Ne smije se brkati s parapravnicima, pravni tajnici popuniti vitalne uloge u odvjetničkim uredima diljem zemlje. Dok parapravnici često obavljaju odvjetničke dužnosti pod nadzorom odvjetnika, pravni tajnici moraju pratiti sve detalje koji kruže odvjetničkim društvom.
Pravo je bilo i uvijek će biti svijet birokracije i semantike. Odvjetnici moraju biti potpuno spremni za svaki pravni postupak. Kao takvi, odvjetnici i pravni pomoćnici uvelike ovise o svojim pravnim tajnicima.
Koje su vam vještine potrebne da biste bili pravni tajnik?
Uloga od pravni tajnici, također poznat kao odvjetnički administrativni pomoćnici ili pravni pomoćnici, razvio se u posljednja dva desetljeća. Kao i sa svim ostalim, tehnologija nastavlja transformirati tradicionalni odvjetnički ured.
Pravni tajnici moraju transcendirati konvencionalne uloge tipkanja i javljanja na telefon u nadgledanje važnih aktivnosti između odvjetnika i klijenata te u pogledu pravnih postupaka.
Pravni tajnici rade što god mogao bi poslužiti administrativni pomoćnik
Vrste vještina pravnog tajnika
Uloge pravnog tajnika razvile su se tijekom vremena. Ove vještine pomoći će vam da uspijete u pojedinačnim odvjetničkim uredima i većim odvjetničkim uredima.
Tehnološke vještine
Puno odvjetnici nemaju ni vremena ni stručnosti za dobro upravljanje tehnologijom odvjetničkog ureda. Oslanjaju se na pravne tajnike vješte u tehnologiji za obavljanje raznih računalnih zadataka poput izrade proračunskih tablica, pripreme prezentacije, revizija vremenskih tablica, upravljanje fakturama, kreiranje/tipkanje dokumenata, održavanje kalendara i praćenje rokova.
Stoga će najviše imati pravni tajnici koji su vješti u raznim aplikacijama računalnog softvera prilike za karijeru. Neke od najčešćih tehnologija koje pravni tajnici moraju savladati uključuju:
- Softver za obradu teksta
- Microsoft Office Suite
- Prezentacija
- Upravljanje informacijama
- Organizacija digitalnih datoteka
- Softver za sigurnosno kopiranje podataka
- Naplata
- Fakturiranje
- Transkripcija
- Objavljivanje radne površine
- Video konferencija
- Upravljanje e-poštom
Interpersonalne vještine
Pravni tajnici svakodnevno komuniciraju s odvjetnicima, pravnim pomoćnicima, osobljem, klijentima, odvjetnicima suprotne strane, pravosudnim osobljem, dobavljačima itd.
Bitne su vrhunske međuljudske i komunikacijske vještine. Osim kontakta licem u lice, tajnice komuniciraju e-poštom, telefonom i videokonferencijskim sustavima.
- Recepcija
- Telefonski bonton
- Usmena komunikacija
- Emocionalna inteligencija
- Inicijativa
- Formalnost
- Ležaj
Pisana komunikacija
Mislite li da odvjetnici sami sastavljaju svoju pisanu korespondenciju? Razmisli još jednom. Pravni tajnici često su odgovorni za sastavljanje rutinske korespondencije i dopisa dodatak lekturi pravnih dokumenata za podneske, podneske, otkrivanje i transakcije svrhe.
Pisanje je sastavni dio posla pravnog tajnika; one koje se razvijaju jake vještine pisanja postat će nezamjenjivi odvjetnicima kojima pomažu.
- Sastavljanje e-pošte
- Slijedeći stroge formate dokumenata
- Pozornost na detalje
- Popratna pisma
- Snažne gramatičke vještine
- Transkripcija
Organizacijske vještine
Budući da su pravni tajnici odvjetnikova "desna" osoba, organizacijske vještine su ključne za učinkovito vođenje odvjetničke prakse ili korporativni pravni odjel.
Pravni tajnici moraju održavati papirnate i elektroničke datoteke, upravljati projektima, pratiti više rokove, održavati kalendare, zakazivati sastanke, organizirati događaje i održavati sve uredno i pristupačan.
- Pozornost na detalje
- Upravljanje kalendarom
- Upravljanje datotekama
- Upravljanje povjerljivim informacijama
- Transkripcija
- Proces pakiranja i slanja pravnih dokumenata
- Primanje i organiziranje izjava pod prisegom
- Uzimanje bilješki
Vještine transkripcije
Vještine prijepisa temelj su tajničke prakse. Uz veliku brzinu tipkanja (zahtjevi poslodavca variraju od 50 do 100 riječi u minuti), potrebne su vještine aktivnog slušanja za razumijevanje datoteka glasovnog diktiranja.
Potrebne su dobre gramatičke, pravopisne, vokabularne i jezične vještine, kao i razumijevanje pravne terminologije. Kao što je gore spomenuto, tajnice moraju biti vješte u aplikacijama za obradu teksta i opremi za prijepis.
