A hála erős, és a postán elküldött köszönőlevél továbbra is az egyik leghasznosabb módja annak, hogy kifejezzük az adományozóknak.
A köszönőlevél kifejezi az elismerést, nyugtaként szolgál, és segíti az adományozóval való szorosabb kapcsolat kialakítását. Egy hatékony köszönőlevél küldése előnyhöz juttathatja szervezetét a jótékonysági verseny világában.
Miért fontos a köszönőlevél?
A köszönőleveleket az a donormegtartási terv. Ennek a tervnek legalább a következőket kell magában foglalnia:
- Hogyan gyűjt egy jótékonysági szervezet adományokat
- Online adományozók küldése a megfelelő adományozás utáni céloldalra
- Azonnali e-mail küldése az online adományozóknak
- Egy köszönőlevél 72 órán belül kiküldése az ajtón, függetlenül attól, hogy az adományozók postán küldtek csekket, vagy online adományoztak
Az AFP adománygyűjtő szervezet 2019-es adománygyűjtési hatékonysági felmérése szerint az átlagos általános az adományozók visszatartási aránya 2018-ban csak 43% volt, ami azt jelenti, hogy 2017-ben a donorok kevesebb mint fele tért vissza, hogy újra adjon. 2018.
A jótékonysági szervezetek pénzt veszítenek, ha az adományozók nem térnek vissza. Pénzt szereznek, ha vissza tudják tartani az adományozókat. Olcsóbb donort tartani, mint toborozni.
Egy Adrian Sargeant jótékonysági kutató által végzett tanulmányban az adományozók arról számoltak be, hogy az egyik legfontosabb oka annak, hogy abbahagyták az adományozást, hogy nem kaptak köszönetet. A DonorVoice egy másik tanulmányában az egyik legfontosabb ok, amiért az adományozók továbbra is adományoznak, az, hogy időben kapnak köszönetet.
Mit tartalmazzon az adományozóknak írt köszönőlevél
A köszönőlevelek a hatékony megőrzési stratégiák nagy részét képezik. Az emberek még egy online világban is értékelik a postán elküldött leveleket. Íme a kötelező köszönőlevél, amely működik.
Időszerűnek kell lennie
Az adománygyűjtő szakértők azt javasolják, hogy az adomány kézhezvételétől számított 48-72 órán belül küldjön köszönőlevelet – függetlenül attól, hogy először vagy régóta adományozók. Az időzítés változhat, de az adományozónak akkor is emlékeznie kell arra, hogy az adományt a köszönet átvételekor átadta. Egy három hónappal későbbi köszönet nem sok jót tesz.
Pontosnak kell lennie
Helyes az adományozó neve és címe? Használta a megfelelő kitüntetést, például Ms, Mrs vagy Mr? Helyes a helyesírás és a nyelvtan? A formázás megkönnyíti a levél olvashatóságát? Adott esetben használja az adományozó keresztnevét a köszöntésben a személyesebbé tétel érdekében.
Lehetővé kell tennie az adományozó számára, hogy elképzelje az adomány hatását
Beírtál egy történetet valakiről vagy valamilyen állatról, akinek hasznos lesz az ajándék? Vagy használtál az illető ajánlását? Az emberek nagylelkűbbnek érzik magukat, ha el tudnak képzelni bizonyos embereket vagy egy állatot, akinek segítettek.
Mutatnia kell, milyen jól működnek a programjai
Adjon meg egy bekezdést a küldetéséről és néhány statisztikai adatot az eredményekről. De legyen rövid. A levélnek meg kell kísérelnie az adományozó szívét, nem csak a fejét. Épp elég számszerű adatot adjon meg annak bizonyítására, hogy betartja és megteszi, amit ígér.
A „Te” kifejezést gyakrabban kell használnia, mint a „mi” vagy az „én” kifejezést.
Tedd hőssé az adományozót. Használja gyakran a „miattatok” kifejezést. A levélben inkább az adományozóról és az általuk segített emberekről írjon, ne pedig a szervezetről. Nincs itt az ideje, hogy dicsekedj az összegyűjtött pénzeddel vagy az elnyert díjakkal. Az adományozóról és arról, hogy mit tettek lehetővé.
Adja meg az ajándék összegét és az adókkal kapcsolatos információkat
A teljes összeg levonható az adóból, vagy csak egy része? Az IRS előírja, hogy milyen jogi nyilatkozatokat kell tartalmaznia.Ez az információ lehet a levél végén, bár a törzsben az összeget meg kell említeni. Például: "Köszönjük a 200 dolláros adományt." Az összeg megemlítése kezdetben az összeg megerősítéseként és emlékeztetőül szolgál az adományozó számára.
