprimez la lettre sur le papier à lettres de l'entreprise et faites-la signer par le responsable de l'employé ou le propriétaire de l'entreprise.
Veuillez noter que les lois concernant le salaire final peuvent varier d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre.
Exemple de lettre de licenciement d'un employé
Vous pouvez utiliser cet exemple de lettre de résiliation comme modèle. Téléchargez le modèle (compatible avec Google Docs et Word Online), ou lisez la version texte ci-dessous.
Exemple de lettre de licenciement d'un employé (version texte)
Si le cas de licenciement motivé est solide et bien documenté, utilisez cette lettre comme exemple.
Date
Mme Margaret O'Malley
18361, rue Cliff
Sparte, New Jersey 07871
Chère Marguerite,
Cette lettre confirme votre licenciement de la société Ernesto pour mauvaise performance, avec effet immédiat.
Vous êtes licencié car, malgré les commentaires répétés et le coaching de performance de votre manager, votre performance au travail ne s'est pas améliorée. Votre performance a été documentée dans trois lettres de réprimande que vous avez lu et signé. De plus, le plan d'amélioration des performances (PIP) vous participiez à la définition d'objectifs et de cibles spécifiques que vous avez accepté d'atteindre avant leur date d'échéance.
Vous n'avez pas respecté les dates cibles dans aucun des domaines spécifiés dans le plan que vous et votre responsable avez rédigé et convenu ensemble. On vous a proposé des ressources et un soutien supplémentaire que vous avez refusé. En conséquence, votre licenciement est le résultat de votre refus de répondre aux exigences fondamentales de votre emploi.
Le paiement de vos jours de vacances et de maladie accumulés sera inclus dans votre chèque de paie final* que vous recevrez le jour de votre paie habituel, vendredi. Nous pouvons envoyer votre dernier chèque de paie à votre domicile ou vous pouvez prendre des dispositions avec votre responsable pour le récupérer.
Vous recevrez également une lettre décrivant le statut de vos prestations en cas de licenciement. La lettre comprendra des informations sur votre éligibilité à la Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) maintien de la couverture santé collective.
Vous avez restitué votre badge d'entreprise et votre smartphone au moment de votre licenciement, nous avons donc comptabilisé tous les éléments appartenant à l'entreprise.
Vous devrez tenir l'entreprise informée de vos coordonnées afin que nous puissions vous fournir les informations dont vous pourriez avoir besoin à l'avenir, comme votre formulaire W-2.
Salutations,
[Nom du gérant ou du propriétaire de l'entreprise]
Conclusions et réflexions finales sur une lettre de licenciement
La lettre de licenciement, même si elle n’est jamais facile ni amusante à rédiger, est un élément important du licenciement d’un employé. Il documente les informations dont vous avez besoin pour le dossier du salarié et répond aux questions les plus évidentes du salarié. Enfin, la lettre de licenciement constitue une documentation formelle en cas de procès ou lorsque la fonction RH cesse d'exister dans son format actuel.
Les managers et le personnel des ressources humaines quittent souvent leur poste et l'excellente documentation ainsi que la lettre de licenciement vous servent de dossier officiel et de perspective historique.
Utilisez cet exemple de lettre de licenciement comme guide, mais comme dans toutes les situations pouvant entraîner des poursuites judiciaires ou d'autres événements qui ne sont pas dans le meilleur intérêt de l'employeur, adressez votre lettre à votre avocat spécialisé en droit du travail avant de l'envoyer au employé.
Veuillez noter que les informations fournies, bien que faisant autorité, ne sont pas garanties quant à leur exactitude et leur légalité. Le site est lu par un public mondial etlois sur le travail et les réglementations varient d’un État à l’autre et d’un pays à l’autre. S'il te plaît demander une assistance juridique, ou l'aide de ressources gouvernementales étatiques, fédérales ou internationales, pour vous assurer que votre interprétation juridique et vos décisions sont correctes pour votre emplacement. Ces informations sont destinées à vous guider, à vous donner des idées et à vous aider.
