A dokumentáció kulcsfontosságú a megfelelő döntéshozatalhoz
Az emberi erőforrások és a foglalkoztatás világában a munkavállaló teljesítményéről szóló dokumentáció képessé teheti vagy megtörheti fegyelem, befejezni, vagy méltányosan előmozdítani, jutalmazni és elismerni az alkalmazottakat.
A dokumentáció elengedhetetlen a vezetők és a HR-esek számára, mert komoly erőfeszítéseket kell tennie, hogy mindent rögzítsen az alkalmazottai foglalkoztatási történetében bekövetkezett eseményekről – mind a pozitív, mind a negatív eseményekről teljesítmény.
Itt mindent megtalál, amire a vezetőknek és a HR-eseknek szükségük van az alkalmazottak teljesítményének gondos dokumentálásához.
Miért érdemes dokumentálnia az alkalmazottak teljesítményét
- A dokumentáció bizonyítja, hogy teljesítmény kérdéseit vitatták meg a munkavállalóval időben és tömören.
- A dokumentáció a történelem történetét kínálja az alkalmazott javulása vagy a teljesítmény javításának kudarca túlóra. Időrendi és pontos leírása a munkavállaló cselekedeteinek, a vezető cselekedeteinek és az eseményeknek, ahogy azok bekövetkeznek.
- A dokumentáció bizonyítékot szolgáltat, amely alátámasztja a vezetői döntéseket olyan kedvezőtlen cselekvések, mint a fegyelem vagy munkavállalóval való felmondás.
- A dokumentáció bizonyítja, hogy egy alkalmazott előléptetést vagy lehetőséget érdemel más, szintén jogosult munkavállalókkal szemben.
- A dokumentáció bizonyítékot szolgáltat arra, hogy igazolja a fizetésemelést, -csökkentést, vagy azt, hogy egy alkalmazott miért nem kapott emelést.
- Per esetén a teljes körű és alapos dokumentáció védi a munkáltató érdekeit. A dokumentáció támogathatja a menedzsment tevékenységeit sikertelen munkavállaló felmondása. Azt is bizonyíthatja, hogy a munkavállaló felmondása törvényes okok miatt történt, nem pedig mások mint például az illegális diszkrimináció.
Mit kell dokumentálni
A vezetőknek dokumentálniuk kell az alkalmazottak teljesítményét, mind a pozitív hozzájárulásokat, mind a teljesítménybeli kudarcokat. Pontosan dokumentálniuk kell, hogy az alkalmazott mit tett és mondott, és mit tett és mondott a vezető válaszul a megbeszélés vagy beszélgetés során.
A beszélgetés során kötött megállapodásokat dokumentálnia kell, kitűzött célokat, a szükséges és várható fejlesztések, valamint a fejlesztés ütemterve. A dokumentációnak tartalmaznia kell azokat a kötelezettségvállalásokat is, amelyeket a vezető vállal a munkavállaló segítésére.
Hogyan dokumentáljunk
A dokumentációt a munkavállalóval folytatott megbeszélés vagy beszélgetés során vagy közvetlenül azt követően kell megírni. Soha ne hagyja ki a munkavállalóval folytatott beszélgetés lejegyzését azon a napon, amikor az valóban megtörtént. A későbbi vagy másnapi várakozás befolyásolja a dokumentáció minőségét, mert az arra épül, amire emlékszik.
Az egyik legrosszabb hiba, amit a vezetők elkövetnek, ha azt hiszik, hogy szükség szerint rekonstruálhatják az alkalmazotti tanácsadási előzményeket. Egyetlen HR-es személyt sem téveszt meg egy rekonstruált nyilvántartás, akinek van tapasztalata a tisztességes, időszerű dokumentációban. Azok a menedzserek, akik emlékezetből rekonstruálnak, szükségtelen és elfogadhatatlan kockázatot hoznak a cégükre, mert a kitalált történelem nem állja meg a helyét egy esetleges perben.