- Aktivno slušanje
- Tipkanje
- Softver za obradu teksta
- Uređaji za snimanje zvuka
- Memorija
- Pisana komunikacija
Pozornost na detalje
Pozornost prema detaljima ključna je u pravnoj struci. Na primjer, upisivanje 600.000 dolara u ponudu za nagodbu umjesto 60.000 dolara moglo bi vašu tvrtku stajati klijenta. Pravni tajnici obrađuju sitnice svakodnevne odvjetničke prakse, a obraćanje pažnje na detalje gotovo je važno svaki tajnički zadatak od izrade nacrta i lekture dokumenata do zakazivanja sastanaka i kalendara rokovi.
- Uzimanje bilješki
- Pažljiv
- Revizija
- Induktivno rasuđivanje
- Deduktivno zaključivanje
- Unos podataka
- Točnost
- Proaktivan
Poznavanje pravnih dokumenata i terminologije
Koja je razlika između tajnice i a pravni tajnica? Pravni tajnici su upoznati sa svim stvarima koje se tiču zakona i sudskih postupaka. Izrazi poput "sudski poziv", "pro se" i "voir dire" ne zbunjuju pravne tajnike.
Oni razumiju nijanse pravnog postupka i imaju sposobnost stvaranja i oblikovanja podnesaka, otkrića i transakcijskih dokumenata.
- Podnesak suđenja
- Amicus Brief
- Žalbeni podnesak
- Reply Brief
- Ispitivači
- Žalbeni postupak
- Oporuke i testamenti
- Pravne pritužbe, žalbe i odgovori
- Isprava o odustajanju od zahtjeva
- Jamstveni list
- Traženje sudskih poziva
Timski rad
Timski rad ključan je za ulogu pravnih tajnika u pružanju pravnih usluga. U svim okruženjima prakse - od velikih korporativnih pravnih odjela do samostalnih praktičara - pravni tajnici moraju se udružiti s odvjetnicima, parapravnicima, tajnicima, spisovnici, dobavljačima i drugima za učinkovito pružanje pravnih usluga.
Najučinkovitiji pravni tajnici znaju kako se slagati sa suradnicima i surađivati s trećim stranama kako bi obavili posao.
- Aktivno slušanje
- Usmena komunikacija
- Pisana komunikacija
- Problem Osjetljivost
- Suradnja
Vještine obavljanja više zadataka
Većina pravnih tajnika radi za više od jedne osobe na više od jednog dosjea.
Obavljanje više zadataka istovremeno trebalo bi biti druga priroda kompetentnog pravnog tajnika.
Oni znaju kako upravljati višestrukim zadacima i konkurentskim prioritetima te kako upravljati sve većim opterećenjem u današnjem užurbanom odvjetničkom uredu, gdje jedna osoba često obavlja posao troje.
- Pozornost na detalje
- Upravljanje vremenom
- Određivanje prioriteta
- Delegacija
- Zakazivanje
- Tolerancija na stres
Istraživačke vještine
Pravni tajnici obavljaju internetska istraživanja za mnoštvo zadataka kao što su pronalaženje uputa, prikupljanje podataka o klijentima, istraživanje konkurencije i lociranje vještaka.
Mnogi pravni tajnici, osobito oni u malim odvjetničkim uredima, također rade pomoćni pravnik dužnosti, uključujući pravno istraživanje, provjeru citata i praćenje sudske prakse. Učenje o pravnim istraživačkim platformama kao što su Westlaw ili Lexis/Nexis može vam dati konkurentsku prednost.
- Čitanje s razumijevanjem
- Intervjuiranje
- Uzimanje bilješki
- Uočavanje trendova
- Analiza podataka
- Induktivno rasuđivanje
- Deduktivno zaključivanje
- Istraživački pravni softver
Više vještina pravnog tajnika
- Rješavanje problema
- Upravljanje društvenim medijima
- Korektura
- Revidiranje
- Izrada nacrta
- Pravopis
- Ispravno korištenje tražilica
- Pisanje izvješća
- Konačna produkcija rukopisa
- Oznake
- Razviti i održavati standardne operativne procedure (SOP)
- Rokovi
- Višejezični
- Prijateljstvo
- Prilagodljivost
- Učinkovitost
- Kritičko razmišljanje
- Usklađenost
- Knjigovodstvo
- Profesionalizam
- Služba za korisnike
- Elastičnost
- Predsudski sporazumi
- Faks strojevi
- Održavajte pravne knjižnice
- Upravljanje dosjeima predmeta
- LexisNexis
- KONJ
Kako da se vaše vještine istaknu
Dodajte relevantne vještine svom životopisu: Istaknite gore navedene vještine u svom sažetku i radnoj povijesti. Odvjetnička društva brinu o vašem iskustvu i obraćanju pažnje na detalje, osobito u načinu na koji sastavljate životopis.
Istaknite vještine u svom propratnom pismu: Ne trošite riječi u svom pismu. Budući da je izrada propratnih pisama važan dio vašeg posla kao pravnog pomoćnika, držite se suštine i pokažite svoju sposobnost da budete jasni i izravni.
Koristite riječi vještina u svom intervjuu za posao: Budite spremni razgovarati o vrstama projekata kojima ste upravljali u drugim ulogama bez kršenja povjerljivosti klijenta u drugim odvjetničkim društvima. Nemojte se bojati opisati kako ste koristili gore navedene vještine u drugim ulogama izvan pravnog svijeta ako je iskustvo primjenjivo na ulogu koju tražite.
