Une lettre d'instruction (LOI) est une notification formelle écrite dans un format de message militaire informant la partie destinataire de problèmes spécifiques et détaillant comment l'expéditeur souhaite qu'ils soient traités. De manière générale, les lettres d'instruction sont utilisées dans les communications d'affaires et avec les affaires personnelles. Cependant, ils peuvent être écrits sur presque n'importe quel sujet par n'importe qui.
Dans l'armée américaine, les lettres d'intention sont peut-être utilisées le plus souvent de deux manières. Il s'agit notamment de directives pour les successions personnelles et à titre de mesure corrective.
Directions pour les biens personnels
La première méthode consiste à donner des instructions pour le règlement de la succession d'une personne en cas de décès de cette personne. Il ne s'agit pas d'un testament, mais plutôt d'une liste de choses à faire, de personnes à appeler, de documents à obtenir et d'arrangements finaux pour les funérailles. Il peut également lister des actifs et des allocations spécifiques.
Outil correctif ou correctif
Le deuxième type de lettre d'instruction, comme celle illustrée ci-dessous, est utilisé comme outil de correction ou de rattrapage dans l'armée. Considérez la lettre d'intention la plus courante comme une séance de conseil formelle d'un officier supérieur ou d'un personnel enrôlé supérieur à un militaire subalterne qui a démontré des performances inférieures à la normale. Cette lettre d'intention typique examinera non seulement les normes que le membre devrait respecter, mais offrira un remède pour rechercher de meilleures performances dans le domaine des déficiences. Peut-être qu'un plan d'action à suivre peut être ajouté pour exiger pleinement de la partie visée qu'elle comprenne les conséquences de ne pas fonctionner au niveau requis.
Un exemple de lettre d'instructions
Dans l'exemple ci-dessous, la lettre d'instructions a été rédigée afin d'aider le bénéficiaire à améliorer son rendement au travail, qui a été jugé « insatisfaisant ».
La lettre énumère ensuite un certain nombre de manquements de la part du destinataire et lui conseille de devenir plus pratique, en écrivant: « Vous devez personnellement définir les objectifs de votre division et vérifier personnellement qu'ils sont rencontré."
Il énumère ensuite les étapes nécessaires pour améliorer les performances et se termine par des mots d'encouragement, offrant une assistance continue et notant: « Nous voulons et avons besoin de votre succès. »
Exemple de lettre d'instructions en guise de réprimande
De: Commandant, USS NEVERSAIL (CV 11)
À: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Officier des carburants d'aviation, USS NEVERSAIL (CV 11)
Objet: LETTRE D'INSTRUCTION
Réf: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Cette lettre d'instructions est publiée conformément à la référence pour discuter des mesures spécifiques requises pour améliorer les performances insatisfaisantes de la division des carburants d'aviation à bord de NEVERSAIL.
2. Depuis votre prise de fonctions en tant qu'officier carburants aviation à bord de NEVERSAIL, vous avez permis l'existence de procédures non autorisées dans le Division des carburants d'aviation qui a entraîné des dommages structurels au réservoir de stockage JP-5 8-39-02J lors du réapprovisionnement en cours le 18 juillet CY. Vous ne vous êtes pas familiarisé avec les directives appropriées sur le carburant d'aviation et vous n'avez donc pas pu vérifier les procédures dans votre division. Vous n'avez pas non plus veillé à ce que toutes les directives soient tenues à jour. En général, vous vous fiez totalement à votre officier adjoint des carburants d'aviation pour le fonctionnement quotidien de votre division.
3. Pour fonctionner efficacement en tant qu'agent de carburant d'aviation, vous devez vous impliquer davantage dans les aspects quotidiens de votre division. Vous ne pouvez pas vous débrouiller depuis votre bureau, en acceptant les conseils de vos assistants sans développer une connaissance personnelle adéquate des procédures spécifiques. Vous devez personnellement définir les objectifs de votre division et vérifier personnellement qu'ils sont atteints.
une. Vous devez passer en revue toutes les directives sur le carburant d'aviation applicables à l'USS NEVERSAIL. Vous vous assurerez que vous êtes familiarisé avec les procédures dirigées. En règle générale, vous vérifierez personnellement que votre division ne s'écarte pas des procédures prescrites, sauf autorisation d'une autorité supérieure.
b. Vous soumettrez des demandes de quotas pour vous-même et l'Adjuc2 J. S. Ragmann à suivre un cours d'officier des carburants d'aviation à la fin de ce déploiement.
4. Cette lettre est conçue pour vous aider à corriger les lacunes dans votre performance en tant qu'officier de division. Toute la chaîne de commandement est disponible pour vous aider de toutes les manières possibles. Nous voulons et avons besoin de votre succès.
RÉ. R. POIVRE
Cet exemple de lettre d'instructions fournit à l'officier subalterne une rétroaction directe sans zones grises dans le ton ou le sens. Il s'agit également d'une version écrite de la séance de conseil documentée offrant une assistance immédiate par d'autres membres supérieurs et plus expérimentés du commandement. C'est un outil parfait pour créer un meilleur officier subalterne dans le commandement et éviter une perte potentielle de capacité de mission à l'avenir.
