Odvjetnici su poznati po svojoj opreznoj naravi, ali kao i svi drugi, mogu pogriješiti pri korištenju e-pošte. Neki postaju horor priče, dok su drugi samo neugodnosti. Slijede uobičajene pogreške koje odvjetnici rade u e-pošti.
Slanje 'sa stola'
Ova staromodna terminologija je glupa i pretenciozna. Još gore, dio ili cijelo ime pošiljatelja je odsječeno jer većina elektronička pošta spremnici sustava ne prikazuju tako dugo imena pošiljatelja. Samo upotrijebi svoje ime.
Dodavanje otmjenih cvjetova
Neki odvjetnici pokušavaju dobiti kreativan s izgledom njihovih e-mailova. Otmjeni ukrasi u potpisima su uobičajeni, kao i nepotrebne grafike ili umjetnička djela. Sve što otežava čitanje riječi je loša ideja. Također sporije otvara poruku. Neka bude jednostavno. Ne prodajete svoju umjetničku vještinu.
Zaboravljanje upotrebe bloka potpisa
Većina sustava e-pošte ima automatizirani blok potpisa jednostavan za korištenje. Koristite ga kako biste uklonili rizik da ćete zaboraviti uključiti osnovne podatke kao što su vaše ime, adresa i telefonski broj. Neki odvjetnici pretvaraju svoja podnožja e-pošte u male reklame, dok drugi imaju minimalistički pristup. Mnogi dodaju obavijest o privatnosti ili pravno odricanje od odgovornosti. Sve su to prihvatljive upotrebe bloka potpisa e-pošte.
Slanje e-pošte dok ste ljuti
Odvjetnici mogu biti posebno izloženi riziku slanja e-pošte dok su ljuti, iako se to može dogoditi bilo kome. U stara vremena, odvjetnici su imali tajnice koje su tipkale njihova pisma i dugo čekali prije preuzimanja pošte. Ponovno stvorite to razdoblje hlađenja za sebe prije nego što otpustite e-poštu. To bi moglo napraviti razliku između zadržavanja ili gubitka klijenata, prijatelja i novca.
Neuspijevanje brzog odgovora
Neki odvjetnici pretpostavljaju da se staro pravilo od pet dana za odgovaranje na poslovnu korespondenciju odnosi na e-poštu. Ne čini se. Ljudi očekuju brže odgovore na e-poštu od pisma poslanog putem pošte. Pokušajte odgovoriti u roku od 24 sata. Ako je stvar komplicirana, pošaljite potvrdu i obavijestite osobu kada može očekivati odgovor. U protivnom, klijentu ostaje da nagađa hoće li doći do ikakvog odgovora.
Slanje pošte na pogrešnu adresu
Funkcija automatskog dovršavanja u sustavima e-pošte velika je pogodnost, ali povećava rizik od slanja e-pošte pogrešnom primatelju. To može biti samo manja neugodnost, ali u nekim slučajevima može dovesti do profesionalnog nemara. Nemojte slučajno e-poštom slati povjerljive komunikacije s klijentima suprotnom odvjetniku ili drugom klijentu.
Korištenje "Odgovori svima" bez dvostruke provjere
Recimo da vam suprotni odvjetnik pošalje e-poruku s prijedlogom ili izlaganjem mišljenja. E-poštu prosljeđujete drugim odvjetnicima u vašoj tvrtki koji su uključeni u slučaj. Uskoro se gumb "odgovori svima" obilno koristi i nitko ne primjećuje da se savjet protivnika kopira u internoj raspravi u vašoj tvrtki. Događa se. Kada pritisnete "odgovori svima", provjerite svaku adresu e-pošte na popisu primatelja prije nego što pritisnete Pošalji.
Korištenje traljavih redaka predmeta
Jednostavan i informativan predmet kao što je "Slučaj Parkerson" ili "Smithov predloženi sporazum" najbolje funkcionira. Ne ostavljajte predmet prazan ili bi vaša poruka mogla biti zanemarena. Neka vaš ton bude ozbiljan i profesionalan, izbjegavajući bilo kakvo iskušenje da upotrijebite temu kao što je "moj idiotski klijent" ili "glupi sučev nalog". Nikad ne zaboravite da se e-pošta može proslijediti bilo kome.
Nemojte se svađati putem e-pošte
Kada ljudi razgovaraju licem u lice, znakovi lica i glasovni tonovi pomažu da njihova namjera bude jasna. Tijekom telefonskih poziva, glas govornika signalizira kada je izjava sarkastična, šaljiva ili ozbiljna. Ali u e-pošti je opasno lako potpuno krivo protumačiti nečiju namjeru i odgovoriti neprikladno.
Posebno su ugroženi odvjetnici koji se neprestano svađaju. Nepristojan odgovor na percipiranu nepristojnost ili neprijateljstvo mogao bi biti katastrofalan. Pričekajte neko vrijeme i zatim ponovno pročitajte poruku. Čak i ako još uvijek primijetite nepristojnost, pokušajte odgovoriti pristojno. Možda ćete otkriti da to ublažava situaciju.
