Bilo da ste a planer korporativnih događaja ili administrativna osoba, osnove planiranja događaja zahtijevaju da imate snažne organizacijske, komunikacijske i dokumentacijske vještine. Bez obzira na razinu vašeg iskustva, čak i ugostiteljski entuzijast može organizirati nevjerojatan poslovni događaj uz malo kreativnosti i puno organizacije usput. Ali kada je u pitanju planiranje događaja, posebno za zaposlene organizatore događaja koji imaju više od jednog događaja u svojim knjigama, ostati organiziran može biti veća prepreka nego što većina shvaća.
Kako organizatori događaja ostaju organizirani
Organizacija je jedan od mnogih ključeva uspjeha za većinu organizatora događaja. Ne samo da ovladavanje organizacijskim vještinama može dovesti do manjeg stresa, već također može poboljšati vašu kreativnost kao događaj planer koji vam omogućuje da vidite širu sliku i razmišljate izvan okvira znajući da imate čvrstu kontrolu nad pojedinosti. Evo nekoliko načina na koje uspješni organizatori događaja ostaju organizirani.
Stvorite poveznice događaja
Izrada poveznica za događaje i planiranje događaja vjerojatno je najučinkovitiji način da ostanete organizirani za planiranje seminara, konferencija, internih treninga, izvršni sastanci, te sve vrste događanja. Dok mnogi organizatori događaja prelaze na elektroničkije i digitalnije organizacijske alate, fizički registratori mogu poslužiti kao mjesto za najvažnije događaje i detalje programa. Čuvanje tiskanih kopija određenih dokumenata, bilješki i drugih detalja može biti spas tijekom trajanja događaja.
U idealnom slučaju, svaki događaj i/ili program trebao bi imati vlastiti registrator. Ovisno o složenosti vašeg događaja, vaš registrator može sadržavati nekoliko odjeljaka, uključujući:
- Itinerer/dnevni red
- Ključni kontakti
- Polaznici
- Komunikacije
- Ugovori
- Narudžbe za banketne događaje
- Zabava
- Popis smještaja/soba
- Dolasci/Odlasci
- Aktivnosti
- Pokloni
- Proračun
- Razno
Uz planiranje događaja i redovno ažuriranje registratora, lako ćete dijeliti informacije sa svojim internim kolegama i klijentima, čak i ako vam ne daju puno vremena za pripremu.
Upotrijebite softver za planiranje događaja ili mrežnu pohranu dokumenata
Iako bi vaši registratori događaja trebali sadržavati sve najvažnije detalje svakog događaja u tiskanom obliku, ostatak vaših referentnih bilješki, ideja i korespondencije također treba organizirati i zajedno. Danas mnogi organizatori događaja koriste softver za planiranje i upravljanje događajima, ali mnogo ih više traži mogućnosti pohrane datoteka na mreži kako bi bili organizirani.
Online alati kao što su Google Drive i Dropbox mogu pružiti organizirano mjesto za sve vrste elektroničkih dokumenata od proračunskih tablica do faktura. Ovi vam alati omogućuju učitavanje, pohranjivanje i organiziranje dokumenata u mrežne datoteke i mape gdje im se može lako pristupiti s bilo kojeg mjesta. Dokumente možete otvarati na prijenosnom računalu, pametnom telefonu ili tabletu. Također možete jednostavno priložiti te datoteke e-porukama ili podijeliti dokument s kolegama, dobavljačima i klijentima. To može biti savršeno organizacijsko rješenje za organizatore događaja koji su uvijek u pokretu.
Organizacijska dno
Na kraju, kako ćete organizirati svoje dokumente, bilješke i korespondenciju ovisi o vama. Svaki organizator događanja ima drugačiji sustav koji radi za njih i njihove događaje. Najvažniji čimbenik uvijek treba biti dostupnost i spremnost na informacije. Stoga osigurajte da bez obzira na sustav koji koristite možete brzo i jednostavno locirati informacije koje tražite.
