Prije krize s koronavirusom tvrtke su same odlučivale hoće li zaposlenika za rad na daljinu ili da imaju uvjet redovnog dolaska u ured. Odjednom se svijet okrenuo naglavačke i većina poduzeća morala se prebaciti i prilagoditi modelu rada na daljinu.
Međutim, čak i kada nalozima o ostanku kod kuće na kraju dođe kraj, znati kako učinkovito voditi sastanak na daljinu i dalje će biti velika vještina koju morate posjedovati. Također je vjerojatno da će ovo iskustvo rada na daljinu - barem dio, ako ne i cijelo vrijeme - prikupiti neke pristalice. Evo 10 načina koji će vam pomoći da svoje sastanke na daljinu učinite najučinkovitijima.
Trebate sjajne tehnološke alate
Kada radite unutar a kultura donošenja vlastitog uređaja (BYOD), ljudi će imati različite sustave i mogućnosti. Međutim, vaši zaposlenici možda nemaju ono što im je potrebno za sudjelovanje u uspješnoj videokonferenciji. Razmotrite standardizaciju prijenosnih računala ili barem postavljanje minimalnog standarda kako bi videokonferencije bile jasne i učinkovite.
Htjet ćete imati nekoliko vrsta tehnologije koje su dogovorene za udaljene sastanke kako bi zaposlenici postali učinkoviti i iskusni. To također može značiti ulaganje u kvalitetne slušalice, koje mogu pomoći u blokiranju pozadinske buke, kao i spriječiti povratne informacije od drugih u videopozivu.
Držite se osnova uspješnog sastanka za sastanke na daljinu
Usputni razgovori i čavrljanje prije nego što krene sastanak licem u lice uobičajeni su, ali ne funkcioniraju uvijek dobro u virtualnim situacijama. Stručnjaci za sastanke Bob Frisch i Cary Greene predlažu da imate formalnu strukturu, dodijeljenog voditelja, dnevni red i postavite vremenska ograničenja kako bi vaš virtualni sastanak tekao glatko.
Kao i na svakom uspješnom sastanku, također ćete morati biti otvoreni o razlogu zbog kojeg se sazivate, cilju i kako očekujete da će odluka, rezultat ili rezultati izgledati nakon toga.
Ne podcjenjujte faktor socijalizacije
Postoje različiti razlozi zbog kojih udaljeni zaposlenici možda žele održavati sastanke: razmjena informacija, razmišljanje o rješenjima, koordinacija aktivnosti i općenito izgradnja tima. Ali jedan važan razlog za održavanje sastanka na daljinu je druženje. Udaljeni timovi moraju izgraditi društvene veze kako bi bolje surađivali. Upravo sada, možda ćete morati održati više sastanaka nego u "normalnim" vremenima jer se toliko ljudi osjeća izolirano i nepovezano jedni s drugima.
"Što više možete izgraditi osjećaj zajednice upravo sada, to je bolje za svačije emocionalno zdravlje i radni učinak", kaže Autor i izvršni direktor digitalne agencije Howard Tiersky. "Dobro vođen sastanak zapravo može biti svijetla točka u inače turobnom i depresivnom danu."
Virtualni prolomac leda ili aktivnost također će vam pomoći da započnete sastanak na daljinu s pozitivnom notom i potaknut će razuman prelazak na glavnu temu bolje od praznog brbljanja. Čak i a zabavni ledolomac pomaže zagrijati razgovor u grupi.
Isključi zvuk kada je potrebno
Pozadinska buka, poput ljudi koji vode bilješke na svojim prijenosnim računalima, dodaje ogromnu buku virtualnom sastanku. Podsjetite sudionike da pritisnu tipku za isključivanje zvuka ako će tipkati (osim ako govore) ili ako imaju drugu buku u pozadini, kao što su djeca, TV, promet i kućni ljubimci.
