Mnogi od nas nisu naučili pisati e-poštu u školi, ali znati napisati e-poštu je neprocjenjiva vještina na radnom mjestu. To posebno vrijedi za one koji rade (ili traže) poslove rada na daljinu. Pored dobar telefonski bonton, vjerojatno ne postoji vještina tako važna kao e-pošta kada je u pitanju dobivanje – i zadržavanje – posla od kuće.
Dobro napisana e-pošta olakšava primatelju razumijevanje poruke i djelovanje prema njoj. u Traženje posla, e-pošta može prethoditi ili čak zamijeniti prvi dojam licem u lice, stoga su pravilna interpunkcija i koherentna poruka ključni. A na poslu, nejasni e-mailovi uzrokuju zabunu i kašnjenja. Slijedite ove savjete za pisanje učinkovite e-pošte kolegama, klijentima, potencijalnim klijentima, menadžerima za zapošljavanje, pa čak i prijateljima i obitelji.
Prvo, razmotrite poruku i primatelja
Marc Romanelli / Getty Images
E-mail bi trebao započeti u vašem umu, a ne prstima na tipkovnici. Kako biste učinkovito pisali e-poštu, prvo razmislite zašto pišeš li. Kakav odgovor želite? Koju poruku želite prenijeti? Ako tražite informacije, prijavljujete se za posao ili se raspitujete o slobodnim mjestima, provjerite je li vaš zahtjev za djelovanje od strane primatelja jasan.
Zatim razmotrite gledište primatelja. Koje informacije trebaju da poduzmu nešto ili razumiju vašu poruku? Dajte potrebne (ali ne pretjerane) pozadinske informacije. Također, imajte na umu prikladnu etiketu za ovog primatelja. Emotikoni i kratice, poput OMG ili LOL, nisu prikladni za prijave za posao i većinu poslovnih e-mailova.
Napišite opisni predmet e-pošte
Kada pišete e-poštu, nemojte pisati nešto nejasno u predmetu kao što je "bok" ili "poslovi kod kuće" ili ostavite prazno. E-poruke s ovakvim predmetom imaju dobre šanse da završe u primateljevom sandučiću za neželjenu poštu ili da budu jednostavno zanemarene. Ako se prijavljujete za posao, stavite naziv pozicije u naslov. Ako je e-pošta upućena kolegi, neka vaš predmet bude kratka fraza koja sažima svrhu poruke.
Još jedna prednost pisanja opisnog retka predmeta je to što ćete ga lakše pronaći u pristigloj pošti ako ga kasnije trebate pretraživati. Nešto s redkom e-pošte poput "Pitanje" ipak neće biti od pomoći.
Ispravno pozdravite primatelja
Ako znate ime svog primatelja, ali ga osobno ne poznajete, pozdraviti korištenjem naslova, npr. Poštovana gospođo Brunelli. (Koristite “Ms.” za žene kada niste sigurni je li “Mrs.” ili “Miss” prikladno.) Ako niste sigurni oko spola, jednostavno upotrijebite ime i prezime, tj. Dragi Chris Smith. Ako ne znate ime osobe, započnite svoju e-poštu bez pozdrava ili koristite jednostavan pozdrav, npr. Pozdrav, pozdrav, dragi menadžer, itd.
Ako je e-pošta upućena kolegi ili nekom drugom koga poznajete, koristite ime koje biste koristili osobno ili telefonom.
Koristite ispravnu gramatiku i interpunkciju
Vrlo je važno koristiti ispravnu gramatiku u e-poruci. Svjesno ili podsvjesno, čitatelji kažnjavaju pošiljatelje za gramatičke pogreške.
- Naletne rečenice - Kada pišete e-mail, ne štedite mjesečnice. Ta mala stanka daje čitateljima vremena da shvate značenja riječi. Kratke rečenice dopuštaju više tih sićušnih pauza. Razdvojite duge rečenice čak i kada tehnički nisu nadopune.
- Zarezi - Premalo ili previše zareza može biti zbunjujuće. Naučite pravilno koristiti zarez.
- Slaganje subjekta i glagola - Rečenice s ovom vrstom pogreške upozoravaju poslodavce koji traže kandidate s dobrim komunikacijskim vještinama. Pregledajte pravila za slaganje subjekta i glagola.
