Appel à froid peut être déjà assez difficile, mais garder une trace précise de ces appels téléphoniques peut également être un casse-tête. Pourtant, votre réussite en tant que vendeur en dépend. L'idée derrière une feuille de suivi est de vous donner un moyen de gérer facilement vos appels à froid. La feuille vous permet de suivre facilement le nombre d'appels que vous effectuez, le nombre de décideurs que vous contactez et le nombre de rendez-vous de suivi que vous fixez.
Le but de tenir une feuille de suivi
La prospection est la première étape du processus de vente, donc si vous ne faites pas assez de démarchage téléphonique ou si vos appels à froid ne sont pas efficaces, l'ensemble de votre pipeline en souffrira. Imprimez chaque jour une copie de votre feuille de suivi des appels à froid et inscrivez la date en haut de la feuille.
Voici un exemple de ce avec quoi vous devriez travailler.
Date: _____________ Heure de début: _____________ Heure de fin: _____________.
Cadrans
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 10
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 20
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 30
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 40
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 50
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 60
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 70
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 80
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 90
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 100.
Total des cadrans __________.
Décideurs
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 10
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 20
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 30
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 40
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 50
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 60
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 70
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 80
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 90
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 100.
Total des décideurs __________.
Rendez-vous
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 10
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 20
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 30
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 40
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 50
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 60
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 70
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 80
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 90
❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ - 100.
Nombre total de nominations __________.
Nombre total de contacts avec les décideurs divisé par le nombre total de rendez-vous: __________%
Comment gérer la feuille
Au fur et à mesure que la journée avance et que vous terminez chacun appel à froid, mettez une coche ou un X dans la prochaine case ouverte dans la première section. Cochez une case dans la deuxième section chaque fois que vous parlez avec un décideur. Cochez une case dans la troisième section chaque fois que vous fixez un rendez-vous. Le nombre à la fin de chaque ligne vous rappelle combien vous avez réalisé au total jusqu'à présent.
Additionnez les nombres pour chaque section à la fin de la journée et écrivez-les dans l'espace au bas de cette section. Cela vous aidera à suivre le pourcentage d'appels que vous pouvez transférer vers des rendez-vous. Si le pourcentage est très faible, vous devrez peut-être travailler sur votre stratégie de démarchage téléphonique, peut-être en révisant votre script téléphonique ou écrire une nouvelle introduction. Si le pourcentage est élevé mais que vous ne réalisez toujours pas suffisamment de ventes, le simple fait d'augmenter le nombre d'appels à froid que vous effectuez pourrait résoudre le problème.
Conservez des copies de vos feuilles de suivi dans un classeur ou un dossier pour référence future. Si vous modifiez les scripts de démarchage téléphonique ou apportez un changement majeur à votre approche, écrivez une note à cet effet sur la feuille ou joignez un pense-bête résumant les informations. Cela vous aidera à comparer vos résultats avant et après avoir apporté les modifications afin que vous puissiez voir si elles vous aident vraiment.
Combien de temps devriez-vous les conserver
Au minimum, vous souhaiterez conserver vos feuilles de suivi au moins jusqu'à ce que le période contingentaire prend fin. Mais il peut être judicieux de les conserver encore plus longtemps. Vous trouverez peut-être intéressant de comparer vos résultats de cette période de l’année dernière à ceux de cette année, par exemple. Qu'est ce qui a changé? Qu'avez-vous fait différemment? Les notations et les notes autocollantes que vous avez jointes devraient vous aider à vous en souvenir, et se souvenir signifie affiner votre technique de démarchage téléphonique encore plus.
