Mint vezetők, túl sokat töltünk a napunkból azzal, hogy több munkát kevesebb időbe férünk bele. A túlterhelt szakemberek minden szinten általános válasza az, hogy több tevékenységet egyszerre több feladat elvégzésével próbálnak meg több feladatot végezni. Az a probléma többfeladatos nem működik.
Miért nem a multitasking a leghatékonyabb megközelítés?
Például képzelje el, hogy amikor reggel fogat mos, elkezd gondolkodni a napirend egy nagy találkozóra a nap folyamán. A fogmosáshoz nem sok kell az agy feldolgozó erejéből, és lehet, hogy a napirendre koncentrálhat, miközben mechanikusan intézi a reggeli fogtisztítási feladatot.
De mi a helyzet két olyan feladattal, amelyek több agyi kapacitást igényelnek? Lehet, hogy telefonon beszél, miközben reggelit készít. Előfordulhat, hogy mindkét feladatot megfelelően elvégezheti, de a figyelemkiesés miatti hibák nagy valószínűséggel fordulnak elő.
A darabolás a multitasking alternatívájaként
A „Chunking” leírja, hogyan működik az emberi memória felhasználása. Fontos megjegyezni ezt a koncepciót, amikor több feladat egyidejű elvégzését nézzük. Valójában inkább váltunk közöttük, mintsem egyszerre végezzük őket (bár fogmosás esetén úgy tűnhet, hogy egyidejűleg zajlanak).
Képzelje el, hogy éppen telefonál, amikor valaki belép az irodájába. Tanácsot kérnek, vagy gyors döntést kérnek egy kérdésben. Rövid időre abbahagyja a telefonáló személy hallgatását, átvizsgálja az előtte lévő jegyzetet, leírja a választ, és visszatér a telefonhíváshoz. A két tevékenységet (telefonhívás és személyes beszélgetés) nem egyszerre végezte.
Valójában három feladatot végzett egymás után: elindította a telefonhívást, folytatta a személyes beszélgetést, majd folytatta a telefonhívást. Csakúgy, mint a fenti reggeli példában, mindkettőt jobban és rövidebb idő alatt is elkészíthette volna, ha nem egyszerre, hanem egymás után tette volna meg őket. Ennek az az oka, hogy minden egyes feladat megkezdésekor rá kell összpontosítania, és el kell kezdenie.
A multitasking nem hatékony indulási ideje
Amikor elkezdte a telefonhívást, át kellett gondolnia, meg kellett találnia a telefonszámot, és fel kell hívnia. Amikor megzavartak, rá kellett jönnie, hogy az illető mit akar tőled, hogy döntést tudjon hozni. Végül, amikor folytatta a telefonhívást, emlékeznie kellett, hol hagyta abba. Talán még azt is mondanod kellett volna, "Hoppá, bocsánat, valaki belépett. Mit mondtál?"
Minél több indítást és leállítást tesz meg a nap folyamán, annál több ilyen időigényes indítási pillanat áll rendelkezésére. Ezek a pillanatok nem produktív idők. Ha napi jelentést kell készítenie, akkor az indítási pillanat valószínűleg meglehetősen rövid ahhoz képest, amelyet csak negyedévente készít. Mégis, ha elkészíti ezt a jelentést, és megszakítják, minden alkalommal majdnem ugyanannyi ideje van az indításra.
Tegyük fel, hogy például 30 perc alatt megszakítás nélkül meg lehet írni egy jelentést. Azonban több óráig is eltarthat, ha nem tervezett feladatok és megszakítások bukkannak fel a nap folyamán. Ez a jelentős késés gyakran nem annyira a tényleges megszakításokból fakad, mint inkább abból az időből, amely a jelentés újra és újraindításához szükséges.
Miért érdemes kipróbálni a darabolást
Oké, néha több feladatot is kell végeznie. Lehetséges, hogy a munkája működőképes, szóval mi jobb a többfeladatos munkavégzésnél? A darabolás jobb termelékenység.
A darabolás azt jelenti, hogy a napját nagyobb darabokra bontja, ahelyett, hogy az állandó megszakításokra reagálna. Minél több időt tud bizonyos feladatokra fordítani, annál kevesebb indítási pillanat lesz, és ezzel arányosan javul a hatékonysága. Mivel nem fog annyi időt tölteni az indulás pillanataival, több ideje lesz, és többet fog tenni. Bónuszként, mivel képes leszel az egyetlen feladatra koncentrálni, jobban fogod csinálni.
Oldalsávként projektmenedzserek régen rájöttek ennek a technikának az erejére, és megalkották a saját változatukat a "darabolás"-ról a munkabontási struktúra folyamatán keresztül.
Hogyan kezdjük el a darabolást a munkahelyen
Szóval, hogyan kezdhetsz darabolni?
- Kezdje kicsiben, amíg meg nem érzi. Válasszon ki egyetlen feladatot, esetleg a heti jelentést.
- Tedd félre azt a 30 percet, amelyről tudod, hogy eltart.
- Csukja be az ajtót, vagy tegyen ki egy táblát, amelyen ez áll: „Genius at work” vagy valami hasonló, majd a jelentésre koncentráljon, és semmi másra, csak a jelentésre.
- Figyelmen kívül hagyja a telefont.
- Ne nézd meg az e-maileket.
- Csak írja meg a jelentést.
Próbálja meg ugyanezt a telefonhívásokkal, az alkalmazotti értekezletekkel és más szokásos tevékenységekkel. Koncentrálj, töltsd fel a napjaidat, és néhány hét gyakorlás után hatékonyabban érzed majd magad.
Alsó vonal
Ne pazarolja annyi idejét azzal, hogy több feladatot végez. Ehelyett tedd többre magad hatékony és darabolással termelékenyebb. Bár a kifejezés kínos, a koncepció hatékony.
Art Petty frissítette
