Upravljanje vremenom je jedan od 10 područja znanja koje voditelji projekta moraju savladati kako bi dobili a Certifikacija Project Management Professional (PMP)® s Instituta za upravljanje projektima. To je ključni dio upravljanja projektom jer pomaže osigurati da je projekt dovršen na vrijeme.
The Zbirka znanja o upravljanju projektima (PMBOK)® Vodič nudi okvir za upravljanje projektnim vremenom koji za one koji žele dobiti PMP® certifikat, a može biti od koristi i svim voditeljima projekata. Sastoji se od sedam procesa:
- Plan upravljanja rasporedom
- Definirajte aktivnosti
- Slijed aktivnosti
- Procijenite resurse aktivnosti
- Procijenite trajanje aktivnosti
- Razviti raspored
- Kontrolni raspored
Pogledajmo dublje svaki od njih.
Plan Upravljanje rasporedom
Ovaj korak zahtijeva da uspostavite sve politike, procedure i dokumentaciju potrebnu za upravljanje rasporedom projekta. Cilj je pružiti smjernice o tome kako će se upravljati rasporedom projekta tijekom cijelog procesa.
Međutim, vjerojatno nećete imati poseban plan za upravljanje svojim rasporedom. Velik dio onoga što radite ovdje završit će u vama
Definirajte aktivnosti
Ovdje identificirate i navodite pojedinačne zadatke koji se moraju obaviti tijekom cijelog projekta kako bi se osiguralo da su ispunjeni svi njegovi rezultati. To možete učiniti tako da pogledate svaku prekretnicu velikog projekta i razložite je na manje aktivnosti koje se moraju učiniti da bi se dosegla ta prekretnica. Trebat će vam rezultirajući popis projektnih zadataka da biste prešli na sljedeći proces.
Slijed aktivnosti
Ovaj proces vam pomaže da svoj rad na projektu postavite u ispravan redoslijed kako biste mogli učinkovito koristiti resurse projekta i izvršiti što je brže moguće. To uključuje uzimanje popisa projektnih aktivnosti koje ste prethodno izradili i stavljanje svakog zadatka u pravi redoslijed. Na kraju ovog procesa imat ćete pregled odnosa između projektnih zadataka.
Vodič PMBOK® govori o izradi mrežnog dijagrama kao izlazu ovog procesa, ali to je rijetko potrebno, a svakako ništa što biste morali raditi ručno. Ako želite izraditi mrežni dijagram, za to možete koristiti svoj softver za upravljanje projektima. Ipak, u konačnici će popis ovisnosti i mogućih datuma početka i završetka zadataka biti jednako dobar i zahtijevat će manje vremena.
Procijenite resurse aktivnosti
Nakon što su vaši zadaci raspoređeni ispravnim redoslijedom, sljedeći korak je da shvatite koje resurse imate potrebno ih postići, uključujući ljudske resurse, opremu i zalihe, plus količinu koja vam je potrebna svaki. Obično je dobra ideja pozvati stručnjaka u ovom području kako biste bili sigurni da ćete dobiti točnu procjenu projekta.
Procijenite trajanje aktivnosti
U ovom koraku dolazi do napornog rada izračunavanja koliko će svaki zadatak trajati. Tijekom ovog procesa izračunat ćete koliko će vam vremena trebati za obavljanje svake aktivnosti koristeći resurse koje ste identificirali. Ne zaboravite uzeti u obzir dostupnost resursa i praznike. Također budite realni: samo zato što procjenjujete da će zadatak trajati osam sati ne znači da će biti gotov do jutra.
Razviti raspored
Konačno, možete sastaviti svoj raspored projekta. Izrada rasporeda jedan je od kompliciranijih procesa u Vodiču PMBOK®. Ima 13 dijelova, uključujući sve gore navedeno, plus rizike, opseg i elemente koji se odnose na kontekst projekta. Za izradu rasporeda možete koristiti softver za upravljanje projektima.
Kontrolni raspored
Ovaj proces vam daje alate koji su vam potrebni za praćenje i ažuriranje rasporeda vašeg projekta. Pomoći će vam da budete sigurni da se promjenama upravlja na odgovarajući način i da zadržite kontrolu nad vremenom vašeg projekta.
Priprema rasporeda vašeg projekta i njegovo naknadno praćenje puno je posla, ali vrijedi znati da imate raspored u koji možete biti sigurni.