Szüksége van a dokumentációra, hogy professzionálisnak, rendezettnek és rendezettnek tűnjön. Írja le a dokumentációt, mintha a történések történetéről beszélne egy harmadik félnek. Soha nem tudhatod, hogy egy napon ki olvassa el a dokumentációját, ezért ügyeljen arra, hogy az tükrözze az Ön professzionalizmusát. (A koktélszalvéta, boríték vagy öntapadó cetli hátoldala nem minősül szakmai dokumentációnak.)
A dokumentációnak az alkalmazott új vezetőjéhez kell eljutnia, ha az alkalmazott új állást kap – vagy Ön kap – a szervezetében. Emlékeztetése és a munkavállaló új vezetőjének tájékoztatása érdekében minden dokumentumon fel kell tüntetnie az alkalmazott nevét és beosztását, az Ön nevét és beosztását, valamint a teljes dátumot.
Írjon tényszerű, tisztességes, törvényes, objektív, teljes és következetes dokumentációt. Kerülje a véleményeket (Mike hanyag. Alice lusta. Tom hazudott nekem.), kinevezés, szerkesztőség (John egy bunkó. Marknak attitűdproblémái vannak.), és a címkézés (Mary felelőtlen. George nem csapatjátékos.).
Kerülje el az alkalmazott viselkedésének értelmezését is. (Marshának nem biztos, hogy tetszik ez a feladat. Úgy tűnik, Paula a feje fölött van.) Csökkentse a leíró szavak, például melléknevek és határozószavak használatát (lassan, hanyagul, boldogtalan, rosszkedvű, durva). Mondja el a munkavállaló konkrét viselkedését és cselekedeteit, ne az Ön véleményét vagy értelmezését.
Milyen dokumentációt kell biztosítani
A dokumentáció későbbi áttekintésénél a beszélgetés pontos rögzítésére van szükség. Maradjon a tényeknél, és írja le, hogy mit mondott Ön és az alkalmazott. Győződjön meg arról, hogy a dokumentáció egyértelmű, és világossá teszi a tényeket. (Bármely lehetséges jogi helyzetben a dokumentált események hibái gyanússá teszik a dokumentáció összes többi részét.)
Végül dokumentáljon minden megállapodást, kötelezettségvállalást, ütemtervet, szükséges fejlesztést, bejelentkezési pontokat és egyéb részleteket, amelyek esetleg kicsúsznak a memóriából. Ügyeljen arra, hogy dátumot és időpontot állítson be a határidők és a határidők számára, hogy ne fordulhasson elő félreértés.
Ismerje meg HR osztályának dokumentációs szabályzatát, amely megmondja, hogy milyen dokumentációt kell elhelyezni a alkalmazott személyi aktája Mindenképpen csatolni kell a fegyelmi intézkedésekről szóló dokumentációt.
Hol kell dokumentálni és tárolni a dokumentációt
Mivel az alkalmazottakkal kapcsolatos dokumentumok bizalmasak és a munkavállaló számára titkosak, gondoskodnia kell róla hogy minden dokumentáció bizalmas marad a vezető, a HR és potenciálisan a munkavállaló következő személye számára menedzser. Ezért nem ajánlott a dokumentációt megosztott számítógép-meghajtóra helyezni. A kézzel írott dokumentációt és a vezetői dokumentációt kinyomtatva a legjobb, ha zárt helyen tároljuk.
Alsó vonal
Ha követi ezeket az irányelveket, amikor a HR-hez fordul, hogy segítséget kérjen egy alkalmazott fegyelmezésében, felmondásában vagy áthelyezésében jobb potenciál illeszkedés, A HR segít a probléma megoldásában vagy a helyzet javításában. Amikor a HR azt mondja, hogy dokumentáljon, dokumentáljon, dokumentáljon, vagy nem tudnak segíteni; minden bázist le kell fednie.
Kérjük, vegye figyelembe, hogy a megadott információk hitelesek, de nem garantálják a pontosságot és a jogszerűséget. Az oldalt világszerte széles közönség olvassa ésmunkaügyi törvények és a szabályozás államonként és országonként eltérő. Kérem kérjen jogi segítséget, vagy állami, szövetségi vagy nemzetközi kormányzati források segítségét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy jogi értelmezése és döntései megfelelnek az Ön tartózkodási helyének. Ez az információ útmutatást, ötleteket és segítséget nyújt.
