Az utódlás tervezése kritikus fontosságú bármely szervezet hosszú távú sikerének biztosításához. Az „utódlási terv” általában három dolog egyikét jelenti:
- Fogalom, ötlet, jóslat vagy remény, ténylegesen semmi sem dokumentálva.„A 63 éves vezérigazgatónk azt mondta, hogy két év múlva nyugdíjba megy. Ezen a napon egy utódlási tervet kell készítenünk.”
- Átfogó dokumentumkészlet, amelyet gyakran használnak a hivatalos igazgatótanácsban vagy a felső vezetésben értekezletek, amelyek tartalmazzák a kulcspozíciók helyettesítési táblázatait, pozícióprofilokat, teljesítményt és potenciális rácsok, fejlesztési terveket, vezetői profilok, kompetencia modellek, cég- és tehetséggondozási stratégia és egyéb különféle dokumentumok. Míg az okos cégek mindent megtesznek azért, hogy ezeket a dokumentumokat a néhány lényegesre leegyszerűsítsék, sok vállalat még mindig „könyvként” emlegeti ezt a tíz kilós dokumentumköteget. „A soron következő testületi ülésre el kell készítenünk éves utódlási tervünket. Inkább rendelj egy új köteg papírt."
- Azon nevek listája, amelyek helyettesíthetnek egy kulcspozíciót egy szervezetben. Ezeket gyakran „cserediagramoknak” nevezik. A „kulcspozíciók” általában „C” szintű pozíciók, azaz CEO, CFO, COO; olyan pozíciók, ahol egy vállalat kiszolgáltatottá válhat, ha az inkumbens nyerne a lottón, vagy elütné egy busz.
Utódlási terv
Az utódlási tervek bizalmas dokumentumok, amelyeket általában csak a HR, az Igazgatóság vagy a magas szintű vezetők láthatnak, akiknek tudniuk kell. Bevihetők és rendezhetők kifinomult szoftverrendszerekkel, vagy olyan egyszerűek, mint egy Word-dokumentum.
Az utódlástervezési folyamat végrehajtásakor azt tapasztaltam, hogy hasznos egy példával vagy sablonnal kezdeni, majd a pozíció vagy szervezet igényeihez igazítani. Valójában, amikor arról van szó, hogy elmagyarázzák a vezetőknek, hogyan kell befejezni az utódlási tervet, figyelmen kívül hagynak minden részletes szóbeli vagy írásbeli utasításokat ad nekik, és intuitív módon töltse ki a megadott űrlapot őket. Az esetek 90 százalékában nagyjából jól csinálják, a többiek pedig fel fognak hívni kérdésekkel.
Amikor a Google-ban rákerestem az „utódlási terv sablonjaira”, a legtöbb, amit találtam, nem volt túl hasznos. Nyilvánvaló, hogy egy jó utódlási tervnek többnek kell lennie, mint egy szalvéta hátoldalára felírt néhány névnél, de a gyakorlatban a legtöbb döntés meghozatalához gyakran csak ennyire van szükség.
Megfelelő "adatelemek"
Nem számít, hogy szoftverrendszert tervez vagy űrlapokat használ, itt vannak az „adatelemek”, amelyeket mindig szerepeltetni kell az utasításokkal együtt:
- Pozíció: Ez az a pozíció, amelyet egy nap le akar cserélni – általában csak néhány kritikus pozíció, gyakran "C-szint".
- Inkumbens: Az a személy, aki ma ezt a pozíciót tölti be.
- Jelöltek: Azon személyek nevei, akiknek lehetőségük van a pozícióba lépni. Nincs mágikus szám, de általában körülbelül három. Általában belsőek, de lehetnek külsőek is.
- Felkészültségi értékelés minden jelöltnél: Néhány mutató arra vonatkozóan, hogy a jelölt mennyire kész a szerep betöltésére, azaz „azonnal, egy személyen belül két év, két-öt éven belül”, vagy minősítés, például „magas, közepes és alacsony”, vagy „zöld, sárga és piros."
Valóban erről van szó. A szervezetek néha képeket is mellékelnek az inkumbensről és a jelöltekről, és bemutatják őket egy szervezeti diagramon – egy jó HR szoftvercsomag ezt megteszi. Természetesen vannak más mezők is, amelyeket megadhat, de csak győződjön meg arról, hogy az információ feltétlenül szükséges. A részleteket az igazoló dokumentumok tartalmazhatják. Például a jelöltekről további információk szerepelhetnek a pozícióprofilokban és a fejlesztési tervekben.
Egyéb megfontolások
- A három legfontosabb fejlesztési igény minden jelölt esetében
- A három legfontosabb fejlesztési tevékenység minden jelöltnél
- Demográfiai adatok minden jelöltre vonatkozóan, például életkor, nem, EEO kategória, hely, jelenlegi beosztás, fizetési osztály stb.
- Minden jelölt teljesítménye és potenciális értékelése, azaz „3A, „1B” stb.
- Értékelési információk: teljesítményértékelések, potenciális értékelések, viselkedési értékelések stb.
- Megtartási kockázat az inkumbens és a jelöltek számára
- A jelöltek áthelyezési képessége vagy költözési hajlandóság
Biztos vagyok benne, hogy van több, de ismétlem, a több nem mindig jobb. Én nagy híve vagyok a K.I.S.S. utódlástervezés módszere. Ahogy Alex barátom mindig mondogatta: „csak azért, mert mi tud az információgyűjtés nem jelenti azt, hogy mi kellene."