Figyelemre méltó személynek kell aláírnia
Ez a személy lehet igazgatósági tag, ügyvezető igazgató, önkéntes vagy az adomány kedvezményezettje. Egy magas státuszú személy logikus a legtöbb köszönőlevélhez. Egyes köszönőlevelek azonban olyanoktól származhatnak, akik igénybe veszik a szervezet szolgáltatásait, például egy diáktól, aki ösztöndíjat kap, vagy egy gyermek édesanyjától, aki részesül.
Utóiratot tartalmaz
Amikor az emberek beolvasnak egy levelet, elolvassák a PS-t. Tehát az utolsó üzenet számítson. Ismételjen meg egy fontos információt, és ismételje meg háláját. Adott esetben kérje meg a levelet aláíró személyt, hogy adjon hozzá egy kézzel írt PS-t, amelyben ismételten köszönöm, vagy valami személyes dologra hivatkozik.
Ez nem lehet általános levél
Ideális esetben a köszönőlevelek nem lehetnek általános levelek, amelyeket felállítanak, majd elfelejtenek. Ne hagyja, hogy köszönetnyilvánítása rutinná és unalmassá váljon. Hacsak nincs nagy számú adományozója, a jótékonysági szervezetnek meg kell próbálnia minden köszönőlevelet egyedivé tenni, hogy az adományozó tudja, hogy a levelet kifejezetten neki szánták.
Köszönőlevél minta
Ha azt szeretné, hogy az adományozók újra és újra adakozzanak, mutassák ki nekik hálájukat azzal, hogy kreatívan köszönetet mondanak, és személyre szabják a köszönőleveleket és feljegyzéseket.
Ezt a mintát modellként használhatja köszönőlevelek írásához az adományozóknak. Töltse le a sablont (kompatibilis a Google Dokumentumokkal és a Word Online-szal), vagy olvassa el az alábbi szöveges verziót.
3 köszönőlevél, amelyet az adományozók szeretni fognak
1. köszönőlevél (szöveges változat)
Kedves Deborah!
Neked köszönhetően Michael és nővére, Janet tortával és lufikkal ünnepelték Michael 9. születésnapját egy biztonságos és szeretetteljes helyen. Már nem félnek, és szeretik, ha saját szobájuk van.
Köszönjük nemrégiben nagylelkű, 100 dolláros ajándékát a Greater Boston Children's Residential Services részére. Az Ön hajlandósága, hogy segítsen a közösségünkben lakóhelyüket elhagyni kényszerült gyermekeknek átvészelni az életük válságait, minden olyan változást jelent a gyerekek számára, mint Michael és Janet.
Nektek köszönhetően 250 gyermeknek biztosítottunk életteret, tanulást és biztonságérzetet ebben az évben.
Adományával a következő hat hónapban új számítógépeket vásárolhatnak gyermekeink számára. A gyerekek nagyon várják az új számítógépeket, hogy elvégezzék a házi feladatukat, és kommunikáljanak a barátokkal és a családdal.
A számítógépek a Excellence in Service kampányunk részét képezik, amely még szebbé teszi otthonunkat Michael, Janet és új barátaik számára. Ön és a hozzád hasonló emberek közelebb vittek minket a kampány 50 000 dolláros céljához.
Szeretnénk egy körutat szervezni, hogy találkozzunk a 15 munkatársunk és 50 gyermekünk közül. Szeretjük bemutatni kényelmes otthonunkat, a gyerekek pedig szívesen találkoznak látogatókkal. Egy-kettő még azt is megmutathatja, hogy mire képesek új számítógépeikkel.
Janet Teebs, a fejlesztési igazgatónk mindig készen áll, hogy megbeszéljen egy látogatást, vagy válaszoljon bármilyen kérdésére. Ne habozzon felhívni az 520-446-0912 számon, vagy írjon neki e-mailt a [email protected] címre.
Szívesen tartjuk Önt e-mailjeinkkel és hírleveleinkkel. Ezekre a www.crc.org webhelyen regisztrálhat.
Még egyszer köszönjük mindazt, amit a gyerekeinkért teszel. Te is része vagy az életüknek.
Tisztelettel,
Malcolm Wexter
Ügyvezető igazgató
P.S. Függünk az önkéntesektől, akik segítenek nekünk. Ha szeretné megosztani az idejét, csak jelezze Janetnek, és felkéri önkéntes koordinátorunkat, hogy vegye fel a kapcsolatot. Gyakran mutatkozunk be az önkéntesek számára végzett munkánkkal. Örülnénk, ha ott látnánk.
2. köszönőlevél (szöveges változat)
Kedves James!
Először is hadd mondjam el: köszönöm!
A legutóbbi 150 dolláros adománya azt jelenti, hogy megérti, milyen értékes lehet egy lovaglás egy kognitív vagy fizikai nehézségekkel küzdő gyermek számára.
