Pismo s uputama (LOI) je službena obavijest napisana u formatu vojne poruke koja obavještava stranu primateljicu o određenim pitanjima i navodi kako bi pošiljatelj želio da se ona riješe. Općenito govoreći, upute se koriste u poslovnoj komunikaciji iu osobnim poslovima. Međutim, svatko ih može napisati o gotovo svakoj temi.
U američkoj vojsci, LOI se možda najčešće koriste na dva načina. To uključuje upute za osobnu imovinu i kao korektivnu mjeru.
Upute za osobnu imovinu
Prva metoda je kao upute za namirenje nečije imovine u slučaju smrti te osobe. Ovo nije oporuka, ali se može koristiti više kao popis obaveza koje treba nazvati, dokumenti koje treba pribaviti i konačni dogovori za sprovod. Također može navesti specifičnu imovinu i raspodjele.
Korektivni ili korektivni alat
Druga vrsta pisma s uputama - poput onog prikazanog u nastavku - koristi se kao korektivno ili korektivno sredstvo u vojsci. Razmotrite najčešći LOI kao službenu sesiju savjetovanja od nadređenog časnika ili višeg vojnog osoblja do mlađeg vojnog pripadnika koji je pokazao učinak ispod parametara. Ovaj tipični LOI ne samo da će pregledati standarde koje bi član trebao ispunjavati, već će ponuditi i lijek za postizanje boljeg učinka u području nedostataka. Možda se može dodati plan djelovanja koji treba slijediti kako bi u potpunosti zahtijevao od namjeravane strane da razumije posljedice neispunjenja na traženoj razini.
Uzorak pisma upute
U donjem uzorku, pismo s uputama napisano je kao način da se primatelju pomogne da poboljša svoj radni učinak, koji je ocijenjen “nezadovoljavajućim”.
U pismu se dalje navodi niz propusta na strani primatelja i savjetuje ga da to postane više praktičnih, pišući: „Morate osobno postaviti ciljeve svoje divizije i osobno provjeriti da li se upoznali.”
Zatim navodi potrebne korake za poboljšanje učinka i završava riječima ohrabrenja, nudeći kontinuiranu pomoć i napomenu: "Želimo i trebamo vaš uspjeh."
Uzorak pisma upute kao ukor
Od: zapovjednik, USS NEVERSAIL (CV 11)
Za: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Časnik za zrakoplovna goriva, USS NEVERSAIL (CV 11)
Predmet: PISMO UPUTE
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Ovo pismo uputa izdaje se prema referenci kako bi se raspravljalo o specifičnim mjerama potrebnim za poboljšanje nezadovoljavajućeg učinka Odjela za zrakoplovna goriva na NEVERSAIL-u.
2. Otkako ste preuzeli dužnost časnika za gorivo u zrakoplovstvu na brodu NEVERSAIL, dopustili ste postojanje neovlaštenih postupaka u Divizija zrakoplovnih goriva koja je rezultirala strukturnim oštećenjem skladišnog spremnika JP-5 8-39-02J tijekom dopune u tijeku 18. srpnja CY. Niste se uspjeli upoznati s odgovarajućim direktivama o zračnom gorivu i stoga niste mogli provjeriti postupke u vašem odjelu. Također niste uspjeli osigurati da sve direktive budu ažurirane. Općenito, potpuno ste se oslanjali na svog pomoćnika časnika za gorivo u zrakoplovstvu za svakodnevni rad vašeg odjela.
3. Da biste učinkovito funkcionirali kao časnik za gorivo u zrakoplovstvu, morate se više uključiti u svakodnevne aspekte vašeg odjela. Ne možete upravljati iz svog ureda, prihvaćajući savjet svojih pomoćnika, a da ne razvijete odgovarajuće osobno znanje o specifičnim postupcima. Morate osobno postaviti ciljeve svoje divizije i osobno provjeriti da li se oni ispunjavaju.
a. Morate pregledati svaku direktivu o zračnom gorivu koja se primjenjuje na USS NEVERSAIL. Osigurat ćete da ste upoznati s usmjerenim postupcima. Kao rutinska stvar, osobno ćete provjeriti da vaš odjel ne odstupa od propisanih procedura osim ako to ne ovlasti više tijelo.
b. Podnijet ćete zahtjeve za kvotu za sebe i CWO2 J. S. Ragmannu će po završetku ovog razmještaja pohađati tečaj za časnike za gorivo u zrakoplovstvu.
4. Ovo pismo je osmišljeno da vam pomogne u ispravljanju nedostataka u vašem učinku kao časnika odjela. Cijeli zapovjedni lanac je na raspolaganju da vam pomogne na bilo koji način. Želimo i trebamo vaš uspjeh.
D. R. PAPAR
Ovaj uzorak pisma s uputama daje mlađem časniku izravnu povratnu informaciju bez sivih zona u tonu ili značenju. Ovo je također pisana verzija dokumentirane sesije savjetovanja koja nudi neposrednu pomoć drugih starijih i iskusnijih članova u zapovjedništvu. Ovo je savršen alat za stvaranje boljeg mlađeg časnika u zapovjedništvu i sprječavanje potencijalnog gubitka sposobnosti misije u budućnosti.
