Komunikacija je temelj svake veze u vašem životu. Bez učinkovita komunikacija, može doći do nesporazuma, problema i sukoba među vašim osobljem, vašim klijentima i svima drugima s kojima dolazite u kontakt. Loša komunikacija može učiniti radno okruženje frustrirajućim i dovesti do velike fluktuacije zaposlenika.
Ovi vam savjeti mogu pomoći da usavršite svoje komunikacijske vještine kako biste uštedjeli vrijeme, smanjili stres i postali produktivniji učinkovitom komunikacijom u svojim poslovnim interakcijama.
Ograničite smetnje i slušajte
Većina nas nije baš vješta u slušanju drugih. Svi su rastreseni, a prosječni raspon pažnje se navodno počinje smanjivati. Postoji nekoliko radnji koje možete poduzeti ograničiti distrakcije tako da se možete usredotočiti na ono što drugi govore.
Možete pokušati zatvoriti klijent e-pošte, isključiti zvono telefona i zatvoriti vrata svog ureda. Ovih nekoliko jednostavnih radnji ne samo da smanjuju vaše smetnje, već također čine isto za osobu koju slušate i daju joj do znanja da ste usredotočeni na nju.
Odvojite vrijeme da se usredotočite na osobu ispred sebe. Vjerojatno imate nekoliko važnih problema kojima se morate pozabaviti. Međutim, možete iskoristiti ovo vrijeme da ne mislite na njih.
Osoba koju slušate vjeruje da je ono što ima za reći važno. Usporite i uspostavite davanje i uzimanje koje omogućuje objema stranama da govore i slušaju. Pokušajte ne donositi nagle prosudbe i strpljivo pričekajte da završe s govorom. Ovo su prvi koraci koje možete poduzeti kako biste postali aktivni slušatelj.
Aktivno slušanje je umjetnost slušajući razumjeti. Postoji nekoliko tehnika koje možete koristiti kako biste poboljšali svoje vještine slušanja i zadržavanja. Dok slušate, koristite verbalne upute kako biste omogućili protok informacija. Upiti poput "Stvarno? Što ste tada učinili?" daje im mogućnost da nešto dodatno objasne.
Preformulirajte i recite ono što vam osoba govori. Ova povratna informacija daje im do znanja da ih slušate i razumijete. Na primjer, "Dakle, stroj je dobro radio, a Bob vam je rekao da će stroj raditi bolje ako to učinite na ovaj način. Onda je prestao raditi?" pokazuje razumijevanje okolnosti za koje zaposlenik kaže da su dovele do kvara opreme.
U pravilu, da biste od nekoga dobili više informacija, morate biti u mogućnosti postavljati pitanja osmišljena tako da traže prave informacije. Osoba s kojom razgovarate može biti previše uzbuđena da bi vas slušala dok pokušavate shvatiti što se događa, pa će vaša pitanja obično morati biti jasna i koncizna.
Govor tijela još je jedan pokazatelj slušanja. Trebali biste osigurati da vaš govor tijela ne sugerira ništa osim otvorenosti i zainteresiranosti. To možete učiniti tako da zrcalite položaje druge osobe ili se nagnete kako biste se koncentrirali.
Postavljajte prava pitanja
Da biste dobili informacije koje su vam potrebne da biste nekoga razumjeli, morat ćete znati postaviti prava pitanja i pritom biti otvoreni. Opustite tijelo, prekrižite ruke i osluškujte prilike za postavljanje pitanja.
Obično postoje tragovi koje daju ljudi koji bi vas trebali upozoriti na pitanja koja biste trebali postaviti. Poslušajte ključne riječi i izraze koji će vam pomoći da shvatite koja će pitanja razotkriti informacije koje su vam potrebne.
Razmotrite slučaj zaposlenika koji se nije sastajao ciljevi i općenito je nesretan na poslu. Ako ne postavite prava pitanja, možda nikada nećete doći do korijena problema, koji možda neće biti lako identificirati.