De hadd mondjam el, mit jelentenek a Therapeutic Riding of Atlanta szolgáltatásaink az óráinkra érkező gyerekek számára.
- Egy súlyos agyi bénulásban szenvedő kisfiú megtanulta, hogyan üljön fel a lován. Édesanyja olyan büszke volt, és azt mondta: "Soha nem gondoltam volna, hogy ilyen jól tud menni. Ha ezt megteheti, mit tehet még?"
- Egy fiatal lány, aki egy szót sem szólt, hirtelen azt mondta: „menj” a lovához.
- Mivel az önbizalmát lovaglással építette, egy kislány már nem fél a játszótéri hintáktól.
- Egy gyerek, akinek nehézségei voltak az önálló járásban, néhány alkalom után elkezdte ezt csinálni.
- Egy fiatal lány hangosabban tudott beszélni az osztálytermében, mert a lovaglástól megerősödött és jobb lett a légzése.
Bár ezek a győzelmek kicsinek tűnnek az átlagember számára, tudja, hogy nem azok. Ezért adtál, ezért a gyerekek, akiket szolgálunk, és mi tele vagyunk hálával a nagylelkűségedért.
Az Önhöz hasonló adományozók segítik a terápiás lovaglást lehetővé tenni, biztosítják, hogy lovaink jól tápláltak, elhelyezve és kiképzettek legyenek, és garantáljuk, hogy ösztöndíjat tudunk ajánlani azoknak a gyermekeknek és családjaiknak, akik egyébként nem engedhették meg maguknak ezeket az életjavítókat tevékenységek.
Szeretnénk, ha Ön is aktív tagja lenne közösségünknek. Kérjük, látogasson el weboldalunkra a www.tra.org címen, és iratkozzon fel e-mailjeinkre és hírleveleinkre. És nézze meg a meghívókat rendezvényeinkre, mint például a Horsin' Around, a Hearts & Horses, valamint az egész évben kínált különleges túrákra.
Önkéntesek vagyunk, és szeretnénk, ha megtapasztalná azt az örömet, hogy segíthet egy gyermeknek lovagolni. Csak jelezze érdeklődését weboldalunkon, vagy hívja Sandy Converse önkéntes koordinátort a xxx-xxxx telefonszámon. Az önkéntesek is remek pólót viselhetnek!
Még egyszer köszönöm! Szeretjük a támogatását.
Mindig a legjobb,
Lilly Anderson
Ügyvezető igazgató
P.S. Külön köszönetképpen felvesszük Önt exkluzív baráti körünkbe, és feltüntetjük nevét éves jelentésünkben és hírlevelünkben. Kérjük, mielőbb térjen be tanyánkra, hogy személyesen is köszönetet mondjunk.
3. köszönőlevél (szöveges változat)
Kedves Frank és Louise!
Ezen a héten az Ön segítségének köszönhetően beköltöztettük Tom és Francis idős házaspárt egy világos, jól berendezett lakásba egy egészségüknek és boldogságuknak szentelt közösségben.
Tom és Francis már nem elszigetelten egy nehezen elérhető sétálóutcában egy sokemeletes épületben, így könnyen hozzáférnek a szükséges szolgáltatásokhoz. Ezenkívül napi kétszeri étkezést kapnak, és egészséges és szórakoztató tevékenységekben vesznek részt, a gyakorlatoktól a közösségi kirándulásokig.
Köszönjük 250 dolláros átgondolt adományát a Wildthorne Megyei Öregedésügyi Ügynökségnek. Adománya biztosítja, hogy megyénkben az idősek, például Tom és Ferenc boldoguljanak.
Mint ismeretes, megyénk időseinek több mint 30%-a csekély, fix jövedelemből él. Az Öregedésügyi Ügynökség sokuk számára étkezést, lakbér-támogatást, tanácsadást, kikapcsolódást és egészségügyi ellátást biztosít.
Miattad tudunk továbbra is segíteni a bajba jutott időseken. Az Önhöz hasonló gondoskodó emberek adományai segítenek nekünk pótolni az állami és önkormányzati finanszírozás csökkentését.
Őszintén szólva, ezt nélküled nem tudnánk megtenni. Mi és azok, akiket szolgálunk, őszintén köszönjük nagylelkűségét.
Tisztelettel,
Boldog Baker
fejlesztési igazgató
P.S. Kérem, hívjon bármikor a xxxxx telefonszámon, ha kérdése van, frissítést szeretne kapni tevékenységünkről, vagy szeretne önkéntes lenni valamelyik webhelyünkön. Szeretnénk személyesen találkozni, hogy személyesen is köszönetet mondjunk.