Podijelite svoje reakcije
Iako možete vidjeti članove svog tima, što je više ljudi na udaljenom sastanku, to ih možete manje vidjeti znakove lica jedno drugoga i čitati govor tijela—bitne komponente komunikacije u takvom okoliš. To može dovesti do neugodnog iskustva.
S ljudima na isključenom zvuku, u kombinaciji s nedostatkom govora tijela i općom neugodnošću situacije na daljinskom sastanku, možete imati problema da kažete kako ljudi reagiraju.
Ako se netko našali, recite naglas: "To je smiješno" jer možda neće vidjeti vaš osmijeh ili čuti vaše cerekanje.
Imajte pravila odijevanja za sastanke na daljinu
Rad kod kuće općenito čini opušteniji radni dan, ali neki ljudi odlaze previše s umjerenošću. Na primjer, sudac na Floridi morao je podsjetiti odvjetnike da ustanu iz kreveta za virtualna sudska ročišta i da obuku uobičajenu odjeću.Pobrinite se da vaši zaposlenici znaju tvrtku očekivanja za njihovu poslovnu odjeću.
Dajte svim sudionicima priliku da govore
Na redovitom sastanku možete očekivati da će ljudi govoriti kada je potrebno. Zbog nedostatka društvenih znakova i preporučenog isključivanja zvuka, ljudi mogu imati poteškoća u izgovaranju onoga što trebaju reći. The moderator ili voditelj sastanka trebao bi pitati ljude posebno kako bi govorili ili dali svim sudionicima priliku dati povratne informacije ili podijeliti ideje.
Na sastanku na daljinu nekim je zaposlenicima ugodnije razgovarati i ne želite nikome dopustiti da dominira. Stoga voditelj može pozvati ljude po imenu kako bi omogućio svakom članu tima da komunicira.
Iskoristite funkciju chata i video mogućnosti alata
Ako vaš alat za virtualne sastanke ima funkciju chata, recite ljudima da ga koriste. Prozor za chat dragocjeno je mjesto za bilježenje važnih ideja i postavljanje pitanja bez prekidanja izlagača.
Također možete zamoliti svoje udaljene sudionike sastanka da uključe video komponentu alata ili prijenosnog računala. Ovo je koristan način da pomognete ljudima da ostanu na zadatku i učinkovito sudjeluju u udaljenom sastanku.
Ako se možete vidjeti, znate je li vaš kolega angažiran na sastanku ili ne. Ako ipak koristite vizualni kontakt, zamolite sudionike da sjednu u dio svog doma koji je miran i koji vizualno ne ometa.
Nemojte se bojati rješavati teška pitanja tijekom sastanka na daljinu
Kao što aludiraju Frisch i Greene iz Harvard Business Reviewa, može biti primamljivo samo predložiti da svi pričekaju da se vrate u ured kako bi se pozabavili određenim gorućim problemima. Ali sada se trebate uhvatiti u koštac s današnjim temama koje vas zabrinjavaju. Odgađanje problema im omogućuje ubrzati, što je kontraproduktivno za poslovni uspjeh.
Ponašajte se prema ljudima s ljubaznošću i poštovanjem
Dok su ljudi skloniji biti samosvjesniji pred kamerama nego u razgovorima licem u lice, pokazivanje ljubaznosti uvijek je dobar savjet za bilo koji oblik sastanka. Nemojte kritizirati ljude zbog njihove rasvjete, položaja kamere ili drugog vizualnog problema tijekom sastanka. Vrijeme za ispravljanje tih stvari je prije sastanka, jedan na jedan.
Donja linija
Nadamo se da će ovi savjeti pomoći da vaši sastanci na daljinu postanu učinkovitiji i isplativiji. Oni ne bi trebali služiti samo kao alat koji će pomoći vašim zaposlenicima da se osjećaju ugodnije dok sjede ispred kamere i sudjelovanja, ali ojačajte svoju sposobnost vođenja i upravljanja tijekom razgovor. I, poput mnogih radnih izazova prije toga, vaši će se virtualni sastanci poboljšati s vremenom, vježbom, upornošću i strpljenjem.