Ako je osoba bila motivirana pri zapošljavanju i dobro je radila do prije nekoliko tjedana, možda je razvila neke osobne probleme, posao joj više ne predstavlja izazov ili ima problema s kolegom.
Nemojte se oslanjati na sastanke za informacije
Sastanci su jedno od najgorih okruženja za komunikaciju među stranama. Ljudi neće govoriti što misle i u većini situacija nećete moći otkriti istinu. Većina ljudi dolazi na sastanke s automatski podignutom obranom.
Sastanci mogu biti korisni za brze brifinge ili izravnu informacijsku komunikaciju za koju su svi prisutni zainteresirani. No, nema potrebe okupljati sve zajedno ako nisu svi zainteresirani za teme ili ako to nije dobro isplanirano i organizirano.
Za učinkovitiju komunikaciju odaberite postavku koja će vjerojatnije spriječiti ljude da postave osobnu prepreku. Postavke jedan-na-jedan ili dobro isplanirani sastanak samo s uključenim osobama obično funkcioniraju dobro, jer to zadržava fokus samo na problemima s kojima se oni bave.
Kombinirajte metode komunikacije
Komunikacija licem u lice ili glasom u glas odlična je za uklanjanje zabune koja često dolazi s e-poštom. Vođenje e-poštom nikada nije dobra praksa jer eliminira lični pristup koji možete zauzeti razgovarajući s nekim, a e-poruke su rijetko tako jasne publici kao pošiljatelju.
Video pozivi su prekrasan način komunikacije jer možete vidjeti osobu s kojom razgovarate i dijelite dokumente dok radite na razumijevanju jedni druge. Vizualne interakcije su važne jer dajemo znakove dok govorimo koji mogu pomoći ljudima da razumiju ono što se govori.
Ako se većina vaše komunikacije odvija u situacijama koje nisu licem u lice, možete napraviti sažetak video zapise ili prezentacije koje prikazuju o čemu se razgovaralo, koji su sljedeći koraci i tko je za to odgovoran što.
Budite odgovarajući
Komunikacija je jedan od najboljih načina za rješavanje sukoba ili sporova. Kao vlasnik tvrtke, jedna od najgorih stvari koje možete učiniti kada se suočite sa sukobom, sporom ili pritužbom je ignorirati ga. Odgovor bi trebao biti izdan odmah, čak i ako je to samo kratka izjava da ćete istražiti problem.
Kada ljudi koji vam se obrate osjećaju da vam je njihov problem važan i primaju povratne informacije o njihovim problemima, vjerojatnije je da ćete klijente i zaposlenike učiniti zadovoljnima.
Iskoristite povratne informacije koje dobijete
Ako već komunicirate sa svojim klijentima, zaposlenicima i suradnicima, vjerojatno ćete redovito dobivati povratne informacije. Možda to ne tražite, ali aktivan slušatelj može pronaći informacije posvuda.
Slušanje svakoga s kime dođete u kontakt zlatni je rudnik korisnih informacija o načinu na koji klijenti i potencijalni klijenti doživljavaju vaše poslovanje, proizvode i usluge.
Da biste napravili pozitivne komunikacijske promjene, trebali biste koristiti informacije koje prikupite za poboljšanje svojih procesa. Napravite postupak za prikupljanje povratnih informacija koje dobijete na jednom mjestu, a zatim u redovitim intervalima odvojite vrijeme za njihovu analizu i izradu plana za implementaciju i praćenje poboljšanja.
U konačnici, učinkovita komunikacija može biti jedna od najvažnijih vještina koju koristite u svom poslovanju. Ako je vašim komunikacijskim vještinama potrebno malo finog podešavanja, odvojite vrijeme za analizu načina na koji komunicirate. Zatim se pokušajte usredotočiti na načine na koje možete poboljšati svoje vještine tijekom vremena. Možda ćete se iznenaditi koliko jednostavno slušanje može promijeniti vaše odnose s osobljem, klijentima, kolegama i obitelji.