Provjerite pravopis i velika i mala slova
Koristite provjeru pravopisa, ali nemojte se oslanjati na nju. Provjera pravopisa neće uhvatiti "oni" za "the" ili "tamo" za "njihov", a ova vrsta pogreške ukazuje na nepažnju. Nemojte koristiti kratice za slanje poruka kao što su "u" za "ti" ili "tho" za "iako".
Koristite ispravna velika i mala slova. Većina ljudi zna pisati velikim slovom početak rečenice i vlastite imenice, ali mnogi to ne čine u e-porukama. Pokažite da vam ne smeta uzeti taj dodatni djelić sekunde da pritisnete tipku shift. S druge strane, previše velikih slova može omesti čitatelja. Izbjegavajte pisanje izraza velikim slovima (što mnogi tumače kao ekvivalent vrištanju u živo), kao i pisanje velikim slovom, samo radi isticanja, prvog slova riječi koje nisu na početku rečenice ili pravog slova imenice.
Koristite jednostavno oblikovanje u e-pošti
Ne zaboravite da se svi programi za e-poštu prikazuju drugačije. Ono što izgleda savršeno poravnato na vašem zaslonu može se raditi zajedno na nečijem drugom. Iz tog razloga izbjegavajte lijepljenje visoko formatiranog dokumenta za obradu teksta, poput životopisa ili propratnog pisma, u e-poruku. Koristite dokumente koji su napisani u obliku običnog teksta.
Neka odlomci budu kratki. Kao i točke, prijelomi odlomaka odmaraju oči čitatelja. Nekome tko čita e-poštu na mobitelu dobro će doći kratki odlomci. Ali pazite da i dalje slijedite osnovna pravila u vezi s paragrafima.
Budite koncizni
Vijugave e-poruke koje zakopavaju poantu stavljaju se na stol i na kraju zaboravljaju. Ili još gore, možda su krivo shvaćeni. Objasnite svoju svrhu, služeći se sažetim jezikom.
- Uklonite riječ - Pišite aktivnim glagolima. "Jack mi je poslao obrasce" koristi aktivni glagol. "Obrasce mi je poslao Jack" je pasivno. Pasivni oblik koristi samo nekoliko riječi više, ali dodaje. Više od toga, od čitatelja zahtijeva da preurede ideje u svojim glavama.
- Držite se suštine - Oduprite se iskušenju dodavanja suvišnih informacija ili ideja. Sačuvajte ih za drugu e-poštu.
- Koristite Bullet Points - Oni vašem čitatelju omogućuju korištenje vizualnih tragova kako bi shvatio ono što je važno. Ali ako niste sigurni kako će se grafičke oznake prikazati, upotrijebite zvjezdice ili crtice za stvaranje grafičkih oznaka.
Potpišite e-poštu na odgovarajući način
Ako je vaša e-pošta zadana a standardni potpis, provjerite je li prikladan za određenu e-poštu koju šaljete. Potpisi s političkim izjavama ili imenima i godinama vaše djece u redu su za osobnu e-poštu, ali za posao koristite manje osobni potpis. Ovisno o vašem poslu i poslodavcu, još uvijek možete personalizirati svoj potpis e-pošte s ponudom. Odaberite nešto što nije kontroverzno. Ako se raspitujete o poslu, svojim potpisom dajte odgovarajuće podatke za kontakt bez navodnika ili dodatne personalizacije.
Ponovno pročitajte/promislite prije nego pritisnete Pošalji
Provjerite pravopisne i interpunkcijske pogreške prije nego što pritisnete Pošalji. Ako pronađete pogrešku u e-poruci za prijavu za posao, popravite je, a zatim ponovno pročitajte prije nego što pritisnete Pošalji. Ali također ponovno pročitajte zbog sadržaja. Ako je vaša e-pošta dugačka, razmislite o načinima da je učinite sažetijom. A ako je vaša e-pošta kontroverzna ili je napisana u ljutnji, pritisnite Spremi ne šalji. Vratite mu se nekoliko sati ili dan kasnije i provjerite želite li ga i dalje poslati.
Ovo može zvučati kao puno posla prije slanja e-pošte, ali ako šaljete učinkovite e-poruke i učinkovitije organizirate svoju e-poštu, vidjet ćete da zapravo imate više vremena, a ne manje.
